El tiempo del personal financiado con subvenciones necesita una asignación clara entre programas, subvenciones y recaudación de fondos. Everhour registra horas frente a presupuestos y proyectos.
Introduzca la hora de entrada y de salida de cada día. Las horas extra y el salario bruto se calculan automáticamente.
| Día | Hora de entrada | Inicio del descanso | Fin del descanso | Descanso | Hora de salida | Total |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Ha llegado para registrar el tiempo de una organización sin ánimo de lucro de una forma que pueda resistir una revisión de nómina, preguntas de financiadores y trabajo interno de asignación. Una configuración útil separa las horas de empleados de las horas de voluntariado y luego etiqueta el tiempo de los empleados por programa, subvención, objetivo de coste y categoría funcional. El registro final debe mostrar quién trabajó, la fecha, la hora o duración, la actividad y la categoría de financiación o de informe vinculada a ese trabajo.
Para empleadores cubiertos en EE. UU., la FLSA no exige un formulario, una aplicación ni un sistema de fichaje específicos para el registro del tiempo. Sí exige registros precisos para trabajadores no exentos, incluidas las horas trabajadas cada día laboral y el total de horas trabajadas cada semana laboral para empleados cubiertos por las disposiciones de salario mínimo u horas extra de la FLSA. Las necesidades de subvenciones y contabilidad de las organizaciones sin ánimo de lucro añaden otra capa porque la misma hora puede afectar a la nómina, al presupuesto de una subvención y a la presentación de gastos funcionales.
Empiece con campos que coincidan con las decisiones que tendrá que tomar más adelante. Una entrada de personal debe incluir empleado, fecha, hora de inicio y fin o duración total, proyecto o programa, subvención o fuente de financiación si corresponde, descripción de la actividad, categoría funcional y estado de aprobación. Para uso de nómina, mantenga los salarios y la información de tarifas en dólares estadounidenses para registros de EE. UU. Para operaciones de voluntariado, registre persona, fecha, actividad, programa y horas por separado de los registros salariales de empleados.
Una entrada semanal práctica puede mantenerse sencilla: un coordinador de programa registra 4 horas en Youth Literacy, servicio de programa, subvención federal A, planificación curricular, y luego 1,5 horas en Annual Gala, recaudación de fondos, preparación del evento. Esa división importa porque Form 990 Parte IX utiliza columnas de servicio de programa, gestión y generales, y recaudación de fondos, mientras que el apoyo salarial de una subvención federal se centra en el trabajo realizado y el objetivo de coste cargado.
Los códigos de subvención y las categorías de gasto funcional responden a preguntas diferentes. Un código de subvención federal identifica la fuente de financiación o el objetivo de coste. Una categoría funcional explica si el trabajo respalda el servicio de programa, la gestión y generales, o la recaudación de fondos. Un mismo programa puede tener financiación federal y no federal, y un empleado puede trabajar en varios programas o actividades de apoyo durante el mismo período de pago.
Para subvenciones federales de EE. UU., los destinatarios y subdestinatarios que cargan sueldos o salarios deben respaldar esos cargos con registros que reflejen con precisión el trabajo realizado, respaldados por controles internos y registros oficiales. Los registros de personal deben reflejar razonablemente la actividad remunerada total hasta el 100 %, cubrir la actividad federal y no federal de forma integrada y respaldar la distribución entre subvenciones, programas o categorías de coste. Los salarios utilizados como aportación compartida de costes o contrapartida necesitan el mismo respaldo.
Un registro puntual es suficiente para un pequeño evento de voluntariado, una estimación interna rápida o un único resumen semanal que no alimente nóminas, facturación de subvenciones ni informes financieros. La asignación recurrente de personal necesita un flujo de trabajo gestionado. Las organizaciones sin ánimo de lucro que cargan salarios a subvenciones federales, preparan líneas de gasto funcional de Form 990 o revisan las horas de empleados cubiertos no exentos necesitan categorías coherentes, aprobaciones, conservación y una ruta de registro fiable.
