Le suivi du temps prêt pour la paie nécessite des heures approuvées, des exports propres et les contrôles budgétaires Everhour avant le début des cycles de paie.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Un logiciel de suivi du temps avec intégration de la paie vous aide à transformer les heures travaillées en données de paie sans reconstruire la semaine à la main. Pour les équipes aux États-Unis, le relevé de base est pratique et précis : les employeurs couverts doivent conserver des relevés exacts pour les travailleurs non exemptés, notamment les heures travaillées pour chaque journée de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Une intégration de la paie doit préserver ces totaux quotidiens et hebdomadaires au lieu de tout réduire à un seul nombre inexpliqué pour la période de paie.
La FLSA n'exige pas un formulaire ou système de suivi du temps spécifique. Une feuille de calcul, une pointeuse, un outil de carte de temps ou un outil de suivi intégré peut convenir si les relevés sont complets et exacts. Un logiciel prêt pour la paie ajoute une structure autour du transfert : employé, plage de dates, semaine de travail, heures, pauses lorsqu'elles sont suivies, contexte du taux, statut d'approbation et destination de paie qui reçoit les données finales.
L'intégration de la paie commence par la même décision à chaque cycle de paie : quelles heures sont prêtes à être payées. Les employés non exemptés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à un taux d'au moins une fois et demie le taux de rémunération régulier. Les heures ne peuvent pas être moyennées sur deux semaines de travail ou plus aux fins des heures supplémentaires FLSA, même lorsque la paie est exécutée sur un cycle plus long.
Un bon fichier de paie sépare le temps brut des décisions de paie. Les heures quotidiennes, les totaux hebdomadaires, les corrections approuvées et les relevés de pauses facilitent la vérification avant l'export. Le travail le samedi, le dimanche, les jours fériés ou les jours de repos réguliers ne crée pas à lui seul une majoration fédérale pour heures supplémentaires, sauf si la règle des heures supplémentaires hebdomadaires est déclenchée ou si une autre loi, un accord, une politique ou un contrat s'applique.
Une intégration de la paie doit rendre le périmètre d'export évident avant que les données quittent le système de temps. Dans un workflow de paie pour contractuels, les champs utiles sont le travailleur, la plage de dates, le contrat, les heures approuvées, le contexte du projet ou de la tâche et le choix de regroupement. Certains exports de paie conservent des entrées de tâches séparées. D'autres fusionnent une journée en une seule ligne avec les noms de tâches combinés dans la description.
Le transfert a aussi besoin d'une protection contre les doublons. Un système de paie doit signaler le temps déjà exporté, empêcher que le même temps soit envoyé deux fois et rendre le chemin de correction clair. Supprimer un export dans le système de temps ne supprime pas nécessairement les données de paie importées, de sorte qu'un nouvel export peut d'abord nécessiter un nettoyage manuel dans la plateforme de paie.
Un outil de suivi gratuit ou ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'un total hebdomadaire propre, d'une courte feuille de temps pour contractuel ou d'un CSV pour un seul chargement de paie. Il devient faible lorsque les responsables ont besoin d'approbations, de périodes verrouillées, d'une revue récurrente de la paie, de contrôles budgétaires et d'un relevé indiquant qui a modifié le temps après soumission. Le travail de paie nécessite une source durable d'heures approuvées.
Everhour convient au workflow géré lorsque le temps suivi doit appuyer les budgets avant d'atteindre la paie. Project Budgeting peut suivre les budgets en temps et en argent, réinitialiser les budgets récurrents, envoyer des alertes de seuil et empêcher l'enregistrement supplémentaire après le dépassement d'un budget. La paie s'exécute toujours dans le système de paie, mais le temps approuvé atteint cette étape avec un contexte de projet et de budget plus propre.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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L'intégration de la paie nécessite l'employé, la date, les heures quotidiennes, les heures hebdomadaires, la période de paie, le statut d'approbation et le contexte du taux ou du code de paie. Les employeurs couverts par la FLSA doivent conserver des relevés exacts pour les travailleurs non exemptés, notamment les heures travaillées pour chaque journée de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Le logiciel de paie ne peut calculer la rémunération qu'après que le relevé de temps a identifié le bon travailleur et la bonne période.
La base fédérale de la FLSA utilise une semaine de travail, et non un seuil quotidien d'heures supplémentaires. Sauf exemption, les employés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à un taux d'au moins 1,5 fois le taux régulier. La loi de l'État, les règles locales, les conventions collectives, les contrats ou les politiques de l'employeur peuvent ajouter des exigences plus strictes.
Une intégration de la paie ne remplace pas la conservation des relevés. Les employeurs doivent conserver les relevés de paie pendant au moins trois ans et les relevés de base du temps et des gains, tels que les cartes ou feuilles quotidiennes d'heure de début et de fin, pendant au moins deux ans. L'export doit soutenir l'archive, mais l'employeur a toujours besoin de relevés récupérables.
Le risque de double paiement apparaît lorsque les mêmes heures approuvées peuvent être exportées plus d'une fois sans avertissement. Un workflow fiable marque les périodes exportées, bloque les exports répétés pour le même temps et sépare les heures nouvellement ajoutées des heures déjà traitées. Les corrections nécessitent aussi une règle claire pour supprimer les données importées de la plateforme de paie avant de réexporter.
Les données de temps des employés sont des informations personnelles dans de nombreux workflows américains. Au niveau fédéral, les entreprises doivent éviter les pratiques déloyales ou trompeuses au titre de la Section 5 du FTC Act et respecter les attentes de sécurité des données pour les informations sensibles des employés. Les employés et candidats à l'emploi en Californie peuvent aussi relever des obligations CCPA pour les entreprises couvertes.
Everhour Project Budgeting suit les budgets basés sur les heures et sur l'argent pendant que les personnes enregistrent du temps, puis envoie des alertes à des seuils définis tels que 75 %, 90 % et 100 %. Les équipes peuvent utiliser la protection budgétaire pour arrêter les minuteurs et empêcher l'enregistrement de temps supplémentaire après le dépassement d'un budget, réduisant ainsi la dérive budgétaire avant que les heures approuvées avancent vers la revue de paie.
Everhour Timecards enregistre les heures de travail sans exiger que chaque entrée soit affectée à une tâche. Les administrateurs peuvent consulter les totaux quotidiens, hebdomadaires ou mensuels à des fins de paie, et les heures travaillées de chaque jour sont calculées de la première arrivée à la dernière sortie moins les pauses, avec les actions d'arrivée, de sortie et de pause visibles dans l'historique des modifications.
Utilisez Everhour Project Budgeting pour connecter le temps enregistré aux budgets en heures et en argent, aux limites récurrentes, aux alertes et à la protection budgétaire avant que les heures approuvées passent à la revue de paie.
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