Everhour conecta el trabajo de proyectos de Asana con tarifas, presupuestos, informes y facturas para una facturación más limpia de agencias creativas.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
La facturación de agencias creativas empieza con un registro claro de quién trabajó, en qué tarea de Asana trabajó, a qué proyecto de cliente pertenecía y si el tiempo es facturable. Una revisión de diseño, una ronda de redacción, una comprobación de producción o una llamada estratégica necesitan suficiente contexto para que un responsable de cuentas pueda aprobarlos antes de que se envíe la factura.
También necesita la base de facturación antes de que empiece el trabajo. Un contrato de iguala, una campaña de precio fijo y un proyecto de tiempo y materiales generan registros distintos. El trabajo con contrato de iguala necesita visibilidad del presupuesto. El trabajo de precio fijo necesita revisión del margen. El trabajo por horas necesita detalle a nivel de tarea que coincida con el alcance de trabajo del cliente.
La facturación de agencias se descompone cuando se mezclan las tarifas de coste y las tarifas de facturación. La tarifa de coste interna de un diseñador mide el gasto laboral. Una tarifa de facturación orientada al cliente establece el importe cobrado. Mantener esas cifras separadas le permite ver si una campaña es rentable sin exponer costes internos en documentos orientados al cliente.
El alcance de las tarifas importa. Un estratega sénior puede tener una tarifa de facturación predeterminada, mientras que un proyecto de cliente utiliza una tarifa negociada distinta. Una tarea urgente de producción puede usar una tarifa personalizada por tarea. Los cambios de tarifa también necesitan fechas de entrada en vigor para que el trabajo aprobado del mes pasado conserve su valor original después de una actualización de precios.
Un registro útil de facturación de agencia muestra el trabajo en términos que el cliente reconoce. Las partidas deben corresponderse con la estructura del proyecto acordada, como estrategia de marca, diseño de página de destino, contenidos para redes sociales o producción de campaña. La limpieza interna, el tiempo administrativo y las revisiones de exceso de servicio pueden seguir visibles en los informes sin convertirse en detalle de factura facturable.
El error habitual es enviar nombres de tareas sin procesar directamente a un cliente. Los títulos de tareas escritos para la ejecución interna suelen necesitar agrupación antes de la facturación. Un cliente normalmente necesita un desglose conciso por fase de proyecto, rol, persona, fecha o grupo de tareas, según el acuerdo y el nivel de documentación justificativa que espere.
Una revisión puntual de facturación basta cuando necesita revisar un solo proyecto, un periodo de facturación o un trabajo pequeño para un cliente. Puede recopilar la lista de tareas, confirmar el estado facturable, aplicar las tarifas correctas y preparar la documentación justificativa de la factura para ese ciclo.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando varias personas registran tiempo en proyectos activos de Asana. Everhour mantiene conectados las tarifas, el tiempo registrado, el estado facturable, el avance del presupuesto y los informes mientras el equipo trabaja desde Asana. Eso da a los responsables de la agencia un registro de facturación duradero antes de la aprobación, la facturación, la revisión de la nómina o los informes de rentabilidad.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Empiece por el acuerdo con el cliente y después asigne las tareas de Asana a esa estructura. Las fases de campaña, los entregables, los roles o las fechas pueden funcionar si coinciden con la forma en que el cliente espera revisar la factura. Mantenga el estado facturable separado de los informes internos para que las correcciones no facturables, el trabajo administrativo y el análisis de exceso de servicio no desaparezcan.
Use el modelo de tarifas del contrato. Una tarifa combinada de proyecto funciona cuando el cliente compró una tarifa horaria única para todo el equipo. Las tarifas por miembro funcionan cuando diseñadores, estrategas, productores y desarrolladores facturan de forma distinta. Las tarifas por tarea funcionan cuando tipos de trabajo específicos, como ediciones de producción o consultoría, tienen precios separados.
Los contratos de iguala y los proyectos de precio fijo necesitan la misma disciplina de tiempo, pero cambia el foco de revisión. Los contratos de iguala necesitan uso por periodo, presupuesto restante y visibilidad de excedentes. Los proyectos de precio fijo necesitan visibilidad de coste, ingresos y margen porque el importe de la factura puede permanecer fijo mientras cambia el coste laboral.
Las tarifas de coste internas, las comprobaciones de margen, las correcciones de asignación de personal y la limpieza no facturable deben quedar fuera de las facturas orientadas al cliente, salvo que el contrato exija su divulgación. Mantenga esos detalles en informes de gestión. Los registros orientados al cliente deben mostrar trabajo facturable aprobado, tarifas acordadas, descripciones claras, impuestos o descuentos cuando proceda y condiciones de pago.
Everhour separa las tarifas de coste internas de las tarifas de facturación orientadas al cliente, con valores predeterminados por persona y ajustes específicos por proyecto. También conserva el historial de tarifas con fecha y puede calcular el precio del trabajo facturable por proyecto, miembro o tarea, para que la facturación de la agencia pueda seguir el acuerdo con el cliente.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable registrado y los gastos en facturas, excluyendo el trabajo no facturable. Las partidas de la factura pueden agruparse por estructuras como proyecto, tarea, persona o fecha, lo que ofrece a los responsables de cuentas una documentación justificativa más limpia antes de enviar los registros a contabilidad.
Use Everhour para mantener el tiempo de tareas de Asana, las tarifas con fecha, el estado facturable y el avance del presupuesto en un solo flujo de trabajo, y después convertir los registros aprobados en una facturación más limpia de agencias creativas.
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