Everhour Project Budgeting encaja en ese flujo de trabajo continuo al conectar el tiempo registrado con presupuestos de proyectos basados en horas o en dinero. Una organización sin ánimo de lucro puede usar períodos presupuestarios recurrentes para programas continuos, alertas por correo electrónico por umbral cuando los presupuestos se acercan a sus límites y protección presupuestaria cuando el tiempo adicional debe detenerse. Eso crea un traspaso más claro desde el tiempo del personal a la revisión del presupuesto del programa, el seguimiento de subvenciones y el trabajo contable.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Establezca categorías que coincidan con los informes que necesita producir. Las categorías habituales de personal incluyen programa, subvención o fuente de financiación, objetivo de coste, actividad y clase de gasto funcional. Para Form 990 y los informes financieros de organizaciones sin ánimo de lucro, las clases funcionales son servicio de programa, gestión y generales, y recaudación de fondos. Los registros salariales de empleados y los registros de servicios de voluntariado deben mantenerse diferenciados porque sirven para fines operativos y de cumplimiento distintos.
Sí, para organizaciones sin ánimo de lucro de EE. UU. y otros destinatarios o subdestinatarios que cargan sueldos o salarios a una subvención federal. Los registros de personal deben reflejar razonablemente la actividad remunerada total del empleado, cubrir actividades federales y no federales de forma integrada y respaldar la distribución entre actividades u objetivos de coste específicos. Ese requisito evita que una hoja de horas de subvención muestre solo el trabajo subvencionado reembolsado mientras ignora el resto del tiempo pagado del empleado.
Las horas de voluntariado deben registrarse por separado de los registros de nómina de empleados. Los registros de empleados respaldan salarios, horas trabajadas, aprobaciones y revisión de nómina. Los registros de voluntariado suelen respaldar operaciones de programa, informes y planificación. Los datos de AmeriCorps y de la Oficina del Censo de EE. UU. muestran que el 28,3 % de los estadounidenses realizó voluntariado formalmente a través de una organización en el año terminado en septiembre de 2023, aportando unas 4,99 mil millones de horas, por lo que los registros de voluntariado claros importan a escala.
Sí, si el método es completo y preciso. La FLSA exige a los empleadores cubiertos mantener registros precisos para trabajadores no exentos, pero no impone un sistema específico de registro del tiempo. Para empleados cubiertos por las disposiciones de salario mínimo u horas extra de la FLSA, los registros deben incluir las horas trabajadas cada día laboral y el total de horas trabajadas cada semana laboral, junto con la información salarial e identificativa requerida.
Usar códigos de subvención o proyecto sin categorías funcionales distorsiona la presentación de gastos laborales. Form 990 Parte IX exige a las organizaciones de la sección 501(c)(3) y 501(c)(4) informar de los gastos totales, gastos de servicios de programa, gastos de gestión y generales, y gastos de recaudación de fondos. La remuneración y otros sueldos y salarios aparecen en líneas de gasto funcional, por lo que el tiempo del personal necesita una base que conecte el trabajo con esas funciones.
Everhour Project Budgeting permite a una organización sin ánimo de lucro establecer presupuestos basados en horas o en dinero para proyectos, períodos de subvención o programas continuos. Los restablecimientos recurrentes y las alertas por correo electrónico por umbral al 75 %, 90 %, 100 % o en puntos personalizados muestran a los gestores cuándo el tiempo registrado se acerca a un límite, de modo que la revisión presupuestaria ocurre antes de que cierre el período.
Everhour Timesheets recopila las horas semanales de proyecto y las horas de trabajo por persona, y luego permite a los gestores aprobar, rechazar o aprobar parcialmente el tiempo enviado. El tiempo enviado y aprobado queda bloqueado para miembros normales salvo que se retire o se rechace, lo que da a los equipos de nómina y contabilidad de organizaciones sin ánimo de lucro una ruta de aprobación más clara antes de usar los registros de tiempo.
Conecte las horas del personal con presupuestos de proyecto antes de los informes para financiadores o las revisiones de nómina. Everhour Project Budgeting registra límites de tiempo y dinero, períodos recurrentes y alertas por umbral para un control presupuestario más claro en organizaciones sin ánimo de lucro.
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