La facturation client exige des dossiers clairs, un traitement fiscal correct et des conditions de paiement. Everhour garde le temps facturable organisé avant le début de la facturation.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Votre objectif est une facture complète que le client peut approuver sans demander de détails manquants. Incluez les noms du vendeur et de l'acheteur, le numéro de facture, la date d'émission, la date d'échéance, les lignes, le sous-total, la ligne de taxe le cas échéant, le total dû, les conditions de paiement et les informations de paiement. Une facture client est une demande de paiement, distincte d'un reçu, d'une estimation, d'un devis ou d'un bon de commande.
Gardez la facture liée au dossier de travail qui la sous-tend. Pour une entreprise de services, cela signifie les notes de projet, le temps approuvé, les taux, les dépenses et toutes les conditions contractuelles qui régissent la facturation. Pour une vente de produit, cela signifie les quantités, les descriptions d'articles, les détails de livraison et le traitement fiscal. La facture doit correspondre à l'accord que le client a approuvé avant que le travail ou la vente ait lieu.
Chaque ligne doit présenter le travail, le produit ou les frais dans des termes que le client reconnaît. Une ligne de service peut indiquer `Migration de site web, 12 heures à 125 $ par heure`, suivie du total de la ligne. Une ligne de produit doit indiquer la quantité, le prix unitaire et le prix étendu. Évitez les libellés vagues tels que `services rendus` lorsque l'acheteur a besoin de détails au niveau du projet pour l'approbation.
La ligne de taxe nécessite une attention séparée. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST, et il n'existe pas de taux national unique de taxe sur les ventes. Les règles de taxe sur les ventes et d'utilisation des États et des collectivités locales déterminent si une taxe s'applique, selon le nexus, la taxabilité du produit ou du service et le lieu de vente. La taxabilité des services varie également selon l'État et le type de service, de sorte que la facture doit refléter la règle qui s'applique à la transaction.
Une facture client fonctionne mieux lorsque sa structure correspond à la façon dont l'acheteur examine les frais. Certains clients veulent une ligne récapitulative par projet. D'autres ont besoin de détails par tâche, personne, date ou dépense avant d'approuver le paiement. Le format de facture doit suivre le contrat, l'énoncé des travaux, le bon de commande ou les instructions de facturation qui régissent la relation.
Le travail sous contrat fédéral comporte des règles nationales plus strictes que la facturation ordinaire du secteur privé. FAR 32.905 définit les détails d'une facture correcte, comme le nom et l'adresse du prestataire, la date et le numéro de facture, les références de contrat ou de commande, les descriptions, les quantités, les prix unitaires et étendus, les conditions de paiement, les détails de versement, les coordonnées pour les défauts, et le TIN ou les données bancaires EFT lorsque les procédures de l'agence les exigent. FAR 32.904 utilise généralement une norme de délai de paiement de 30 jours pour la plupart des paiements de factures de contrats fédéraux.
Un outil de facture gratuit suffit lorsque vous avez besoin d'un seul PDF, de frais client simples et que les dossiers justificatifs existent déjà ailleurs. Il fonctionne aussi pour un petit travail avec un seul taux, un seul acheteur, des conditions simples et aucun processus de facturation récurrent. Le risque apparaît lorsque les factures commencent à dépendre de plusieurs personnes, d'un mélange de travail facturable et non facturable, de taux changeants ou de projets clients répétés.
Un flux de travail géré compte lorsque le temps facturable suivi et les coûts de projet doivent devenir la facture. Everhour prend en charge le statut de facturation des projets, les contrôles non facturables au niveau des tâches, les taux de tâche personnalisés, les exceptions de taux par membre et les rapports d'administration pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût. Cette structure garde le travail non facturable hors du total client tout en le conservant pour les rapports internes.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture client doit inclure les détails du vendeur et de l'acheteur, le numéro de facture, la date d'émission, la date d'échéance, les lignes, le sous-total, la ligne de taxe le cas échéant, le total dû, les instructions de paiement et les informations de paiement. Ajoutez les références de contrat, de bon de commande ou de projet lorsque le client les utilise pour l'approbation. Pour les factures ordinaires du secteur privé aux États-Unis, il n'existe pas de loi fédérale unique sur le format de facture.
Une facture client est généralement préparée comme une facture lorsque le vendeur demande le paiement de biens ou de services. Elle diffère d'un reçu, qui prouve le paiement reçu. Elle diffère également d'une estimation ou d'un devis, qui apparaît avant le travail ou la vente et décrit un prix attendu plutôt qu'un montant déjà dû.
La taxe sur les ventes ne s'applique pas à chaque facture client. Les États-Unis utilisent une taxe sur les ventes et l'utilisation au niveau des États et des collectivités locales, et non un régime national de facture avec TVA ou GST. Le traitement fiscal dépend des règles applicables de l'État et des collectivités locales, du nexus, du produit ou service vendu et de l'endroit où le client reçoit les biens ou services.
Un TIN ou un EIN n'est pas automatiquement requis sur chaque facture client du secteur privé. Les entreprises utilisent le Form W-9 pour fournir un Taxpayer Identification Number aux payeurs qui doivent déposer des déclarations d'information auprès de l'IRS. Les factures de contrats fédéraux incluent un TIN uniquement lorsque les procédures de l'agence l'exigent, donc suivez la demande de documentation de l'acheteur et les conditions du contrat.
Le problème d'approbation le plus courant est une inadéquation entre la facture et le processus d'examen du client. Une facture récapitulative peut bloquer lorsque l'acheteur a besoin de détails par tâche, date, personne, bon de commande ou projet. Une facture détaillée peut aussi échouer lorsqu'elle utilise des noms de tâches internes que le client ne peut pas relier à l'accord signé.
Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable grâce au statut de facturation des projets, aux contrôles non facturables au niveau des tâches, aux taux de tâche personnalisés et aux exceptions de taux par membre. Les rapports d'administration peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que les totaux client restent séparés du travail interne qui ne doit pas être facturé.
Everhour Billing & Invoicing transforme le temps facturable suivi et les dépenses en factures client. Les utilisateurs peuvent sélectionner le temps et les dépenses non facturés, prévisualiser la répartition, regrouper les lignes de facture par projet, tâche, personne ou date, et exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks comme brouillons.
Suivez le travail facturable et non facturable avant le début de la facturation. Everhour donne aux équipes des contrôles de facturation de projet, des exclusions au niveau des tâches, des taux personnalisés et des rapports de facturation qui soutiennent des factures client exactes.
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