Everhour Reporting convierte el tiempo y las tarifas aprobados en detalles de facturación exportables, mientras que las plantillas mantienen organizadas las facturas puntuales de clientes.
Controle el tiempo facturable y no facturable y vea en segundos su tasa de utilización real y su potencial de ingresos.
Horas de trabajo en el periodo
Administración, reuniones, trabajo interno
La media del sector es del 75 al 80 %
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Una plantilla de facturación a clientes responde a una pregunta práctica: ¿cuánto debe facturarse al cliente por el trabajo aprobado en el periodo de facturación? Las entradas principales son las horas facturables, la tarifa de facturación, el incremento de facturación, las reducciones de importe, los gastos reembolsables, el impuesto aplicable y los pagos ya recibidos. El resultado es el subtotal de la factura, cualquier línea de impuesto o ajuste, el importe pendiente y el soporte necesario para explicar el total.
En las facturas de EE. UU., los totales normalmente se expresan en dólares estadounidenses. Estados Unidos no tiene un IVA/GST federal ni un tipo nacional de impuesto sobre las ventas para el tiempo profesional facturado. El tratamiento del impuesto sobre las ventas es estatal y local, y algunos servicios no están sujetos a impuestos. Si el servicio está sujeto a impuestos en la jurisdicción del cliente, la plantilla necesita un campo de impuesto específico de la jurisdicción en lugar de un único tipo nacional predeterminado.
Empiece con el tiempo facturable aprobado, no con todo el tiempo trabajado. Multiplique cada línea por su tarifa y después sume los totales de las líneas antes de aplicar reducciones, gastos, impuestos o pagos. Si diferentes funciones, tareas o fases del proyecto tienen tarifas distintas, calcule cada línea por separado. Una plantilla clara también mantiene visible el tiempo no facturable para la revisión de utilización sin añadirlo al subtotal de la factura.
Por ejemplo, un proyecto de migración de cliente incluye 17 horas de arquitectura aprobadas a 150 $ por hora y 23 horas de construcción aprobadas a 125 $ por hora. La línea de arquitectura es de 2.550 $, y la línea de construcción es de 2.875 $. El subtotal de mano de obra facturable es de 5.425 $ antes de gastos, impuestos, descuentos o pagos anteriores. Si el cliente recibe una reducción de 425 $, el importe de mano de obra ajustado pasa a ser de 5.000 $.
Una plantilla sólida muestra el intervalo de fechas, el nombre del cliente, el proyecto o asunto, la descripción del servicio, la persona o función, las horas facturables, la tarifa, el importe de línea, la reducción, los gastos, la base imponible, el importe del impuesto, la fecha de factura, la fecha de vencimiento y el estado de pago. Estos campos reducen los intercambios porque el cliente puede vincular el total con el trabajo aprobado en lugar de recibir un único cargo sin explicación.
Para los abogados de EE. UU., la Regla Modelo 1.5 de la ABA exige que el alcance de la representación y la base o tarifa de los honorarios y gastos se comuniquen por escrito en nuevas relaciones cliente-abogado, sujeto a la excepción limitada de bajo coste de la regla. Para las facturas de proveedores de agencias federales, las normas de Prompt Payment generalmente utilizan 30 días naturales tras la recepción de una factura correcta, salvo que se aplique la fecha del contrato, condiciones de descuento aceptadas o una norma de pago acelerado.
Una plantilla es suficiente cuando tiene un cliente, una estructura de tarifas y un número reducido de entradas aprobadas. Le da una forma repetible de calcular la factura, documentar el tratamiento fiscal y mantener visible el estado de pago. Úsela para una comprobación rápida antes de enviar una factura formal desde un sistema contable.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando varias personas registran tiempo, las tarifas cambian según el proyecto, las aprobaciones importan o las facturas necesitan detalle de soporte. Everhour Reporting puede agrupar el tiempo facturable y no facturable por proyecto, miembro, tarea, cliente, intervalo de fechas y otros metadatos, y después exportar informes en CSV, Excel/XLSX o PDF para la revisión de la facturación del cliente antes del traspaso de la factura.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una plantilla de facturación a clientes debe incluir datos del cliente, fecha de factura, periodo de facturación, proyecto o asunto, descripción del servicio, horas facturables aprobadas, tarifa, total de línea, reducciones, gastos, campos de impuestos, importe pendiente, condiciones de pago y estado de pago. Mantenga las horas no facturables en un campo de informe separado para que informen sobre la utilización sin inflar la factura del cliente.
Calcule cada línea facturable como horas facturables aprobadas multiplicadas por la tarifa aplicable. Sume todos los totales de línea para obtener el subtotal de mano de obra, después reste reducciones o descuentos, añada gastos facturables, aplique cualquier impuesto específico de la jurisdicción cuando el servicio esté sujeto a impuestos y reste los pagos ya recibidos. El resultado final es el importe pendiente.
El impuesto sobre las ventas va después del subtotal imponible, no dentro de la tarifa por hora. Estados Unidos no tiene un IVA/GST federal ni un tipo nacional de impuesto sobre las ventas. Las normas estatales y locales determinan si un servicio está sujeto a impuestos y qué tipo se aplica, por lo que la plantilla debe dejar el impuesto como una entrada específica de la jurisdicción.
El tiempo no facturable no debe aumentar el total de la factura. Puede aparecer en una sección interna o en un informe de soporte cuando necesite explicar la utilización, las reducciones o la rentabilidad del proyecto. En la factura orientada al cliente, mantenga el importe pendiente vinculado al tiempo facturable aprobado, los gastos facturables, los importes imponibles y los ajustes acordados.
El error habitual es mezclar horas trabajadas, horas facturables y horas facturadas en una sola columna. Las horas trabajadas muestran el esfuerzo total, las horas facturables muestran el tiempo cobrable aprobado y las horas facturadas muestran lo que realmente aparece en la factura tras las reducciones o límites del cliente. Las columnas separadas evitan facturas sobrevaloradas y un análisis de realización más claro.
Everhour Reporting permite a los administradores crear informes de facturación con columnas como cliente, proyecto, tarea, miembro, tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable, coste, estado de factura e intervalo de fechas. Los informes pueden agruparse, filtrarse, programarse por correo electrónico o exportarse en CSV, Excel/XLSX o PDF para revisión de facturación.
Everhour Billing & Invoicing puede generar facturas a partir de tiempo facturable y gastos no facturados, calcular importes a partir de tarifas y entradas facturables, excluir trabajo no facturable y marcar el tiempo incluido como facturado. Las facturas también pueden exportarse a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks como borradores.
Use Everhour Reporting para convertir el tiempo aprobado, las tarifas y el estado de facturación en detalles exportables de facturación a clientes, con informes agrupados que ayudan a una revisión de facturas más clara.
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