Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzleien benötigen Stunden auf Mandantenebene für Abrechnung und Personalplanung. Everhour verwandelt freigegebene Zeit in berichtsfertige Datensätze.
Geben Sie für jeden Tag Ihre Kommt- und Geht-Zeiten ein. Überstunden und Bruttolohn werden automatisch berechnet.
| Tag | Kommt | Pausenbeginn | Pausenende | Pause | Geht | Gesamt |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Nutzen Sie diese Seite, um zu organisieren, wie eine Buchhaltungsfirma wöchentliche Zeit nach Mandant, Auftrag, Aufgabe, Servicebereich, Mitarbeitendem und abrechenbarem Status erfasst. Ein nützlicher Stundenzettel leistet mehr als das Summieren von Stunden. Er zeigt, wohin die Arbeitszeit der Mitarbeitenden geflossen ist, ob die Arbeit auf eine Mandantenrechnung gehört und wie der tatsächliche Aufwand im Vergleich zum Budget für Steuer-, Buchhaltungs-, CAS-, Beratungs- oder Auftragsarbeit steht.
Ein praktischer Eintrag für einen Staff Accountant liest sich wie eine Abrechnungsquelle, nicht wie eine Tagebuchnotiz: Mandantenname, Steuererklärungsauftrag, Vorbereitungsaufgabe, 2,75 abrechenbare Stunden, Mitarbeiterrolle, Datum und jede für den Manager erforderliche Prüfnotiz. Diese Struktur hilft Partnern, WIP zu prüfen, rechnungsfertige Stunden freizugeben und zu sehen, ob nicht abrechenbare Verwaltungszeit Mandantenarbeit verdrängt.
Buchhaltungsfirmen benötigen in der Regel eine Mandant-Auftrag-Aufgabe-Hierarchie, weil dieselbe Person an einem Tag für mehrere Mandanten und Servicebereiche arbeiten kann. Trennen Sie eine Form-1040-Vorbereitungsaufgabe von Prüfkorrekturen, monatlicher Buchhaltung, Payroll-Unterstützung, Beratungsgesprächen und interner Schulung. Markieren Sie den abrechenbaren Status auf Eintragsebene, damit ein Manager Zeit freigeben kann, ohne die Geschichte später neu zusammenzusetzen.
Rollenbasierte Abrechnungssätze fügen eine weitere Ebene hinzu. Ein Senior Manager, Staff Accountant und ausgelagertes Teammitglied können alle am selben Auftrag arbeiten, aber ihre Zeit hat unterschiedliche Preis- und Margeneffekte. Freigegebene erfasste Stunden sollten ohne manuelle erneute Eingabe in Rechnungen und Zahlungsworkflows einfließen. Bei CAS-Arbeit mit Festpreis unterstützen dieselben Daten weiterhin Entscheidungen zu Preisgestaltung, Personalplanung und Rentabilität, auch wenn die Rechnung nicht jede Stunde ausweist.
Utilization gibt Führungskräften in Buchhaltungsfirmen eine einfache Kennzahl: abgerechnete Stunden geteilt durch insgesamt geleistete Stunden. Die 2023 AICPA PCPS/CPA.com National MAP Survey meldete 59,6 % firmenweite Utilization bei 1.117 teilnehmenden Public-Accounting-Firmen, gegenüber 62,3 % in der vorherigen Erhebung. Diese Benchmark liefert Kontext, aber Ihre Firma benötigt dennoch saubere Kategorien, bevor der Prozentsatz irgendeine Aussagekraft hat.
Auch Realization muss interpretiert werden. Dieselbe Erhebung meldete 99 % Realization für alle teilnehmenden Firmen, gegenüber 97 % in der vorherigen Erhebung, und die Quelle warnte, dass sehr hohe Realization auf niedrige Abrechnungssätze oder zu wenig erfasste Zeit hinweisen kann. Ein Stundenzettelprozess sollte Abschreibungen, nicht abrechenbare Arbeit und Scope Creep klar erfassen, insbesondere bei wiederkehrender CAS- und Beratungsarbeit, bei der Firmen zunehmend Festpreise verwenden.
Ein einfacher wöchentlicher Stundenzettel reicht für einen Solo-Bookkeeper, einen Auftrag mit einem Mandanten oder ein kurzes Bereinigungsprojekt aus, bei dem das Ergebnis eine Summe aus Stunden und Notizen ist. Die Methode benötigt dennoch vollständige und genaue Datensätze. Für die US-amerikanische Payroll-Prüfung müssen erfasste Arbeitgeber tägliche geleistete Stunden und die gesamten geleisteten Stunden je Arbeitswoche für Beschäftigte aufbewahren, die den Mindestlohn- oder Überstundenbestimmungen des FLSA unterliegen.
