Les règles du travail en Chine fixent des limites concrètes pour les heures et les heures supplémentaires. Everhour prend en charge la révision des feuilles de temps avant la paie et la facturation.
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| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Un workflow de suivi du temps en Chine doit montrer qui a travaillé, quel jour la personne a travaillé, le contexte de début et de fin lorsque c'est nécessaire, l'affectation par projet ou client, les congés et le statut d'approbation du manager. La loi sur le contrat de travail exige également qu'un employeur établisse un registre des employés à partir de la date à laquelle la relation de travail est établie ; les relevés de temps doivent donc se rattacher clairement à l'identité du travailleur et au statut d'emploi.
L'objectif pratique est un relevé hebdomadaire ou mensuel défendable, pas un système de surveillance compliqué. Les règles nationales chinoises du travail ne prescrivent pas un système de pointage universel pour chaque employeur, mais les équipes paie ont tout de même besoin de relevés qui expliquent les heures ordinaires, les heures de travail prolongées, le travail les jours de repos et le travail les jours fériés légaux. Une piste d'approbation claire réduit les litiges lorsque les équipes paie, facturation ou finance examinent la même période.
La loi chinoise sur le travail fixe le temps de travail ordinaire à un maximum de 8 heures par jour et à un maximum de 44 heures par semaine en moyenne. Elle limite également les heures de travail prolongées après consultation pour des besoins de production ou d'activité, généralement à un maximum de 1 heure par jour, jusqu'à 3 heures par jour pour des raisons particulières, et à un maximum de 36 heures par mois.
Les catégories d'heures supplémentaires comptent, car les taux de rémunération diffèrent. La loi chinoise sur le travail exige une rémunération d'au moins 150 % pour les heures de travail prolongées, 200 % pour le travail les jours de repos lorsqu'aucun repos compensatoire n'est organisé, et 300 % pour le travail les jours fériés légaux. Une configuration utile de suivi du temps sépare ces catégories au lieu d'enregistrer chaque heure supplémentaire comme le même type d'heures supplémentaires.
Les journaux de présence identifiables et les saisies de temps sont des informations personnelles au sens de la Personal Information Protection Law chinoise. Le suivi du temps RH ordinaire peut s'appuyer sur la base PIPL applicable à la gestion nécessaire des ressources humaines dans le cadre de règles et structures de travail légalement formulées ou de conventions collectives légalement conclues, mais la conception de la tenue des relevés doit tout de même respecter la finalité, l'accès, la conservation et la discipline des politiques internes.
Les vérifications biométriques et le suivi individuel de localisation exigent un traitement plus strict, car la PIPL les classe comme informations personnelles sensibles. L'accès transfrontalier nécessite également une voie de transfert PIPL appropriée, une notification individuelle et un consentement séparé. Les équipes qui utilisent des systèmes mondiaux doivent confirmer où les données de temps des employés sont stockées, qui peut y accéder et si les utilisateurs continentaux reçoivent une présentation en chinois utilisant le putonghua et les caractères chinois normalisés.
Un simple outil de suivi hebdomadaire suffit lorsqu'une personne a besoin d'un total d'heures clair, d'une note de révision d'un manager ou d'une ventilation par projet pour une mission courte. Il fonctionne le mieux lorsque l'équipe a peu de projets, aucun traitement complexe des jours de repos ou des jours fériés, et aucun transfert récurrent vers la paie, la finance ou la facturation client.
Un workflow géré convient mieux lorsque plusieurs personnes soumettent du temps, que les managers approuvent ou rejettent les saisies, et que les relevés verrouillés alimentent la paie ou les factures. Everhour Timesheets collecte les heures hebdomadaires par projet et les heures de travail par personne, permet aux utilisateurs de soumettre le temps pour révision, et permet aux admins d'approuver, de rejeter, d'approuver partiellement et de verrouiller les saisies avant que ces relevés ne passent en aval.
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La Chine n'impose pas un système de pointage universel à tous les employeurs. Les employeurs restent soumis aux obligations relatives aux heures de travail, aux heures supplémentaires, au registre des employés et au paiement des salaires. La méthode de tenue des relevés peut varier, mais les relevés doivent soutenir la révision de la paie, la classification des heures supplémentaires, l'identité des employés et l'approbation du manager lorsqu'une période est utilisée pour la paie ou la facturation.
Les relevés de temps doivent séparer les heures de travail prolongées ordinaires, le travail les jours de repos sans repos compensatoire et le travail les jours fériés légaux. La loi chinoise sur le travail fixe des taux de rémunération minimaux différents pour ces catégories : 150 %, 200 % et 300 %. Traiter chaque heure supplémentaire dans une seule catégorie crée des erreurs de révision de la paie et affaiblit le relevé d'approbation.
Les journaux de présence identifiables et les saisies électroniques de temps sont des informations personnelles au sens de la PIPL chinoise, car ils se rapportent à une personne physique identifiée ou identifiable. Les équipes RH peuvent traiter les données de temps des employés nécessaires dans le cadre de règles légales de gestion RH, mais les contrôles d'accès, les limites de finalité et les pratiques de conservation restent importants.
La présence biométrique, le suivi individuel de localisation et l'accès transfrontalier nécessitent une révision supplémentaire. La PIPL traite la biométrie et le suivi individuel de localisation comme des informations personnelles sensibles, et les informations personnelles fournies en dehors de la Chine nécessitent un mécanisme de transfert approuvé ainsi qu'une notification et un consentement séparé. La saisie manuelle de base du temps comporte généralement moins de risque pour la confidentialité que la surveillance continue.
Les utilisateurs professionnels continentaux s'attendent généralement à une présentation en chinois simplifié, car la langue parlée et écrite commune nationale de la Chine est le putonghua et les caractères chinois normalisés. La localisation réduit également les erreurs de révision de la paie lorsque les employés choisissent des catégories d'heures supplémentaires, soumettent le temps hebdomadaire ou lisent les commentaires d'approbation.
Everhour Timesheets collecte les heures hebdomadaires par projet et les heures de travail par personne afin que les managers puissent examiner le temps avant la paie ou la facturation. Les employés peuvent soumettre le temps pour approbation, et les admins peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement ou verrouiller les saisies soumises lorsque des corrections ou des relevés finaux sont nécessaires.
Everhour Team Management prend en charge les règles de verrouillage après approbation ou après une période sélectionnée. Les admins peuvent empêcher les membres réguliers de modifier le temps approuvé, ce qui aide à préserver le relevé révisé utilisé pour la paie, la facturation client ou les rapports de gestion.
Passez de totaux d'heures ponctuels à des feuilles de temps soumises, approuvées et verrouillées. Everhour donne aux équipes en Chine un chemin de révision plus clair, de la saisie hebdomadaire du temps jusqu'aux relevés de paie et de facturation.
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