Everhour macht aus Zeiterfassungsdaten von Agenturen Reporting- und Abrechnungsworkflows, mit Sichtbarkeit auf Projektebene für kreative Kundenarbeit.
Geben Sie für jeden Tag Ihre Kommt- und Geht-Zeiten ein. Überstunden und Bruttolohn werden automatisch berechnet.
| Tag | Kommt | Pausenbeginn | Pausenende | Pause | Geht | Gesamt |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Ein Tracker für abrechenbare Stunden in Kreativagenturen hilft Ihnen, die Zeit zu erfassen, die Ihr Team für Kundenarbeit aufwendet, und diese Zeit dann von internen Meetings, Vertrieb, Verwaltung und anderen nicht abrechenbaren Aktivitäten zu trennen. Das praktische Ziel ist eine nutzbare Aufzeichnung nach Kunde, Projekt, Aufgabe, Person, Datum und Abrechnungsstatus, damit Rechnungen und Budgetprüfungen nicht auf Erinnerung beruhen, nachdem die Arbeit abgeschlossen ist.
Für ein Designteam kann ein Tag Konzeptarbeit für eine Launch-Kampagne, Korrekturrunden für einen Brand Guide und ein kurzes internes Planungsmeeting umfassen. Die Kundenarbeit gehört in das Kundenprojekt. Das interne Meeting gehört in eine nicht abrechenbare Kategorie. Diese Unterscheidung schützt das Auslastungsreporting, weil eine gängige Auslastungsformel abrechenbare Stunden durch die insgesamt erfassten Stunden für denselben Zeitraum teilt.
Ein nützlicher Agentureintrag nennt Kunde, Projekt, Aufgabe, Person, Datum, aufgewendete Zeit, Abrechnungsstatus und Satz oder Abrechnungskategorie, wenn Sätze gelten. Eine Zeile wie "Acme Co., Frühjahrskampagne, Konzeptkorrekturen für Landingpage, 2,5 Stunden, abrechenbar" gibt einem Account Manager genug Details, um den Umfang zu prüfen, und Finance genug Details, um die Rechnung zu unterstützen.
Kreative Arbeit durchläuft oft Scope-Gespräche, Konzeptpräsentation, Korrekturen und finale Prüfung. Diese Phasen sind wichtig, weil jede davon Zeit verbraucht und den Budgetverbrauch beeinflusst. Ein Tracker sollte die Arbeit mit dem gelieferten Ergebnis verbunden halten, statt nur einen generischen Block "Design" aufzulisten. Details auf Projektebene helfen außerdem Art Directors und Producern, mehrere parallele Fristen zu steuern, ohne Budget- und Zeitplanverantwortung aus dem Blick zu verlieren.
Agenturteams nennen die Leistung abrechenbarer Stunden oft Auslastung oder Abrechenbarkeit. Eine Version teilt abrechenbare Stunden durch erfasste Stunden, während eine andere abrechenbare Stunden durch eine feste Kapazität wie eine Standardarbeitswoche teilt. Beide Versionen erfordern eine saubere Trennung zwischen abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeit. Fehlende interne Zeit lässt die Auslastung höher erscheinen, als sie ist.
Der häufige Fehler besteht darin, Nicht-Kundenaktivitäten als unsichtbar zu behandeln. Ein Designer, der 30 abrechenbare Stunden erfasst und 10 interne Stunden auslässt, erscheint in einem Modell mit erfassten Stunden vollständig auf Kundenarbeit fokussiert. Die Erfassung der gesamten Woche zeigt den realen Mix aus bezahlter Kundenauslieferung und Agentur-Overhead. Das gibt Inhabern einen besseren Blick auf Personalplanung, Preisgestaltung und darauf, ob Retainer mehr Korrekturzeit aufnehmen als geplant.
Ein kostenloser Tracker reicht aus, wenn Sie eine kurzfristige Summe für einen Kunden, ein Projekt oder eine kleine Gruppe von Rechnungspositionen benötigen. Er funktioniert am besten, wenn dieselbe Person die Zeit einträgt, die Notizen prüft und die Rechnung sendet. Die Aufzeichnung sollte dennoch die Agenturgrundlagen bewahren: Kunde, Projekt, Aufgabe, Abrechnungsstatus, tatsächliche Stunden und Satz in US-Dollar, wenn US-Kunden abgerechnet werden.
