Excel puede calcular la utilización a partir de filas de hojas de horas, mientras que Everhour conecta el tiempo registrado con la planificación visual de recursos.
Mida la utilización facturable frente a la capacidad total y vea exactamente cuántas horas deja sobre la mesa cada periodo.
Horas de trabajo en este periodo
Media del sector para agencias: 75 a 85 %
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Un informe de utilización en Excel responde a una pregunta práctica: cuánto de la capacidad de trabajo disponible de una persona se convirtió en trabajo facturable durante un periodo elegido. La ratio principal son las horas facturables divididas por las horas disponibles para el mismo empleado, rol, equipo, proyecto, cliente o intervalo de fechas. Excel normalmente toma el numerador de las filas de hojas de horas con un indicador facturable y el denominador de una tabla de capacidad.
El libro de trabajo debe mostrar la política que hay detrás de las horas disponibles. Un empleador estadounidense define la capacidad a tiempo completo como política de la empresa porque la FLSA no define el empleo a tiempo completo ni a tiempo parcial. Muchas empresas usan 40 horas semanales como referencia bruta porque las normas federales sobre horas extra exigen que los empleados cubiertos no exentos reciban pago de horas extra por las horas trabajadas por encima de 40 en una semana laboral fija de 168 horas.
Excel gestiona bien la utilización cuando el denominador tiene su propia columna en lugar de vivir dentro de una fórmula oculta. Un modelo de capacidad bruta puede usar 40 horas por semana o 2.080 horas brutas anuales antes del PTO de la empresa, festivos, permisos no remunerados y otras ausencias. Un modelo de tiempo de trabajo elimina el PTO, la baja por enfermedad, los festivos y ausencias similares antes de dividir las horas facturables por las horas disponibles.
Para la capacidad basada en fechas, `NETWORKDAYS(start_date, end_date, [holidays])` devuelve días laborables completos entre dos fechas, excluyendo fines de semana y cualquier fecha festiva proporcionada. Multiplique esos días laborables por las horas de capacidad diaria y luego reste el tiempo no laborable aprobado por la empresa si el informe mide la disponibilidad neta de trabajo. Excel calcula las matemáticas, pero la política de la empresa decide si las ausencias reducen el denominador.
Use `SUMIFS` para sumar horas facturables de una tabla de hojas de horas por empleado, intervalo de fechas, estado facturable, proyecto, cliente, rol o equipo. Excel admite hasta 127 pares de criterios, lo suficiente para la mayoría de los informes de utilización. Las referencias estructuradas mantienen las fórmulas vinculadas a nombres de tabla y columna, por lo que el informe sigue funcionando cuando se añaden nuevas filas.
Por ejemplo, un empleado con 118 horas facturables y 160 horas disponibles tiene una tasa de utilización del 73,75 %. Con una tarifa de facturación estándar de 138 $, esas 118 horas facturables tienen un valor facturable de 16.284 $ antes de descuentos, reducciones o ajustes de factura. Para informes de equipo, divida la suma de horas facturables por la suma de horas disponibles. Promediar porcentajes individuales da una respuesta incorrecta cuando las personas tienen capacidades diferentes.
Un informe puntual de Excel es suficiente cuando necesita una vista mensual rápida, una única consolidación de equipo o un libro de trabajo para revisión de la dirección. Funciona mejor cuando las filas de hojas de horas están limpias, los indicadores facturables son coherentes y las hipótesis de capacidad cambian rara vez. El trabajo manual aumenta cuando los equipos editan el tiempo después de exportarlo, actualizan listas de festivos o mantienen tablas separadas de PTO y capacidad.
Un flujo de trabajo gestionado encaja mejor cuando la utilización afecta a la dotación de personal, las aprobaciones, la revisión de nóminas o la facturación a clientes. Everhour Resource Planning muestra cronogramas visuales, vistas por miembro y proyecto, capacidad semanal, brechas de disponibilidad, tiempo libre programado y comparaciones de tiempo planificado frente a real. Eso ofrece a los responsables una vista viva de la capacidad antes de que los números lleguen a una hoja de cálculo.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Excel debe dividir las horas facturables por las horas disponibles para la misma persona, rol, equipo, proyecto, cliente y periodo. Formatee el resultado como porcentaje. El libro de trabajo debe almacenar las horas facturables y las horas disponibles en columnas numéricas separadas para que las auditorías y las consolidaciones de tablas dinámicas puedan confirmar la ratio.
`SUMIFS` respalda el numerador de horas facturables porque puede filtrar filas de hojas de horas por estado facturable, persona, proyecto, rol e intervalo de fechas. `NETWORKDAYS` respalda un denominador de días laborables porque excluye fines de semana y una lista opcional de festivos. Las referencias estructuradas mantienen estables las fórmulas de tabla a medida que se añaden nuevas filas.
El denominador debe coincidir con la decisión que respalda el informe. La capacidad bruta usa una cifra fija como 40 horas por semana. Las horas netas de trabajo restan PTO aprobado, baja por enfermedad, festivos, permisos no remunerados y ausencias similares. La FLSA no exige el pago por tiempo no trabajado, por lo que el tratamiento de las ausencias en el sector privado estadounidense procede de la política, el contrato u otra norma aplicable.
Una media de tabla dinámica de porcentajes de utilización individuales no es fiable cuando los miembros del equipo tienen horas disponibles diferentes. Use la suma de horas facturables dividida por la suma de horas disponibles. Las tablas dinámicas resumen los campos de valor numéricos mediante SUM, y las fórmulas de campos calculados operan sobre datos subyacentes sumados, lo que encaja con las consolidaciones de utilización.
Las horas registradas pueden servir como denominador, produciendo horas facturables divididas por el total de horas registradas. Esta tasa se infla cuando el trabajo no facturable no se registra de forma coherente. Use un denominador de capacidad fija u horas netas de trabajo cuando el informe necesite medir el uso de la capacidad en lugar de la mezcla de hojas de horas.
Everhour Resource Planning muestra la carga de trabajo del equipo en cronogramas visuales con vistas por miembro y proyecto, capacidad semanal, brechas de disponibilidad, tiempo libre programado y comparaciones de planificado frente a real. Los responsables pueden revisar la capacidad antes de exportar o resumir datos de utilización para análisis en hojas de cálculo.
Registre el trabajo planificado, el tiempo libre y las horas reales en Everhour Resource Planning, y luego use los datos de capacidad para hacer que los informes de utilización sean más limpios y útiles para las decisiones de dotación de personal.
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