Rechnungen von Buchhaltungsfirmen benötigen klare Angaben zu Umfang, Honorar und Leistungen. Everhour macht aus erfasster abrechenbarer Zeit Rechnungen.
Tragen Sie Ihre Daten ein, fügen Sie Positionen hinzu und klicken Sie auf Drucken, wenn Sie fertig sind.
| Beschreibung | Menge | Satz | Steuer | Betrag |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
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Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Buchhaltungsfirmen rechnen häufig feste monatliche Aufträge, laufende Beratungsarbeit, Steuererklärungen, Audit-Unterstützung und Projekte außerhalb des vereinbarten Umfangs ab. Eine nützliche Rechnung trennt diese Leistungen, damit der Kunde jede Gebühr dem Auftragsschreiben, der genehmigten Arbeit oder der angefragten Zusatzleistung zuordnen kann. Ein Buchhaltungskunde erwartet möglicherweise eine wiederkehrende monatliche Position, während ein Steuerkunde eine separate Position für die Erstellung der Erklärung, geänderte Einreichungen oder IRS-Antwortarbeit benötigt.
Die Rechnung sollte einen klaren Nachweis über Bruttoeinnahmen und Kundenbelastungen hinterlassen. IRS-Leitlinien behandeln Rechnungen als unterstützende Dokumente für Geschäftstransaktionen, nicht als bundesrechtlich vorgeschriebenes Rechnungsformular für den privaten Sektor. Das gibt gewöhnlichen Firmen Flexibilität beim Format, beseitigt aber nicht die Notwendigkeit vollständiger Namen, Daten, Rechnungsnummern, Leistungsbeschreibungen, Zahlungsbedingungen und steuerlicher Behandlung, sofern bundesstaatliche oder lokale Regeln gelten.
Beginnen Sie mit Firmenname, Kundenname, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Zahlungsbedingungen und Zahlungsdetails. Fügen Sie Positionen hinzu, die dazu passen, wie der Auftrag verkauft wird: monatliche Buchhaltungsleistungen, Steuerplanungssitzung, Unterstützung bei der Audit-Vorbereitung, Payroll-Einrichtung, Beratungs-Retainer oder erstattungsfähige Auslage. Jede Position sollte Beschreibung, Menge oder Stunden, sofern relevant, Satz, Betrag, Rabatte und steuerpflichtige Gebühren zeigen, soweit anwendbar.
Rechnungen in den Vereinigten Staaten verwenden keine nationale VAT- oder GST-Registrierungsnummer. Sales and use tax hängt von bundesstaatlichen und lokalen Regeln, Nexus, dem Verkaufsort und davon ab, ob die Leistung steuerpflichtig ist. Kalifornien besteuert im Allgemeinen Einzelhandelsverkäufe von materiellem persönlichem Eigentum und nur einige Service- oder Arbeitsgebühren, während Texas 16 breite steuerpflichtige Leistungskategorien identifiziert. Die Rechnung sollte die Steuerzeile nur zeigen, wenn die Firma festgestellt hat, dass Steuer anfällt.
Das Auftragsschreiben gibt der Rechnung normalerweise ihr kommerzielles Rückgrat. Es definiert üblicherweise Umfang, Ausschlüsse, Verantwortlichkeiten des Kunden, Liefergegenstände, Honorarbedingungen, Zeitplan und Kündigungsrechte. Eine Rechnung, die außerhalb dieses Umfangs abrechnet, sollte die zusätzliche Arbeit klar ausweisen, etwa „zusätzliche Bereinigung für Bankabstimmung einer Vorperiode" oder „IRS-Bescheidantwort außerhalb des monatlichen Buchhaltungsauftrags".
Assurance- und Steuerarbeit brauchen strengere Honorardisziplin. Nach dem IESBA Code darf eine Firma für einen Assurance-Auftrag kein direktes oder indirektes Erfolgshonorar berechnen. Bei Angelegenheiten vor dem IRS darf ein Practitioner kein unzumutbares Honorar berechnen und im Allgemeinen kein Erfolgshonorar verlangen, außer in bestimmten Situationen. Ein Honorarstreit entbindet einen Practitioner im Allgemeinen nicht von der Pflicht, Kundenunterlagen, die für bundessteuerliche Pflichten benötigt werden, umgehend zurückzugeben.
Eine einmalige Rechnung reicht für einen kleinen Festpreisauftrag, ein einzelnes Steuerprojekt oder eine unkomplizierte Beratungssitzung ohne erfasste Mitarbeiterzeit. Sie sollte dennoch die Auftragsreferenz, den Leistungszeitraum, das Fälligkeitsdatum und jede vereinbarte Kreditfrist enthalten. Eine Bedingung wie 1 %/10 netto 30 bedeutet, dass der Kunde bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen ein Skonto von 1 % erhält, andernfalls ist die volle Rechnung innerhalb von 30 Tagen fällig.
