La facturación de viajes depende de las condiciones del cliente, las reglas de servicios sujetos a impuestos y registros de tiempo claros. Everhour mantiene las horas aprobadas vinculadas a los proyectos.
Controle el tiempo facturable y no facturable y vea en segundos su tasa de utilización real y su potencial de ingresos.
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Facturar el tiempo de viaje responde a una pregunta concreta: cuánto del tiempo dedicado a desplazarse hacia, desde o entre ubicaciones de trabajo del cliente debe aparecer en la factura. La respuesta procede del contrato, la carta de encargo, la orden de compra o la política de facturación del cliente. Algunos clientes aprueban el viaje a la tarifa completa de trabajo, otros usan una tarifa de viaje reducida y otros excluyen por completo el tiempo similar a un desplazamiento ordinario.
El cálculo debe separar tres cifras: horas de servicio aprobadas, horas de viaje aprobadas y viaje no facturable. Esa separación importa porque un cliente puede aceptar el tiempo de trabajo pero rechazar el viaje que no fue preaprobado. En las facturas de EE. UU., los totales se muestran normalmente en dólares estadounidenses. No existe IVA/GST federal; cualquier dato de impuesto corresponde a la regla estatal o local aplicable cuando el servicio está sujeto a impuestos.
Empiece por la regla de facturación antes de multiplicar las horas. Una regla clara indica si el viaje se factura a la tarifa horaria estándar, a una tarifa reducida, con una tarifa plana por desplazamiento o se excluye salvo que el cliente lo haya aprobado por adelantado. Para abogados en nuevas relaciones abogado-cliente en EE. UU., la Regla Modelo 1.5 de la ABA exige que el alcance de la representación y la base o tarifa de honorarios y gastos se comuniquen por escrito, sujeta a su excepción limitada de bajo coste.
Un error habitual es mezclar los gastos de viaje con el tiempo de viaje. Seis horas en tránsito y un billete de avión de 340 $ son líneas de factura distintas salvo que el contrato del cliente las combine. El tiempo de viaje es un cargo de mano de obra. El billete de avión, el alojamiento, el kilometraje, el aparcamiento o las comidas son reembolsos de gastos o partidas repercutidas según el acuerdo. Manténgalos separados para que las reducciones, los impuestos y las aprobaciones no distorsionen el total de mano de obra.
Use esta fórmula: importe de viaje facturable = horas de viaje aprobadas × tarifa de facturación del viaje. Después añada el importe de trabajo aprobado = horas de trabajo aprobadas × tarifa de facturación del trabajo. Si el viaje se factura como porcentaje de la tarifa estándar, convierta el porcentaje en la tarifa de viaje antes de multiplicar. Una tarifa estándar de 160 $ facturada al 50 % crea una tarifa de viaje de 80 $.
Por ejemplo, un consultor tiene 14 horas de servicio in situ aprobadas a 160 $ por hora y 6 horas de viaje aprobadas facturadas al 50 % de la tarifa de servicio. El cargo por servicio es de 2.240 $. La tarifa de viaje es de 80 $ por hora, por lo que el viaje añade 480 $. El total de mano de obra antes de impuestos es de 2.720 $. Añada impuestos estatales o locales solo cuando el servicio y la jurisdicción específicos lo exijan.
Estados Unidos no tiene una única tarifa nacional de impuesto sobre ventas para el tiempo profesional. El tratamiento estatal y local determina si los servicios facturados están sujetos a impuestos. Por ejemplo, el impuesto sobre ingresos brutos de Nuevo México incluye la prestación de servicios en Nuevo México, con tarifas combinadas que varían según la ubicación del negocio del 5,125 % al 8,6875 %. Texas grava los servicios sujetos a impuestos con una tarifa estatal del 6,25 %, con añadidos locales hasta una tarifa combinada del 8,25 %.