Ein verwalteter Workflow wird notwendig, sobald erfasste Zeit in Genehmigungen, Budgetprüfungen, Auslastungsreporting und Kundenabrechnung einfließt. Agenturteams benötigen dauerhafte Aufzeichnungen über Designer, Account Manager, Producer und Finance hinweg. Everhour unterstützt diesen längeren Workflow, indem es Aufgaben- und Projektzeit mit Reports, Budgets, Timesheets und Rechnungen verbindet, sodass wöchentliche Agenturaktivität zu einem System of Record wird statt zu einer Tabellenbereinigungsübung.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Abrechenbare Stunden sind geleistete Stunden, die einem Kunden berechnet werden. Für eine Kreativagentur bedeutet das normalerweise Zeit, die für Kundenleistungen, Kundenkorrekturen, Produktionsarbeit, Projektmeetings und genehmigtes Projektmanagement aufgewendet wird, das mit dem Kundenumfang verbunden ist. Interne Verwaltung, Vertrieb, Schulung und allgemeine Agenturplanung sollten separat als nicht abrechenbare Zeit erfasst werden.
Ein Agentur-Zeiteintrag sollte Kunde, Projekt, Aufgabe oder Leistung, Teammitglied, Datum, tatsächlich aufgewendete Zeit, Abrechnungsstatus und Satz oder Abrechnungskategorie enthalten, wenn Sätze gelten. Klare Notizen helfen bei korrekturlastiger Arbeit, weil sie zeigen, ob die Zeit Konzepte, Kundenfeedback, Produktionsänderungen oder finale Prüfung abdeckte.
Interne kreative Reviews sollten erfasst werden, weil sie Kapazität verbrauchen und die Projektrentabilität beeinflussen. Die abrechnungstechnische Behandlung hängt von der Kundenvereinbarung und der Agenturrichtlinie ab. Erfassen Sie zuerst die Zeit und markieren Sie sie dann entsprechend dem genehmigten Umfang, den Retainer-Bedingungen oder den Projektabrechnungsregeln als abrechenbar oder nicht abrechenbar.
Der größte Auslastungsfehler besteht darin, nur dem Kunden berechnete Zeit zu erfassen und nicht abrechenbare Agenturarbeit zu ignorieren. Eine Auslastungsformel, die auf abrechenbaren Stunden geteilt durch erfasste Stunden basiert, benötigt beide Kategorien. Fehlende Verwaltungs-, Vertriebs-, interne Review- und Planungszeit lässt die Abrechenbarkeit stärker erscheinen, als es die tatsächliche Arbeitslast der Agentur stützt.
Agenturen mit unter das FLSA fallenden nicht freigestellten Beschäftigten müssen genaue Aufzeichnungen führen, einschließlich der an jedem Arbeitstag geleisteten Stunden und der insgesamt in jeder Arbeitswoche geleisteten Stunden. Der FLSA schreibt kein bestimmtes Zeiterfassungssystem vor. Unter das FLSA fallende nicht freigestellte Beschäftigte müssen nach 40 Stunden in einer festen 168-Stunden-Arbeitswoche Überstundenvergütung in Höhe von mindestens dem 1,5-Fachen des regulären Satzes erhalten.
Everhour Reporting macht aus protokollierter Kunden-, Projekt-, Budget- und Teamzeit anpassbare Reports mit 45+ Spalten, Gruppierung, Filtern, Exporten, geplanter E-Mail-Zustellung und Rentabilitäts-Dashboards. Agenturen können abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, Arbeitskosten, Budgetfortschritt und Rechnungsstatus prüfen, ohne jede Woche dieselbe Tabelle neu aufzubauen.
Everhour bettet Zeiterfassung in unterstützte Tools wie Asana, ClickUp, GitHub, Jira, Monday, Notion, Trello, Linear und Basecamp ein. Designer und Account Teams können Timer starten oder manuelle Einträge für die Aufgabe hinzufügen, in der die Arbeit bereits liegt, und halten so Projektzeit mit dem Agenturworkflow verbunden.
Erfassen Sie genehmigte Kundenarbeit, nicht abrechenbare Zeit, Budgets und rechnungsbereite Aufzeichnungen in Everhour Reporting, damit Kreativagenturen Auslastung und Rentabilität aus denselben Zeitdaten sehen.
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