La utilización en organizaciones sin ánimo de lucro hace un seguimiento de la capacidad de los programas, y Everhour Resource Planning mantiene visibles a lo largo del tiempo los objetivos de carga de trabajo del personal.
Mida la utilización facturable frente a la capacidad total y vea exactamente cuántas horas deja sobre la mesa cada periodo.
Horas de trabajo en este periodo
Media del sector para agencias: 75 a 85 %
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Una tasa de utilización en una organización sin ánimo de lucro responde a una pregunta práctica: ¿qué proporción de las horas disponibles del personal remunerado se dedicó a servicios de programa que impulsan el propósito exento de la organización? El numerador son las horas de programa o de servicio directo. El denominador es la capacidad del personal remunerado que usted defina para el mismo periodo, a menudo neta de PTO, festivos, permisos no remunerados y otras ausencias si su organización utiliza horas netas de trabajo.
Esta métrica difiere de los ratios financieros de entidades benéficas. BBB Wise Giving Alliance utiliza un estándar según el cual las entidades benéficas gastan al menos el 65 % de los gastos totales en actividades de programa, pero eso es un ratio de gastos, no un objetivo de utilización de horas de personal. La utilización del personal mide la asignación del tiempo. Ayuda a responsables de programa, personal financiero y gestores de subvenciones a comparar los planes de dotación de personal con el trabajo realmente realizado.
La legislación federal de EE. UU. no establece un objetivo de utilización para organizaciones sin ánimo de lucro ni define el empleo a tiempo completo bajo la FLSA, por lo que el denominador procede de la política del empleador. Muchas organizaciones empiezan con una semana laboral de 40 horas porque los empleados no exentos cubiertos reciben pago federal de horas extra por las horas trabajadas por encima de 40 en una semana laboral fija de 168 horas. Eso crea una referencia anual bruta de 2.080 horas antes de las reducciones basadas en políticas.
El permiso remunerado en el sector privado sigue siendo una cuestión de política o contrato salvo que se aplique otra ley. La FLSA no exige el pago por tiempo no trabajado, incluidas vacaciones, baja por enfermedad o festivos. Para un denominador de utilización del personal, reste las ausencias solo si su organización mide la capacidad de trabajo disponible en lugar de la capacidad bruta. Los empleados elegibles de empleadores cubiertos pueden tomar hasta 12 semanas laborables de permiso FMLA no remunerado y con protección del puesto, y el permiso realmente tomado debe reducir las horas netas disponibles.
Use esta fórmula: tasa de utilización de programa = horas de programa o de servicio directo / capacidad disponible del personal remunerado × 100. Si un gestor de casos tiene 160 horas remuneradas disponibles en un mes y registra 124 horas en servicios de programa, la tasa de utilización es del 77,5 %. Las horas de recaudación de fondos, administración, formación y gestión/general quedan fuera del numerador salvo que usted esté calculando una medida más amplia de tiempo productivo.
La asignación funcional importa cuando un empleado trabaja en varias categorías. Un empleado que dedica 96 horas a servicios directos a clientes, 28 horas a informes de programa, 22 horas a recaudación de fondos y 14 horas a administración tiene 124 horas de programa y 36 horas no relacionadas con el programa. Asignar las 160 horas a la función mayoritaria sobrestima la utilización de programa y debilita los informes de subvenciones, junta directiva y presupuesto.
Los porcentajes presupuestados ofrecen a los equipos financieros una referencia de planificación, pero los cargos de salarios y sueldos de adjudicaciones federales deben basarse en registros que reflejen con precisión el trabajo realizado. Las estimaciones presupuestarias previas al trabajo pueden respaldar la contabilidad provisional solo cuando se ajustan a posteriori. Una asignación de programa planificada del 70 % no establece la utilización real para la asignación de mano de obra reembolsable.
Una calculadora puntual es suficiente para una comprobación de un paquete de junta directiva, una previsión de subvención o una revisión mensual. Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando el personal divide su tiempo entre adjudicaciones, actividades indirectas, recaudación de fondos y administración cada semana. Everhour Resource Planning muestra cronogramas de miembros y proyectos, capacidad semanal, brechas de disponibilidad, tiempo libre programado y tiempo planificado frente a real para que los equipos de organizaciones sin ánimo de lucro puedan comparar los objetivos de dotación de personal de programa con el trabajo registrado.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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El tiempo de programa es el tiempo remunerado del personal dedicado a servicios que impulsan el propósito exento de la organización. El servicio directo a clientes, la ejecución de programas, los informes de programa y la coordinación específica del programa pueden pertenecer al numerador cuando apoyan el programa. La recaudación de fondos y el trabajo de gestión/general deben registrarse por separado salvo que su organización calcule intencionadamente una medida más amplia de utilización productiva.
Las horas de recaudación de fondos deben permanecer fuera del numerador de utilización de programa. La información de organizaciones sin ánimo de lucro de EE. UU. separa los gastos en servicios de programa, gestión y general, y recaudación de fondos, y esa estructura se corresponde limpiamente con el tiempo del personal. La eficiencia de recaudación de fondos es una medida separada de BBB Wise Giving Alliance basada en el gasto de recaudación de fondos dividido por las contribuciones relacionadas, no una tasa de utilización de horas de personal de programa.
La asignación debe seguir la división real del tiempo. Si un empleado dedica el 60 % de la semana a servicios de programa y el 40 % a recaudación de fondos, registre la misma división en lugar de asignar todas las horas a la función mayoritaria. Esto es especialmente importante para adjudicaciones federales, donde los cargos de salarios y sueldos deben reflejar el trabajo realizado entre adjudicaciones, actividades indirectas y otros objetivos de coste.
El estándar de BBB Wise Giving Alliance según el cual las entidades benéficas gastan al menos el 65 % de los gastos totales en actividades de programa es un ratio de responsabilidad financiera. No es un objetivo de utilización de horas de personal. Una organización sin ánimo de lucro puede usar el estándar de gastos del 65 % como contexto para la junta directiva, pero la utilización del personal debe basarse en las horas reales de programa o de servicio directo divididas por la capacidad definida del personal remunerado.
Las horas de voluntariado deben mantenerse separadas de la utilización del personal remunerado salvo que la organización informe deliberadamente de una medida de capacidad combinada. Independent Sector estimó el valor nacional estadounidense de una hora de voluntariado en 36,14 $ para 2025, por lo que el tiempo de voluntariado puede respaldar informes de ROI y valor comunitario. Mezclarlo con la utilización del personal remunerado difumina la capacidad de nómina, los planes de dotación de personal y los registros de asignación de mano de obra.
Everhour Resource Planning muestra la capacidad del personal en cronogramas visuales con vistas de miembros y proyectos, capacidad semanal, tiempo libre programado y brechas de disponibilidad. Los gestores de organizaciones sin ánimo de lucro pueden comparar la cobertura de programa planificada con el tiempo real registrado y ajustar las asignaciones antes de que el trabajo de programa, la administración o la recaudación de fondos sobrecarguen a un miembro del equipo.
Registre la capacidad planificada, el tiempo libre y el trabajo real de programa en una sola vista de recursos. Everhour ayuda a los equipos de organizaciones sin ánimo de lucro a comparar los objetivos de dotación de personal con las horas registradas para una planificación de utilización más clara.
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