Everhour añade controles de facturación al trabajo de ClickUp para que los equipos puedan revisar las horas facturables antes de facturar a los clientes.
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Un panel de tiempo facturable de ClickUp sirve para revisar el trabajo de clientes antes de que el dinero cambie de manos. ClickUp aporta el contexto de las tareas, y Everhour sincroniza carpetas, tareas, etiquetas y campos personalizados de ClickUp en su capa de informes. El resultado útil es una vista limpia de horas facturables, horas no facturables, importe facturable, coste y trabajo pendiente de facturar por cliente, proyecto, tarea o persona.
Utilice este flujo de trabajo cuando su agencia, equipo de consultoría o equipo de servicios gestione la ejecución del trabajo en ClickUp y facture a los clientes a partir del tiempo registrado. El panel debe responder rápidamente a tres preguntas: qué trabajo es facturable, qué configuración de tarifas se aplica y qué entradas están listas para incluirse en una factura. Una buena revisión también mantiene visible el trabajo no facturable, porque las reuniones internas, las correcciones y el tiempo administrativo explican el margen y la presión en la asignación de personal.
El estado facturable necesita una regla coherente antes de que nadie empiece a registrar tiempo. El trabajo de prestación, implementación, diseño, consultoría, desarrollo y soporte aprobado por el cliente suele pertenecer a la columna facturable cuando el contrato lo permite. La planificación interna, el trabajo comercial, el reproceso fuera del acuerdo y la administración general suelen permanecer como no facturables. El panel debe mantener visibles ambas categorías en lugar de ocultar la parte interna.
Un registro de tiempo defendible de cara al cliente incluye la tarea, la persona, la fecha, el intervalo de tiempo o la duración, el estado facturable, la descripción y las etiquetas cuando las etiquetas explican el tipo de trabajo. Las descripciones breves son mejores que las etiquetas vagas. "Correcciones de QA de la página de inicio tras la revisión del cliente" da más apoyo a un revisor de facturación que "actualizaciones". La misma regla protege las entradas no facturables, porque el tiempo interno vago hace que los informes de rentabilidad sean menos fiables.
Las tarifas convierten las horas en una decisión de facturación. Un panel debe admitir la estructura de tarifas del acuerdo con el cliente, como una tarifa de proyecto, diferentes tarifas por persona o tarifas personalizadas por tipo de tarea. Una configuración de tarifas incorrecta crea trabajo de limpieza de facturas, especialmente cuando personal sénior y júnior trabaja en el mismo proyecto de ClickUp o cuando algunas categorías de tareas tienen una tarifa fija para el cliente.
La revisión de tarifas corresponde antes de generar la factura, no después de que el cliente reciba una factura. El responsable de facturación debe revisar las horas facturables, confirmar que el trabajo de tareas no facturable queda excluido del importe del cliente y comprobar si los cambios de tarifa fechados pertenecen al periodo de facturación actual. Una revisión limpia separa el coste interno de la tarifa facturable de cara al cliente para que los ingresos, el coste laboral y el beneficio permanezcan diferenciados.
Una exportación puntual funciona cuando una persona factura un proyecto pequeño una vez al mes y el cliente acepta un resumen de tiempo sencillo. La revisión manual se vuelve frágil cuando varias personas registran tiempo, se aplican diferentes tarifas o el mismo cliente tiene entrega facturable, soporte no facturable y trabajo de revisión recurrente en el mismo periodo de facturación.
Everhour convierte ese recuento manual en un flujo de revisión gestionado y conectado a las tareas de ClickUp. Los equipos pueden presentar registros de tiempo para aprobación, proteger las entradas aprobadas frente a ediciones rutinarias, corregir entradas a través de administradores y organizar asignaciones de proyectos para su revisión. Los responsables de facturación pueden entonces seleccionar tiempo y gastos pendientes de facturar, previsualizar el desglose de la factura y evitar volver a introducir los mismos registros de tareas en una hoja de cálculo separada.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Utilice columnas que respalden la revisión de facturas: cliente, proyecto, tarea, persona, fecha, descripción, tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable, coste, estado de factura e importe pendiente de facturar. Añada etiquetas o campos personalizados solo cuando expliquen el acuerdo con el cliente, el tipo de trabajo o la excepción de facturación. Un panel saturado ralentiza la revisión cuando cada campo no tiene un propósito de facturación.
Mantenga el tiempo facturable y no facturable en la misma revisión de facturación, con totales separados. El tiempo facturable determina el importe de la factura. El tiempo no facturable explica el margen, el soporte no remunerado, la coordinación interna y el trabajo que no debe llegar a la factura del cliente. Ocultar las entradas no facturables crea un borrador de factura más limpio, pero debilita la revisión de rentabilidad.
Utilice la configuración de tarifas que coincida con el acuerdo firmado. Una tarifa de proyecto encaja con el trabajo de servicios uniforme. Las tarifas por miembro encajan con equipos con diferentes niveles de facturación. Las tarifas de tareas encajan con categorías de trabajo como estrategia, diseño, implementación o soporte. Revise la configuración antes de facturar para que el importe de facturación siga el contrato del cliente.
Las descripciones escuetas del tiempo registrado son las que antes generan disputas. Un cliente puede entender "Revisión de error de API y corrección de lógica de reintento" más rápido que "trabajo de backend". El panel debe exponer las entradas vagas antes de facturar para que el responsable de facturación pueda solicitar correcciones mientras el trabajo es reciente y la persona asignada aún recuerda la tarea.
Las horas revisadas deben protegerse antes de facturar cuando un equipo utiliza registros de tiempo para la facturación a clientes. Bloquear el tiempo presentado o aprobado reduce las ediciones tardías, las correcciones duplicadas y los cambios accidentales después de que el responsable de facturación haya revisado el periodo. Las correcciones realizadas por administradores siguen necesitando un registro visible para que la documentación justificativa de la factura siga siendo trazable.
Everhour Team Management ayuda a la revisión de facturación con tiempo presentado, aprobaciones, entradas rechazadas, correcciones realizadas por administradores, reglas de bloqueo, roles, asignaciones de proyectos y grupos de equipo. Un responsable puede aprobar el tiempo antes de que los informes de facturación lo utilicen y mantener las entradas aprobadas protegidas frente a ediciones rutinarias de los miembros.
Everhour Billing & Invoicing utiliza tiempo facturable pendiente de facturar, tarifas y gastos facturables para generar facturas. Las líneas de factura pueden agruparse por proyecto, tarea, persona, fecha u otro desglose disponible, y el tiempo facturado se marca para que no vuelva a aparecer en un lote de facturas posterior.
Conecte el trabajo de tareas de ClickUp con las aprobaciones, reglas de bloqueo y revisión de facturación de Everhour para que las facturas de clientes utilicen registros de tiempo revisados en lugar de hojas de cálculo reconstruidas.
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