Les relevés de main-d'œuvre d'ingénierie doivent séparer le travail direct, indirect et facturable. Everhour garde les workflows d'approbation hebdomadaires organisés.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Les cabinets d'ingénierie suivent le temps pour plus que la paie. Une feuille de temps utile relie chaque entrée au client, au contrat, au projet, à la phase, à la personne, à la date et à la catégorie de travail. Un ingénieur concepteur qui enregistre 6 heures sur l'ingénierie préliminaire et 2 heures sur un travail de proposition interne crée deux relevés différents pour la facturation, l'utilisation et le traitement des coûts.
Le relevé doit aussi inclure les heures travaillées chaque jour et le total des heures travaillées chaque semaine de travail pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires. Les employés non exempts couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à au moins 1,5 fois le taux de rémunération régulier, sauf si une exemption s'applique.
Les feuilles de temps d'ingénierie doivent permettre de distinguer facilement la main-d'œuvre directe du travail indirect, des frais généraux et du travail non facturable. Les travaux d'ingénierie liés aux autoroutes à aide fédérale et au DOT s'appuient souvent sur des relevés d'imputation de la main-d'œuvre qui prennent en charge les états de main-d'œuvre directe, d'avantages sociaux et de frais généraux, ainsi que les systèmes de comptabilité et de calcul des coûts par tâche qui les sous-tendent.
Une entrée pratique utilise des libellés clairs, comme projet client, ingénierie de conception, facturable, main-d'œuvre directe et tarif de facturation en USD. La formation interne, l'administration et le travail de proposition doivent appartenir à des catégories distinctes afin qu'ils ne soient pas imputés au mauvais contrat. FAR 31.202 exige que les coûts directs d'un contrat soient imputés directement à ce contrat.
Les services d'ingénierie et liés à la conception peuvent inclure la gestion de programme, la gestion de construction, les études de faisabilité, l'ingénierie préliminaire, l'ingénierie de conception, l'arpentage, la cartographie et les services d'architecture sur des travaux d'autoroutes à aide fédérale. Ces lignes de service deviennent souvent les phases qui apparaissent sur les feuilles de temps d'ingénierie, les budgets et les factures clients.
Le type de contrat change la manière dont le relevé est utilisé. Le travail au forfait a toujours besoin de données de temps pour la rentabilité et la planification des effectifs. Les contrats à coût majoré/temps et matériaux et à coût majoré avec honoraires fixes s'appuient plus directement sur les détails de main-d'œuvre. L'utilisation dépend aussi de catégories propres : Heures facturables ÷ Heures de travail disponibles × 100 montre quelle part du temps d'ingénierie disponible est devenue du travail facturable.
Un total hebdomadaire ponctuel convient pour un petit contrôle interne ou une revue rapide de projet. Il ne suffit plus lorsque le cabinet a besoin d'heures projet approuvées, d'une séparation de la main-d'œuvre directe et indirecte, d'un support pour la facturation des contrats, d'une revue de paie, de rapports d'utilisation et d'un relevé que les responsables peuvent défendre plus tard.
Everhour Timesheets prend en charge ce workflow géré en collectant les heures projet hebdomadaires et les heures de travail par personne. Les membres de l'équipe soumettent leur temps à la revue, et les responsables approuvent, rejettent, approuvent partiellement ou verrouillent les entrées soumises avant leur utilisation pour la facturation ou la paie. Cette piste d'approbation compte lorsque les heures d'ingénierie alimentent les factures, les tableaux de frais généraux et les décisions de dotation.
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Une feuille de temps d'ingénierie doit saisir l'employé, la date, le client, le projet, le contrat ou le code de projet, la phase de service, la tâche, les heures, le statut facturable et la catégorie de main-d'œuvre directe ou indirecte. Les cabinets qui facturent par taux doivent aussi garder le taux de facturation et la devise clairs, généralement l'USD pour les utilisateurs américains. Les relevés FLSA couverts pour les travailleurs non exempts doivent aussi inclure les heures travaillées chaque jour et le total des heures travaillées chaque semaine de travail.
La main-d'œuvre directe appartient au contrat ou à l'objectif de coût final qui a bénéficié du travail. La main-d'œuvre indirecte, les frais généraux, l'administration et les autres coûts partagés nécessitent un traitement séparé. FAR 31.203 traite les coûts indirects comme les coûts restants après l'imputation des coûts directs, puis les accumule dans des groupes de coûts logiques avec une base d'allocation commune aux objectifs de coûts bénéficiaires.
La FLSA n'exige pas un formulaire ou un système de tenue des temps spécifique, mais les employeurs couverts doivent conserver des relevés exacts pour les travailleurs non exempts. Pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires, les relevés doivent inclure les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Une feuille de temps numérique complète peut répondre à ce besoin lorsque les entrées sont exactes et conservées.
Les règles fédérales exigent que les employeurs conservent les dossiers de paie pendant au moins trois ans. Les relevés de base du temps et des gains, y compris les cartes ou feuilles de temps quotidiennes indiquant les heures de début et de fin, doivent être conservés pendant au moins deux ans. Les conditions contractuelles, les règles des États, les exigences d'audit ou les politiques des clients peuvent imposer une conservation plus longue.
L'erreur courante consiste à utiliser un seul grand compartiment de projet pour chaque heure. Cela masque si le temps était facturable, direct, indirect, lié aux frais généraux ou non facturable, et affaiblit l'utilisation, le calcul des coûts par tâche et la revue de facturation. Les cabinets d'ingénierie doivent utiliser des phases de projet et des catégories de main-d'œuvre cohérentes avant que les factures, les contrôles de paie ou les tableaux de coûts indirects ne dépendent des données.
Everhour Timesheets collecte les heures projet hebdomadaires et les heures de travail par personne afin que les responsables puissent revoir le temps avant la paie, la facturation ou les rapports. Les membres de l'équipe soumettent le temps à approbation, et les administrateurs peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement ou verrouiller les entrées une fois que le relevé est prêt.
Suivez les heures projet, révisez les feuilles de temps soumises et verrouillez les entrées approuvées avant la facturation ou la paie. Everhour donne aux cabinets d'ingénierie un workflow d'approbation plus propre pour les relevés de main-d'œuvre.
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