Xero peut contenir du temps de projet facturable, et Everhour relie ce temps aux workflows de facturation lorsque les calculs deviennent récurrents.
Mesurez l'utilisation facturable par rapport à la capacité totale et voyez exactement combien d'heures vous laissez de côté chaque période.
Heures de travail sur cette période
Moyenne du secteur pour les agences : 75 à 85 %
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Un calcul du taux d'utilisation pour Xero répond à une question pratique : sur les heures disponibles que vous avez définies, combien sont devenues du temps de projet facturable au client ? Les entrées de temps Xero Projects peuvent être regroupées par projet, tâche, utilisateur, date et durée, de sorte que le numérateur peut provenir du travail de projet facturable enregistré sur la période que vous sélectionnez.
Le dénominateur ne vient pas du grand livre comptable de Xero. Vous le définissez à partir de la politique du cabinet, comme les heures contractuelles, les heures de travail planifiées nettes des congés, ou une capacité hebdomadaire fixe. L'administration interne, la formation, les congés et les autres enregistrements non facturables restent en dehors du numérateur facturable, même lorsque la personne travaillait.
Utilisez cette formule : heures facturables divisées par heures disponibles, multipliées par 100. Un consultant avec 34 heures facturables et 40 heures disponibles a un taux d'utilisation de 85 %. À un taux horaire standard de 120 $, ces 34 heures facturables représentent 4 080 $ de valeur standard de prestation, et la valeur effective sur la capacité complète de 40 heures est de 102 $ par heure disponible.
Un cabinet américain commence souvent avec 40 heures hebdomadaires, car les règles fédérales exigent que les employés non exemptés couverts reçoivent une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 heures dans une semaine de travail fixe de 168 heures. Cela produit 2 080 heures annuelles brutes avant de soustraire le PTO de l'entreprise, les jours fériés, les congés sans solde ou tout autre temps non travaillé. La FLSA ne définit pas l'emploi à temps plein, donc le dénominateur de capacité reste une donnée issue de la politique de l'employeur.
Xero est utile pour le côté temps enregistré du taux d'utilisation, surtout lorsque le temps est déjà lié au travail de projet. L'erreur courante consiste à diviser le temps facturable par le temps saisi. Cela affaiblit le calcul, car les entrées non facturables manquantes gonflent le taux d'utilisation alors que la capacité totale est restée la même.
Un workflow Xero plus robuste additionne d'abord le temps de projet facturable, puis le divise par un chiffre de capacité maintenu séparément. Si le cabinet mesure le taux d'utilisation par rapport aux heures de travail planifiées nettes des absences, soustrayez le PTO, les congés légaux, la maladie et les jours fériés avant la division. Les agrégations par équipe, rôle et ligne de service doivent d'abord additionner les heures facturables et les heures disponibles, puis diviser une seule fois au niveau de reporting sélectionné.
Un calculateur ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'une vérification rapide pour une personne, un mois et une hypothèse de capacité stable. Il fonctionne aussi pour une revue par associé lorsque l'export des heures facturables Xero est propre et que les ajustements de congés sont déjà connus.
Un workflow géré convient mieux lorsque le taux d'utilisation alimente la facturation, les approbations, la revue de facturation ou les rapports d'équipe récurrents. L'intégration Xero d'Everhour synchronise les contacts Xero dans les clients Everhour, exporte les factures construites à partir des heures facturables et des dépenses sous forme de factures brouillon Xero, et garde le statut, le numéro, la date d'émission et le montant de la facture visibles après l'export.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez le temps de projet facturable au client comme numérateur facturable. Les entrées de temps Xero Projects liées au travail client facturable comptent. L'administration interne, les congés, la formation et les enregistrements de projet non facturables ne comptent pas dans le taux d'utilisation facturable, même lorsqu'ils représentent du temps de travail réel. Le dénominateur vient toujours de la politique de capacité de votre cabinet.
Utilisez les entrées de temps Xero pour le taux d'utilisation et les factures pour l'analyse de réalisation. Le taux d'utilisation compare les heures facturables aux heures disponibles. La réalisation compare la valeur facturée à la valeur standard du temps facturable. Les deux mesures répondent à des questions différentes, donc les totaux de facture ne doivent pas remplacer les totaux d'heures facturables dans la formule du taux d'utilisation.
Xero fournit le temps de projet enregistré, mais le dénominateur des heures disponibles est une donnée issue de la politique du cabinet. Vous choisissez les heures contractuelles, les heures de travail planifiées nettes des congés ou un autre calendrier de capacité approuvé. Une semaine de 40 heures est une base brute courante aux États-Unis, mais la loi fédérale ne définit pas l'emploi à temps plein.
Les congés et jours fériés réduisent les heures disponibles uniquement lorsque votre cabinet utilise un dénominateur d'heures de travail nettes. Dans ce modèle, soustrayez le PTO, les congés légaux, la maladie et les jours fériés avant de diviser les heures facturables par les heures disponibles. Un dénominateur de capacité totale laisse ces heures en place et produit généralement un taux d'utilisation plus faible.
Il n'existe pas de norme de taux d'utilisation spécifique à Xero. Le taux d'utilisation cible est un benchmark de cabinet, de rôle et de ligne de service, indépendant du système comptable utilisé pour collecter les données de temps et de facture. Les sources fédérales américaines définissent les règles relatives aux heures de travail et aux congés, mais elles ne fixent pas d'objectif de taux d'utilisation pour les services professionnels.
L'intégration Xero d'Everhour synchronise les contacts Xero dans les clients Everhour, puis exporte les factures construites à partir des heures facturables et des dépenses sous forme de factures brouillon Xero. Après l'export, Everhour garde le statut, le numéro, la date d'émission et le montant des factures Xero visibles, afin que la revue de facturation ne dépende pas d'une feuille de calcul séparée.
Déplacez les vérifications récurrentes du taux d'utilisation dans un workflow de facturation approuvé. Everhour relie les heures facturables et les dépenses aux factures brouillon Xero, tout en gardant le statut des factures visible dans Everhour.
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