Everhour prend en charge le suivi des heures facturables et la budgétisation de projet, mais le calcul commence par une séparation claire entre le temps client et le temps interne.
Suivez le temps facturable et non facturable et voyez en quelques secondes votre taux d'utilisation réel et votre potentiel de revenus.
Heures de travail sur la période
Administration, réunions, travail interne
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Le suivi des heures facturables et non facturables répond à trois questions pratiques : ce qui doit être facturé au client, quel temps a soutenu le travail mais doit rester hors facture, et quelle part de la capacité de l'équipe a été consacrée à générer ce revenu. Le temps facturable est généralement directement lié à un travail approuvé par le client. Le temps non facturable comprend les réunions internes, l'administration, la formation, l'activité commerciale, les reprises hors périmètre ou les tâches de projet exclues par contrat.
Le résultat n'est pas seulement un total de facture. Vous obtenez aussi l'utilisation, la valeur facturée avant réductions et un taux de facturation effectif sur l'ensemble du temps travaillé. Aux États-Unis, les totaux sont normalement libellés en dollars américains. Il n'existe pas de TVA/GST fédérale ni de taux unique national de taxe sur les ventes, donc tout calcul de service taxable nécessite la bonne donnée de taxe d'État ou locale.
Commencez par étiqueter chaque entrée de temps avant de la multiplier par un taux. Utilisez facturable pour le travail approuvé par le client qui doit apparaître sur la facture. Utilisez non facturable pour le travail qui doit rester visible dans les rapports mais ne pas être facturé. Ne supprimez pas le temps non facturable ; le retirer masque le coût réel de livraison du projet et donne une image de l'utilisation meilleure que la réalité.
L'erreur courante consiste à confondre statut de facturation et productivité. Une réunion de projet interne obligatoire peut être productive tout en restant non facturable. Un appel client ne peut être facturable que lorsque le contrat, la lettre de mission ou l'énoncé des travaux l'autorise. Pour les travaux juridiques aux États-Unis, la base ou le taux des honoraires et des dépenses doit être communiqué par écrit pour les nouvelles relations client-avocat, sous réserve de l'exception limitée de faible coût de l'ABA Model Rule 1.5.
La formule de base est heures facturables × taux horaire, calculée séparément pour chaque catégorie de taux. Si un projet comprend 28 heures de stratégie approuvées à 155 $ par heure et 19 heures de mise en œuvre approuvées à 125 $ par heure, la valeur facturable est de 4 340 $ plus 2 375 $, soit 6 715 $ avant taxes, remises, dépenses, réductions ou encaissements.
Comparez maintenant cela avec tout le temps travaillé. Si l'équipe a également enregistré 10 heures internes non facturables, le temps travaillé total est de 57 heures et le temps facturable est de 47 heures. L'utilisation pour ce projet est de 47 divisé par 57, soit 82,46 %. Le taux de facturation effectif sur toutes les heures travaillées est de 6 715 $ divisé par 57, soit 117,81 $ par heure.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous vérifiez une seule facture, estimez une petite mission ou rapprochez une feuille de temps courte. Une feuille de calcul fonctionne lorsque la structure tarifaire est simple, que toutes les entrées sont déjà approuvées et qu'il n'y a pas de budget récurrent, de transfert vers la facturation ou de limite de dépenses au niveau du client à surveiller.
Un workflow géré est préférable lorsque le statut facturable affecte les budgets, les approbations, la facturation et les décisions futures de staffing. Everhour Project Budgeting prend en charge les budgets basés sur les heures et sur l'argent, les périodes budgétaires récurrentes, les alertes de budget, la protection du budget, les contrôles d'inclusion des dépenses, plusieurs méthodes de facturation et les budgets au niveau du client, afin que le temps facturable et non facturable suivi puisse alimenter le même registre opérationnel.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Créez un statut facturable distinct pour chaque entrée de temps avant de calculer les totaux. Faites-le au niveau de la tâche ou du projet, selon la façon dont l'accord client définit le travail facturable. Ensuite, regroupez les entrées par taux, personne, tâche ou projet afin que le total de facture et les chiffres d'utilisation interne proviennent du même enregistrement de temps sous-jacent.
Oui. Les heures non facturables doivent rester dans la feuille de temps parce qu'elles montrent le coût complet du service au client ou de l'exécution du projet. Les supprimer rend les rapports d'utilisation, de marge et de charge de travail inexacts. La bonne approche consiste à exclure le temps non facturable des totaux de facture tout en le gardant disponible pour les rapports internes.
Multipliez chaque groupe d'heures facturables approuvées par son propre taux, puis additionnez les sous-totaux. Ne faites pas la moyenne des taux avant le calcul sauf si le contrat utilise un taux mixte. Si un projet utilise des taux propres à une personne, à une tâche ou à un projet, le taux attaché à chaque entrée détermine la valeur facturable.
Les heures facturables sont des heures approuvées pouvant être facturées. Les heures facturées sont les heures qui apparaissent réellement sur la facture après réductions, remises, honoraires plafonnés ou exclusions propres au client. Un projet peut avoir 47 heures facturables mais moins d'heures facturées si vous réduisez la facture avant de l'envoyer.
Calculez d'abord la main-d'œuvre facturable, puis appliquez la règle fiscale propre à la juridiction uniquement lorsque le service est taxable. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé. Les règles d'État et locales déterminent si un service est taxable et quel taux s'applique.
Everhour Project Budgeting permet aux équipes de suivre des budgets basés sur les heures ou sur l'argent pendant que le temps facturable et non facturable s'accumule par rapport aux limites du projet. Les administrateurs peuvent utiliser les périodes budgétaires récurrentes, les alertes de budget, la protection du budget, les contrôles d'inclusion des dépenses, plusieurs méthodes de facturation et les budgets au niveau du client pour garder la livraison et la facturation visibles.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures client. Il calcule les montants de facture à partir des taux, du temps et des dépenses facturables tout en excluant le travail non facturable, puis peut exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Définissez des budgets autour du travail client approuvé, gardez le temps non facturable visible et utilisez Everhour Project Budgeting pour relier les heures suivies aux limites de dépenses, aux alertes et à un meilleur contrôle de la facturation.
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