Ein verwalteter Workflow wird notwendig, wenn Mitarbeiterzeit, abrechenbare Auslagen, mehrere Kunden, wiederkehrende Leistungen und nicht abrechenbare Arbeit die Rechnungssumme beeinflussen. Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Auslagen in Rechnungen um, berechnet Beträge aus Sätzen und schließt nicht abrechenbare Aufgaben aus, unterstützt Kundenvorgaben und exportiert Rechnungen nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks, wobei der Status zurück zu Everhour synchronisiert wird.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Die Rechnung sollte dem Auftragsschreiben folgen, weil das Schreiben üblicherweise Umfang, Ausschlüsse, Honorarbedingungen, Zeitplan, Verantwortlichkeiten des Kunden und Kündigungsrechte festlegt. Eine Abweichung führt zu Genehmigungsverzögerungen und Honorarstreitigkeiten. Zusätzliche Arbeit sollte als separate Position oder genehmigte Zusatzleistung erscheinen, damit der Kunde sehen kann, warum sie außerhalb der wiederkehrenden Leistung oder des ursprünglichen Projektumfangs liegt.
Separate Positionen schaffen einen saubereren Nachweis für Honorardurchsicht bei Audit-Kunden. Der IESBA Code unterscheidet Audit-Honorare von anderen Honoraren, die dem Kunden für Leistungen der Firma oder Netzwerkfirma berechnet werden. Eine einzige gemischte Position verbirgt diese Unterscheidung und erschwert die interne Prüfung, besonders wenn der Kunde Audit-, Steuer-, Buchhaltungs- und Beratungsleistungen von verbundenen Teams erhält.
Eine Firma darf nach dem IESBA Code für einen Assurance-Auftrag kein direktes oder indirektes Erfolgshonorar berechnen. Bei Angelegenheiten vor dem IRS darf ein Practitioner im Allgemeinen kein Erfolgshonorar berechnen, außer bei bestimmten Prüfungs-, Straf-oder-Zins-Erstattungs- und Gerichtsverfahrenssituationen. Die Rechnung sollte die im Auftrag verwendete zulässige Honorarstruktur widerspiegeln.
Zahlungsbedingungen sollten zum Auftragsschreiben oder Kundenvertrag passen. Viele Firmen verwenden fällig bei Erhalt, netto 15, netto 30, Retainer oder wiederkehrende monatliche Abrechnung. Eine Bedingung wie 1 %/10 netto 30 gibt ein Skonto von 1 % bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen und macht die volle Rechnung innerhalb von 30 Tagen fällig. Die Rechnung sollte das Fälligkeitsdatum klar angeben.
Für die IRS-Praxis entbindet ein Honorarstreit einen Practitioner im Allgemeinen nicht von der Pflicht, Kundenunterlagen, die für die bundessteuerlichen Pflichten des Kunden benötigt werden, umgehend zurückzugeben. Abrechnungs- und Inkassoverfahren sollten diese Regel von der Zahlungsnachverfolgung trennen. Die Rechnung kann unbezahlte Beträge und Zahlungsbedingungen ausweisen, aber Verpflichtungen zur Rückgabe von Unterlagen müssen separat behandelt werden.
Everhour Billing & Invoicing lässt Firmen nicht fakturierte abrechenbare Zeit und Auslagen auswählen, die Aufschlüsselung prüfen und Rechnungen aus Sätzen, Zeit und abrechenbaren Auslagen erstellen, während nicht abrechenbare Aufgaben ausgeschlossen werden. Kundendatensätze können Projekte, Kontakte, Steuern, Rabatte und Zahlungsbedingungen speichern, die zu Rechnungsvorgaben werden.
Everhour exportiert Rechnungen nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks als Entwürfe zur Verwaltung im Buchhaltungstool. Status, Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum und Betrag werden zurück zu Everhour synchronisiert, sodass Abrechnungsberichte fakturierte und nicht fakturierte Arbeit mit den zugrunde liegenden Zeitdatensätzen verbunden halten.
Erfassen Sie abrechenbare Buchhaltungsarbeit nach Kunde und Projekt und erstellen Sie dann Rechnungen mit Sätzen, Auslagen, Bedingungen und Buchhaltungsexporten. Everhour hält die Abrechnung an genehmigte Zeit und Rechnungsstatus gebunden.
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