El trabajo facturable de una organización sin ánimo de lucro a menudo significa tiempo asignable a subvenciones; Everhour mantiene organizadas las tarifas y las horas de proyecto para el reembolso.
Controle el tiempo facturable y no facturable y vea en segundos su tasa de utilización real y su potencial de ingresos.
Horas de trabajo en el periodo
Administración, reuniones, trabajo interno
La media del sector es del 75 al 80 %
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Para las organizaciones sin ánimo de lucro, las horas facturables suelen significar horas que pueden cargarse a una subvención, contrato, fondo restringido o programa de servicio directo. El cálculo responde a una pregunta práctica: cuánto tiempo aprobado del personal corresponde a un objetivo de coste específico y qué valor en dólares debe asignársele. Ese resultado puede respaldar solicitudes de reembolso, análisis de ingresos por servicios de programa o informes internos de costes.
El cálculo no es un objetivo de horas facturables para toda la profesión. Las organizaciones sin ánimo de lucro no tienen una única cuota estándar como algunas empresas de servicios profesionales. Para las adjudicaciones federales de EE. UU., el tiempo del personal cargado a la adjudicación debe basarse en registros que reflejen con precisión el trabajo real realizado y reflejen razonablemente la actividad total remunerada hasta el 100 %.
Empiece con las horas aprobadas por persona, función, programa, subvención u objetivo de coste. Multiplique cada grupo de horas por la tarifa laboral aplicable y después sume los resultados. Si la organización sin ánimo de lucro es elegible y elige la tasa de coste indirecto de minimis, puede aplicar hasta el 15 % de los costes directos totales modificados, de forma coherente y sin doble imputación de costes directos e indirectos.
Por ejemplo, una subvención de servicios para jóvenes incluye 26 horas aprobadas de coordinador de programa a 42 $ por hora y 14 horas aprobadas de gestor de casos a 58 $ por hora. La mano de obra directa es de 1.092 $ más 812 $, es decir, 1.904 $. Aplicar una tasa de coste indirecto de minimis del 15 % a esa base de costes directos añade 285,60 $, para un valor total de reembolso de 2.189,60 $.
El error habitual es asignar todo un salario a la actividad en la que una persona pasa la mayor parte de la semana. Los informes de organizaciones sin ánimo de lucro a menudo requieren dividir el tiempo entre servicios de programa, gestión y administración general, y recaudación de fondos. Los registros de adjudicaciones federales también deben respaldar la distribución del sueldo o salario cuando un empleado trabaja en múltiples adjudicaciones, actividades directas e indirectas, o actividades no permitidas.
Las estimaciones presupuestarias realizadas antes de que ocurra el trabajo no respaldan por sí solas los cargos a adjudicaciones federales. Pueden usarse temporalmente solo cuando el sistema aproxima la actividad real y las revisiones posteriores ajustan los cargos finales para que sean precisos, permitidos y estén correctamente asignados. Para los empleados no exentos cuyos sueldos o salarios se cargan a adjudicaciones federales, la documentación de respaldo también debe mostrar el total de horas trabajadas cada día.
Un cálculo puntual es suficiente cuando necesita una estimación rápida de reembolso, una comprobación de fondo restringido o una comparación de costes de programa para un periodo cerrado. Funciona cuando las horas ya están aprobadas, la tarifa se conoce y la categoría de asignación está clara. Mantenga el resultado vinculado a los registros que respaldan las horas aprobadas.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando el personal divide el tiempo entre programas, las tarifas cambian por proyecto o finanzas necesita una pista de aprobación antes de la facturación o los informes de subvenciones. Everhour puede separar tarifas de coste y facturables, usar valores predeterminados por persona o anulaciones por proyecto, conservar el historial de tarifas con fecha y valorar el trabajo facturable por proyecto, miembro o tarea.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Las horas facturables para una organización sin ánimo de lucro son horas que pueden cargarse a una subvención, contrato, fondo restringido o programa de servicio directo según el acuerdo aplicable y las normas contables. El término a menudo significa tiempo asignable a subvenciones o programas en lugar de tiempo de factura a clientes. Las horas necesitan registros de respaldo que coincidan con el objetivo de coste que se carga.
Las estimaciones presupuestarias realizadas antes de prestar los servicios no respaldan por sí solas los cargos a adjudicaciones federales de EE. UU. Pueden usarse temporalmente solo si el sistema aproxima el trabajo real y las revisiones posteriores ajustan los cargos finales. La asignación final debe ser precisa, permitida y estar correctamente asignada al objetivo de coste correcto.
No existe un incremento universal de 6 minutos o 15 minutos aplicable a la asignación de subvenciones de organizaciones sin ánimo de lucro. Los registros federales de gastos de personal pueden expresar las categorías de actividad como horas o como una distribución porcentual de las actividades totales. El requisito clave es que los registros reflejen con precisión el trabajo real realizado y respalden la distribución del sueldo o salario entre actividades.
No trate el tiempo de voluntariado como ingresos ordinarios por horas facturables. Independent Sector valora una hora de voluntariado en EE. UU. en 2025 en 36,14 $ para la medición general de contribuciones, pero las instrucciones del Form 990 permiten describir los servicios donados para un servicio de programa y no incluirlos en ingresos, gastos ni subvenciones de esas líneas de servicios de programa.
Estados Unidos no tiene IVA/GST federal ni una única tasa nacional de impuesto sobre ventas para el tiempo profesional facturado. El tratamiento del impuesto sobre ventas es estatal y local, y algunos servicios pueden no estar gravados. Use una entrada fiscal específica de la jurisdicción solo cuando el servicio facturado sea gravable según la norma estatal o local aplicable.
Everhour separa las tarifas de coste y facturables, admite valores predeterminados por persona y anulaciones por proyecto, y conserva el historial de tarifas con fecha. Una organización sin ánimo de lucro puede valorar el trabajo por proyecto, miembro o tarea, lo que mantiene los cálculos de subvenciones, contratos y programas alineados con la estructura de tarifas usada para ese trabajo.
Use horas aprobadas, tarifas con fecha y precios a nivel de proyecto antes del reembolso o la facturación. Everhour mantiene conectada la lógica de tiempo y tarifas de organizaciones sin ánimo de lucro desde el registro hasta la facturación.
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