Los asistentes virtuales reparten el trabajo entre clientes, herramientas y tipos de tareas. Everhour mantiene las hojas de tiempo semanales organizadas para revisión y facturación.
Introduzca la hora de entrada y de salida de cada día. Las horas extra y el salario bruto se calculan automáticamente.
| Día | Hora de entrada | Inicio del descanso | Fin del descanso | Descanso | Hora de salida | Total |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Los asistentes virtuales suelen trabajar en remoto en tareas administrativas y operativas, por lo que una hoja de tiempo semanal necesita más que un total. Registre el cliente, proyecto, tipo de tarea, fecha, hora de inicio y finalización o duración, estado de facturación y notas. Una línea para "Acme Co., limpieza de calendario, Google Calendar, 1,25 horas, facturable" da al cliente suficiente detalle para revisar el trabajo sin leer un diario privado de tareas.
El trabajo para clientes suele mezclar correo electrónico, llamadas, gestión de calendarios, reservas de viaje, investigación, presentaciones, documentos, actualizaciones de CRM, ayuda con contabilidad y coordinación de proyectos. Separe esas categorías cuando afecten a la facturación, el alcance o los informes. Un VA que apoya a tres clientes en la misma semana debe evitar un único bloque combinado de "soporte administrativo" porque oculta el uso del retenedor, el progreso de hitos y el trabajo no facturado.
Los encargos freelance de VA suelen usar facturación por horas para soporte continuo o hitos de precio fijo para entregables definidos. El trabajo por horas necesita entradas de tiempo completas vinculadas al cliente y la tarea. El trabajo por hitos también se beneficia del seguimiento del tiempo porque muestra si el alcance presupuestado coincide con el esfuerzo real, especialmente para tareas recurrentes como limpieza de bandeja de entrada, atención al cliente o ayuda con contabilidad.
Un alcance administrativo básico puede cubrir de 20 a 60 horas al mes para gestión de correo electrónico, programación y entrada de datos. El soporte especializado, como atención al cliente, gestión de CRM o ayuda con contabilidad, suele ir de 40 a 80 horas al mes. Esos rangos son datos de planificación, no reglas de nómina. Su hoja de tiempo debe mostrar las horas reales usadas frente al alcance acordado.
El trabajo de VA ocurre en Google Workspace, QuickBooks, Asana, sistemas CRM, calendarios en línea, VoIP, hojas de cálculo y herramientas de procesamiento de texto. Una buena hoja de tiempo registra el contexto del trabajo sin convertir cada entrada en un registro de vigilancia. Use nombres de tareas, etiquetas de proyecto y notas breves que expliquen el entregable, como "contactos de CRM actualizados desde lista de seminario web" o "borrador de factura preparado para proveedores de marzo".
Los informes de progreso importan porque los clientes suelen coordinarse con los VA por correo electrónico, teléfono o videollamada. Las notas de la hoja de tiempo deben apoyar ese ritmo. Registre el trabajo completado, las tareas bloqueadas, las aprobaciones de cliente necesarias y los elementos de seguimiento. Evite entradas vagas como "admin variado" o "trabajo de cliente" porque hacen que las facturas sean más difíciles de aprobar y le dan menos pruebas cuando cambia el alcance.
Un total semanal gratuito basta cuando necesita un resumen rápido para un cliente, una tarifa y una factura sencilla. Empieza a fallar cuando presta soporte a varios clientes, mezcla trabajo por horas y por hitos, o necesita una pista de aprobación repetible. Los empleadores cubiertos también necesitan registros precisos para trabajadores no exentos, incluidas las horas trabajadas cada día laboral y el total de horas trabajadas cada semana laboral.
Un flujo gestionado mantiene las entradas de tiempo, el envío semanal, la revisión y el traspaso a facturación en una misma rutina. Everhour Timesheets recopila horas de proyecto y horas de trabajo por persona, y después permite a los managers aprobar, rechazar, aprobar parcialmente y bloquear el tiempo enviado antes de la revisión de facturación o nómina. Esa estructura encaja con equipos de VA que necesitan registros listos para el cliente sin reconstruir la semana desde mensajes y hojas de cálculo.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una hoja de tiempo de VA debe incluir la fecha, cliente, proyecto, tipo de tarea, tiempo trabajado, estado de facturación, tarifa o método de facturación y una nota breve de trabajo. Las categorías de tareas útiles incluyen correo electrónico, llamadas, calendarios, viajes, investigación, documentos, trabajo de CRM, soporte contable y coordinación de proyectos. La entrada debe identificar el entregable sin exponer información privada innecesaria del cliente.
Los asistentes virtuales deben registrar ambos cuando apoyan a más de un cliente o realizan distintos tipos de trabajo bajo un mismo acuerdo. El campo de cliente facilita la facturación y la revisión del alcance. El campo de tarea explica el trabajo, como programación de calendario, limpieza de CRM, preparación de facturas o atención al cliente. Un campo sin el otro deja lagunas en la facturación y los informes de progreso.
Sí. La facturación por hitos estructura la factura en torno a un entregable definido, pero los registros de tiempo siguen mostrando si el trabajo se mantuvo dentro del alcance esperado. Un VA puede registrar horas frente a un hito como "limpieza de importación de CRM" o "preparación mensual de contabilidad" y usar el registro para presupuestar la siguiente ronda con más precisión.
La FLSA exige que los empleadores cubiertos mantengan registros precisos para los trabajadores no exentos, pero no exige un formulario o sistema específico de control horario. Para empleados cubiertos por las disposiciones de salario mínimo u horas extra de la FLSA, los registros deben incluir las horas trabajadas cada día laboral y el total de horas trabajadas cada semana laboral. Los contratos freelance pueden establecer requisitos separados de documentación de facturación.
La FLSA no exige el pago de una prima por horas extra solo por trabajo en sábado, domingo, festivo o día regular de descanso. Los empleados no exentos cubiertos deben recibir pago por horas extra por las horas trabajadas por encima de 40 en una semana laboral fija de 168 horas a no menos de una vez y media la tarifa regular, salvo que se aplique una exención. La ley estatal o un contrato pueden añadir reglas más estrictas.
Everhour Timesheets recopila horas semanales de proyecto y horas de trabajo para que un VA, manager o revisor del cliente pueda comprobar el tiempo antes de la facturación o la nómina. El tiempo enviado puede aprobarse, rechazarse, aprobarse parcialmente y bloquearse, lo que mantiene las entradas corregidas separadas de los registros aprobados.
Everhour conecta el tiempo registrado con la facturación para que las entradas facturables de VA puedan pasar de los registros de cliente y proyecto a la preparación de facturas. Eso ayuda a separar soporte por horas, coordinación no facturable y trabajo de tarifa fija antes de que el cliente reciba una factura.
Envíe horas semanales de VA con detalle de cliente, proyecto y tarea. Everhour Timesheets da a los revisores un flujo de aprobación que apoya una facturación más clara y la revisión de nómina.
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