Everhour relie le suivi du temps juridique aux budgets et à la facturation, donnant aux cabinets un chemin plus clair entre le travail enregistré et les relevés prêts pour le client.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Mesure
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Le suivi du temps dans le secteur juridique vous aide à enregistrer le temps sur le bon client, le bon dossier, la bonne tâche et le bon statut de facturation. Un relevé utile indique qui a effectué le travail, la date, le temps passé, la catégorie de travail et une courte description qui explique le service sans surcharger la facture. L'objectif est un relevé clair qu'un réviseur de facturation, un réviseur de paie ou un chef de projet pourra comprendre plus tard.
Un cabinet d'avocats a également besoin de vues séparées pour le travail facturable et non facturable. La stratégie client, la recherche, la rédaction, la préparation au tribunal et la correspondance peuvent alimenter les factures, tandis que la formation, les réunions internes ou l'administration du cabinet peuvent rester non facturables. Le relevé reste important, car le temps non facturable affecte la dotation, l'utilisation et la rentabilité du dossier même lorsqu'il n'apparaît pas sur une facture client.
Le temps facturable et les heures travaillées servent des objectifs différents. Un professionnel du droit peut travailler 8 heures dans une journée et ne facturer qu'une partie de ce temps aux clients. La revue de paie a besoin des heures réellement travaillées, tandis que la facturation client a besoin d'entrées facturables approuvées liées au bon dossier et au bon taux. Traiter le total de la facture comme le total de paie crée des écarts.
Pour les employés américains couverts par les dispositions du FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, les relevés de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque journée de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Le FLSA exige que les employeurs couverts tiennent des relevés exacts pour les travailleurs non exemptés, mais il n'impose pas un système de suivi du temps spécifique. Un processus complet de temps juridique garde disponibles à la fois le détail de facturation client et les totaux hebdomadaires.
La plus grande erreur de suivi du temps juridique est un texte d'entrée vague. « Examiner le dossier » donne peu de contexte au réviseur. « Examiner la transcription de déposition pour la motion en jugement sommaire » est plus fort, car cela nomme le travail et l'objectif du dossier. Les entrées ont aussi besoin de catégories de tâches, de noms de clients, de numéros de dossiers et de statuts de facturation cohérents afin que les rapports ne nécessitent pas de nettoyage manuel en fin de mois.
Une autre erreur consiste à traiter le travail juridique du week-end ou de fin de soirée comme du temps automatiquement majoré. Le FLSA n'exige pas de prime d'heures supplémentaires uniquement pour un travail le samedi, le dimanche, un jour férié ou un jour de repos régulier, sauf si la règle hebdomadaire des heures supplémentaires est déclenchée ou si une autre loi ou un autre accord s'applique. Sauf exemption, les employés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à un taux d'au moins 1,5 fois le taux normal.
Un simple total hebdomadaire fonctionne lorsque vous avez besoin d'un résumé ponctuel du temps par personne ou par dossier. Il suffit pour un contrôle interne rapide, un projet de facture ou un petit dossier avec peu d'entrées. Cette approche atteint ses limites lorsque le travail juridique couvre plusieurs clients, des taux de facturation mixtes, des plafonds budgétaires, des réductions et la revue de paie.
Un flux de travail géré donne au cabinet un relevé durable. Le temps suivi peut alimenter les budgets de dossiers, la revue de facturation, les rapports et les feuilles de temps approuvées avant que les décisions de facturation ou de paie n'avancent. Everhour Project Budgeting prend en charge les budgets en temps et en argent, les périodes budgétaires récurrentes, les alertes budgétaires et les budgets au niveau client, ce qui aide les cabinets à comparer le travail enregistré aux limites d'honoraires au fur et à mesure de l'avancement du dossier.
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Une entrée de temps juridique utile inclut le client, le dossier, la date, la personne, la tâche ou l'activité, le temps passé, le statut de facturation, le contexte de taux ou de coût et une description claire du travail. Les cabinets qui révisent les factures avant de les envoyer ont aussi besoin du statut d'approbation, des notes de réduction et de suffisamment de détails sur le dossier pour relier l'entrée au bon fichier client.
Les équipes juridiques doivent suivre le temps non facturable lorsqu'elles ont besoin d'une utilisation, d'une dotation, d'une rentabilité des dossiers ou d'une revue de paie exactes. Les entrées non facturables doivent rester séparées des frais client, mais elles montrent tout de même la charge de travail complète derrière un dossier ou un service. La formation, l'administration, la revue interne et le temps de développement commercial affectent tous la planification de la capacité.
Les totaux hebdomadaires seuls sont faibles pour la facturation juridique, car ils ne montrent pas le client, le dossier, la tâche ou la description du travail derrière le temps. La revue américaine des salaires et horaires a également besoin des heures travaillées chaque jour et du total des heures travaillées chaque semaine de travail pour les employés couverts par les dispositions du FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires. Des entrées détaillées rendent les deux revues plus propres.
Le suivi du temps juridique doit limiter les données collectées à ce dont le cabinet a besoin, protéger les relevés sensibles et éliminer les données de manière sécurisée lorsque la conservation ne s'applique plus. Les obligations américaines en matière de confidentialité sont sectorielles et dépendent des États. La FTC applique les pratiques déloyales ou trompeuses au titre de la Section 5 du FTC Act, et les données de suivi du temps des employés en Californie peuvent relever des obligations CCPA pour les entreprises couvertes.
Les employeurs couverts doivent conserver les relevés de paie pendant au moins trois ans et les relevés de base de temps et de gains, tels que les cartes ou feuilles quotidiennes d'heure de début et de fin, pendant au moins deux ans. Les relevés de facturation juridique peuvent nécessiter une conservation plus longue en vertu de la politique du cabinet, d'un accord client, d'exigences d'assurance ou d'obligations professionnelles propres à une juridiction.
Everhour Project Budgeting suit les budgets en temps et en argent à mesure que les personnes enregistrent le travail, avec des périodes budgétaires récurrentes pour les dossiers ou contrats de retenue en cours. Les cabinets peuvent utiliser les alertes de seuil, la protection budgétaire, les contrôles d'inclusion des dépenses, plusieurs méthodes de facturation et les budgets au niveau client pour surveiller les dépenses du dossier avant la finalisation des factures.
Everhour Timesheets permet aux membres de l'équipe de soumettre des heures de projet hebdomadaires ou des heures de travail pour revue, puis les responsables peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis. Le temps soumis et approuvé est protégé contre les modifications régulières, ce qui donne aux réviseurs de facturation et de paie une piste d'approbation plus claire.
Suivez le travail des dossiers par rapport aux budgets en temps et en argent, puis révisez les entrées approuvées avant la facturation. Everhour relie les relevés de temps juridiques au contrôle budgétaire et à une facturation client plus claire.
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