Everhour relie les heures de projet suivies aux workflows de facturation, tandis que Xero gère les factures brouillon, le codage comptable et le statut de paiement.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Cette page s'adresse aux équipes qui suivent le travail facturable, l'attribuent aux clients et ont besoin que les données de facturation parviennent à Xero sans reconstruire chaque ligne à la main. Le workflow Xero commence par les fiches clients : les contacts Xero se synchronisent dans les clients Everhour, puis le travail de projet peut être relié au bon client avant la facturation.
Le transfert comptable fonctionne dans l'autre sens. Les heures et dépenses facturables deviennent une facture dans Everhour, puis sont copiées dans Xero comme facture brouillon. Xero prend ensuite en charge la structure comptable, notamment le contact, les lignes, les dates, le code devise, la taxe, les totaux, le montant dû, le montant payé et le statut de la facture.
Une configuration utile de suivi du temps sépare les enregistrements bruts du minuteur des lignes prêtes à être facturées. Les lignes Xero utilisent une description, une quantité, un montant unitaire, un code de compte, un type de taxe, un montant de ligne et des catégories de suivi facultatives. Pour la facturation du temps, la quantité représente généralement les heures facturables et le montant unitaire représente le taux de facturation.
Xero calcule le montant de ligne comme la quantité multipliée par le montant unitaire, ajusté par DiscountRate ou DiscountAmount lorsque des remises s'appliquent. Cela rend une configuration propre des taux importante avant l'export. Le système de suivi du temps fournit les heures approuvées et le contexte de facturation ; Xero fournit le cycle de vie de la facture, le codage comptable, le traitement fiscal et l'enregistrement du paiement.
Les employeurs américains couverts par la FLSA doivent conserver des relevés exacts pour les travailleurs non exemptés, mais la base fédérale n'exige pas de système de suivi du temps spécifique. Pour les employés couverts par les dispositions de la FLSA relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires, les relevés doivent inclure les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail.
Les employés non exemptés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à un taux au moins égal à une fois et demie le taux de rémunération habituel. Les registres de paie doivent être conservés pendant au moins trois ans, et les relevés de base du temps et des gains, comme les cartes ou feuilles quotidiennes d'heure de début et de fin, doivent être conservés pendant au moins deux ans.
Un export ponctuel suffit lorsqu'un freelance a besoin d'une facture brouillon simple, qu'une petite mission client a un taux clair ou que l'équipe comptable a seulement besoin que les totaux facturables soient transférés dans Xero. Le processus nécessite tout de même des descriptions, quantités, montants unitaires, codes de compte, types de taxe et codes devise propres avant l'approbation de la facture.
Un workflow géré convient au travail client récurrent, aux budgets de rétention, aux projets impliquant plusieurs personnes ou aux factures qui dépendent du temps approuvé. Everhour Project Budgeting prend en charge les budgets basés sur les heures et sur les montants, les périodes budgétaires récurrentes, les alertes budgétaires, les contrôles d'inclusion des dépenses, plusieurs méthodes de facturation et les budgets au niveau client, afin que le temps puisse être examiné avant de devenir une facture brouillon Xero.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Le flux pratique est constitué des données client de Xero vers le système de temps, des données de facture issues du temps et des dépenses facturables vers Xero, puis des données de statut de facture vers le système de temps. La facture exportée devient une facture brouillon Xero, puis Xero gère le cycle de vie comptable, y compris les statuts tels que DRAFT, AUTHORISED, PAID, VOIDED et DELETED.
Le contact, les lignes, la date d'émission, la date d'échéance, le numéro de facture, le code devise, la taxe, le total, le montant dû et le montant payé comptent le plus. Chaque ligne nécessite une description, une quantité, un montant unitaire, un code de compte et un type de taxe. Un code de compte ou de taxe manquant ralentit l'approbation, car Xero a besoin de ces champs pour l'enregistrement comptable.
Les heures suivies doivent entrer dans Xero comme facture brouillon pour examen. Le modèle de statuts de facture de Xero inclut DRAFT avant des états ultérieurs tels que AUTHORISED et PAID. Cette étape d'examen permet au responsable comptable de confirmer le contact, le code de compte, le type de taxe, la devise, la remise, les totaux et la date d'échéance avant que la facture ne devienne un engagement comptable.
Les heures de paie et les heures facturables Xero servent des objectifs différents, elles ne correspondent donc pas toujours. Les relevés U.S. FLSA pour les travailleurs non exemptés couverts doivent indiquer les heures travaillées chaque jour et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Les factures client incluent généralement le temps facturable, les dépenses approuvées, les taux, les remises et le traitement fiscal, ce qui peut exclure le travail interne ou non facturable.
L'erreur courante consiste à exporter le temps brut sans confirmer le client, le taux, le code de compte, le type de taxe et le traitement des remises. Les montants de ligne Xero dépendent de la quantité multipliée par le montant unitaire, ajustée en fonction des remises. Un total de temps correct produit tout de même une mauvaise facture lorsque la description de la ligne est vague ou que les champs comptables sont incomplets.
Everhour Project Budgeting suit les budgets basés sur les heures et sur les montants à mesure que les équipes enregistrent du temps et des dépenses, avec des périodes budgétaires récurrentes pour le travail client continu. Les alertes budgétaires et la protection du budget aident les équipes à examiner les dépenses avant que le temps facturable ne devienne une facture copiée dans Xero comme brouillon.
Everhour garde les détails de statut des factures Xero visibles sur sa page de factures après l'export, notamment le statut, le numéro de facture, la date d'émission et le montant. Cela donne aux équipes projet et facturation un point de référence partagé après que la facture a été transférée dans Xero pour l'examen comptable et le suivi du paiement.
Suivez le travail client, examinez la position budgétaire et envoyez le temps facturable dans Xero avec moins de transferts manuels. Everhour relie les budgets de projet aux workflows de facturation avant que les données de facture n'atteignent la comptabilité.
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