Ein verwalteter Workflow wird notwendig, wenn mehrere Mitarbeitende, Mandanten, Sätze, Freigaben, Budgets und Abrechnungsübergaben in derselben Woche zusammentreffen. Everhour unterstützt diesen Schritt, indem es freigegebene Zeit in konfigurierbare Berichte mit Spalten, Gruppierung, Filtern, Datumsbereichen, Exporten und geplanter Zustellung verwandelt. Diese Berichtsebene hilft Buchhaltungsfirmen, WIP, Utilization, Kosten, Abrechenbarkeit und Projektrentabilität zu prüfen, bevor Rechnungen oder Personalentscheidungen hinausgehen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Ein Stundenzettel für eine Buchhaltungsfirma sollte Datum, Mitarbeitenden, Mandant, Auftrag, Aufgabe, Servicebereich, abrechenbaren Status, geleistete Stunden, Satz oder Rolle, wenn die Abrechnung Sätze verwendet, und Freigabestatus enthalten. Fügen Sie Notizen hinzu, wenn der Eintrag Umfang, Prüfung, Abschreibungen oder Mandantenabrechnung betrifft. Die Struktur sollte Rechnungen, Budget-Ist-Prüfung, WIP und Rentabilitätsanalyse unterstützen.
CAS-Arbeit mit Festpreis benötigt weiterhin Zeiterfassung, weil die Firma Preisgestaltung, Personalplanung und Marge testen muss. Erfassen Sie wiederkehrende Buchhaltung, Payroll-Unterstützung, Monatsabschluss, Beratungsgespräche und Mandantenkommunikation nach Mandant und Aufgabe. Die Rechnung kann beim Festpreis bleiben, während interne Berichte zeigen, ob der Auftrag mehr Mitarbeiterzeit bindet, als der Preis trägt.
Abrechnungsfehler entstehen oft durch vage Verwaltungszeit, fehlende Prüfkorrekturen, gemischte Mandantenarbeit und Einträge, die nur als Wochensummen gebucht werden. Trennen Sie Mandantenarbeit von interner Arbeit und trennen Sie Vorbereitung, Prüfung, Korrekturen, Beratung und Kommunikation, wenn diese Kategorien Preisgestaltung oder Realization beeinflussen. Ein Manager kann schneller freigeben, wenn jeder Eintrag bereits zur Rechnung oder zur internen Berichtskategorie passt.
Der FLSA verlangt von erfassten Arbeitgebern, genaue Aufzeichnungen für nicht freigestellte Beschäftigte zu führen, schreibt aber kein bestimmtes Zeiterfassungsformular oder -system vor. Datensätze für Beschäftigte, die den Mindestlohn- oder Überstundenbestimmungen des FLSA unterliegen, müssen die an jedem Arbeitstag geleisteten Stunden und die insgesamt in jeder Arbeitswoche geleisteten Stunden enthalten. Bundesstaatliche Lohn-, Datenschutz- und Mitarbeiterüberwachungsregeln können Anforderungen hinzufügen.
Bundesregeln verlangen von Arbeitgebern, Payroll-Datensätze mindestens drei Jahre und grundlegende Zeit- und Verdienstaufzeichnungen, wie tägliche Start- und Stoppzeitkarten oder -blätter, mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Buchhaltungsfirmen sollten bei der Festlegung von Aufbewahrungsfristen auch Mandantenvertragsbedingungen, bundesstaatliche Regeln, Abrechnungsstreitigkeiten und professionelle Aufzeichnungsrichtlinien berücksichtigen.
Everhour Reporting lässt Buchhaltungsfirmen Berichte mit 45+ Spalten, Metadatenfiltern, Gruppierung, Datumsbereichen, bedingter Formatierung und Exporten nach CSV, Excel/XLSX oder PDF erstellen. Manager können abrechenbare Zeit, Arbeitskosten, Gewinn, Rechnungsstatus, Budgetkennzahlen, Mandanten, Projekte, Mitglieder und Aufgabendetails prüfen, bevor Abrechnungs- oder Personalentscheidungen getroffen werden.
Everhour Timesheets lassen Mitarbeitende wöchentliche Projektstunden oder Arbeitsstunden zur Prüfung einreichen, anschließend können Manager eingereichte Zeit freigeben, ablehnen oder teilweise freigeben. Eingereichte und freigegebene Zeit ist vor regulären Bearbeitungen geschützt, sodass die Abrechnungsprüfung von einem kontrollierten Satz von Datensätzen statt von losen Aktualisierungen über Nachrichten und Tabellen hinweg startet.
Erfassen Sie freigegebene Buchhaltungszeit nach Mandant, Auftrag und Aufgabe und nutzen Sie dann Everhour Reporting, um Abrechenbarkeit, Kosten, Rechnungsstatus, Budgets und Rentabilität vor der Abrechnung zu prüfen.
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