El calendario de pago también depende del pagador y del contrato. Para facturas de proveedores de agencias federales, las reglas de Prompt Payment generalmente hacen que el pago venza en la fecha del contrato, los términos de descuento aceptados, una regla de pago acelerado o 30 días naturales después de recibir una factura correcta. Para facturas ordinarias de clientes privados, use el plazo de pago del acuerdo firmado o las condiciones de la factura, no la regla de agencias federales.
Un cálculo puntual basta cuando tiene un viaje, una regla de viaje aprobada por el cliente, una tarifa horaria y ninguna disputa de aprobación. Incluya en la factura las horas de servicio, las horas de viaje, la tarifa de viaje, los gastos, el tratamiento fiscal y las condiciones de pago. Guarde los registros de origen, porque la facturación del viaje es fácil de impugnar cuando la ruta, el propósito o el rastro de aprobación no están claros.
Un flujo de trabajo gestionado es mejor cuando los viajes se producen en varios proyectos, empleados, tipos de tareas o contratos de cliente. Everhour puede colocar controles de seguimiento dentro de las herramientas de proyecto compatibles, sincronizar metadatos de proyectos y tareas, mostrar temporizadores y hojas de horas en esos flujos de trabajo, y mantener visible el contexto del presupuesto. Eso da a la persona encargada de la facturación un traspaso más limpio que reconstruir el viaje a partir de notas del calendario después del desplazamiento.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Sí. El contrato, la carta de encargo, la orden de compra o la política de facturación del cliente pueden establecer una tarifa de viaje separada. Una estructura habitual es tarifa completa para el trabajo del cliente y un porcentaje reducido para el viaje. Escriba claramente la base de la tarifa y después calcule el viaje como horas de viaje aprobadas multiplicadas por esa tarifa de viaje.
No. El tiempo de viaje es un cargo de mano de obra basado en horas y una tarifa. Los gastos de viaje son costes como billete de avión, alojamiento, kilometraje, aparcamiento o comidas. Combinarlos dificulta revisar aprobaciones, aplicar reducciones y determinar si las reglas fiscales estatales o locales afectan a la parte de servicio.
No existe IVA/GST federal ni una tarifa nacional de impuesto sobre ventas para el tiempo profesional facturado en Estados Unidos. Las reglas estatales y locales deciden si un servicio está sujeto a impuestos y qué tarifa se aplica. Añada un dato de impuesto específico de la jurisdicción solo cuando el servicio facturado esté sujeto a impuestos conforme a la regla aplicable.
Apruebe el propósito del viaje, el destino, el tiempo previsto, la tarifa de facturación, las categorías de gastos y cualquier límite antes de que empiece el viaje. Después del viaje, apruebe las horas reales de viaje por separado de las horas de trabajo. Eso evita que un cliente acepte el trabajo del proyecto mientras disputa la parte de viaje de la factura.
El calendario de pago importa cuando el contrato del cliente o el tipo de pagador establece una fecha de vencimiento. Para facturas de proveedores de agencias federales, las reglas de Prompt Payment generalmente usan la fecha del contrato, los términos de descuento aceptados, una regla de pago acelerado o 30 días naturales después de recibir una factura correcta. El calendario de clientes privados sigue las condiciones de factura acordadas.
Everhour se integra con las principales herramientas de gestión de proyectos y contabilidad, añadiendo controles de seguimiento dentro de flujos de trabajo compatibles y sincronizando metadatos de proyectos y tareas. Los equipos pueden registrar el tiempo relacionado con viajes en el contexto correcto del proyecto en lugar de mover entradas entre hojas de cálculo desconectadas y borradores de factura.
Sí. Everhour admite tiempo facturable y no facturable mediante el estado de facturación del proyecto y controles de no facturable a nivel de tarea. Dentro de un proyecto facturable, una tarea de viaje puede marcarse como no facturable para que su tiempo siga visible en informes sin aumentar el total facturable del cliente.
Registre el tiempo de viaje donde ya se realiza el trabajo del proyecto. Everhour conecta el seguimiento de tiempo integrado, el contexto del proyecto, las hojas de horas y los traspasos contables para que las horas de viaje aprobadas pasen limpiamente a la facturación.
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