Everhour unterstützt Abrechnungsworkflows gemeinnütziger Organisationen mit erfasster Zeit, Sätzen, Reporting und Rechnungen, die mit Projektarbeit verbunden sind.
Tragen Sie Ihre Daten ein, fügen Sie Positionen hinzu und klicken Sie auf Drucken, wenn Sie fertig sind.
| Beschreibung | Menge | Satz | Steuer | Betrag |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Eine Rechnung einer gemeinnützigen Organisation eignet sich für Gebühren für Programmdienstleistungen, Mitgliedervorteile, Veranstaltungsgebühren, Sponsoring-Leistungen, Gebäudenutzung, Unterrichtsgebühren, Eintrittsgelder, Registrierungsgebühren und Vertragszahlungen von Regierungsbehörden. Diese Zahlungen kommen dem Zahler direkt zugute, daher sollte das Dokument wie eine Zahlungsanforderung mit Beschreibung, Datum, fälligem Betrag, Zahlungsbedingungen und Zahlungsdetails der Organisation formuliert sein.
Freiwillige Beiträge verwenden einen anderen Nachweis. Eine wohltätige Gabe wird mit einer Quittung, einem Brief, einer E-Mail oder einer anderen schriftlichen Bestätigung dokumentiert, nicht mit einer Rechnung für verkaufte Dienstleistungen. Für einen einzelnen Geld- oder Sachbeitrag im Wert von 250 $ oder mehr benötigt der Spender eine zeitnahe schriftliche Bestätigung, um einen bundesweiten Abzug für wohltätige Zwecke geltend zu machen.
Eine Rechnung einer gemeinnützigen Organisation sollte nicht jede Zahlung in eine Spende umwandeln. Mitgliedsbeiträge, die angemessen den Mitgliedervorteilen entsprechen, sind Einnahmen aus Programmdienstleistungen, während jeder Betrag über dem fairen Marktwert von Waren oder Dienstleistungen als Beitrag behandelt wird. Tickets für Fundraising-Veranstaltungen folgen derselben Aufteilung: Der Einzelhandelswert des Essens, Tickets oder Vorteils ist Verkaufserlös, und der Überschuss ist Beitragserlös.
Quid-pro-quo-Zahlungen erfordern besondere Sorgfalt. Wenn ein Spender mehr als 75 $ zahlt, teils als Beitrag und teils für Waren oder Dienstleistungen, muss die Wohltätigkeitsorganisation eine schriftliche Offenlegung bereitstellen, die besagt, dass der abzugsfähige Betrag auf den Überschuss über den erhaltenen Wert begrenzt ist. Die Offenlegung benötigt außerdem eine gutgläubige Schätzung des Werts dieser Waren oder Dienstleistungen.
Eine nützliche Rechnung einer gemeinnützigen Organisation zeigt Zahler, Organisationsnamen, Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum, Dienstleistung oder Leistung, Menge oder Zeitraum, Betrag, Zahlungsbedingungen und Kontaktdaten. Für einen Zuschuss-Erstattungsantrag hängen Sie Quelldokumentation an oder verweisen darauf, die Betrag, Quelle und Ausgabe von Bundesmitteln belegt, wenn die Bewilligung dies verlangt.
Die Sales-Tax-Behandlung gehört in die Einrichtung, nicht als nachträglicher Gedanke. Die Vereinigten Staaten verwenden kein nationales MwSt.- oder GST-Rechnungsregime, und der bundesweite Nonprofit- oder 501(c)-Status klärt die Sales-Tax-Behandlung nicht automatisch. Bundesstaatliche Regeln bestimmen Befreiungen und Erhebungspflichten. Texas verlangt beispielsweise im Allgemeinen, dass befreite Organisationen eine Sales-Tax-Genehmigung einholen und Steuer auf Waren und steuerpflichtige Dienstleistungen erheben, die sie verkaufen, sofern keine begrenzte Ausnahme gilt.
Eine einmalige Rechnung funktioniert für eine einzelne Workshop-Gebühr, Raumvermietung, Sponsoring-Rate oder einfache Vertragsleistung. Sie reicht aus, wenn der Preis feststeht, der Zahler die Bedingungen bereits genehmigt hat und die gemeinnützige Organisation nur ein sauberes Dokument für Zahlung und Aufzeichnungen benötigt.
Ein verwalteter Workflow eignet sich für Zuschüsse, Verträge und Serviceprogramme, die auf Mitarbeiterzeit, datierten Sätzen, Projektbudgets oder wiederkehrender Erstattung beruhen. Everhour kann abrechenbare Arbeit nach Projekt, Mitglied oder Aufgabe bepreisen, Kosten- und abrechenbare Sätze trennen, datierte Satzhistorie bewahren und Rechnungsbeträge mit erfasster Nonprofit-Arbeit verbunden halten, statt sie aus Tabellenkalkulationen neu aufzubauen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Eine gemeinnützige Organisation sollte einen freiwilligen Beitrag nicht so in Rechnung stellen, als hätte sie Dienstleistungen verkauft. Wohltätige Gaben verwenden eine schriftliche Bestätigung. Für einen einzelnen Beitrag im Wert von 250 $ oder mehr sollte die Bestätigung den Organisationsnamen, den Barzahlungsbetrag oder die Beschreibung des Eigentums sowie entweder eine Erklärung, dass keine Waren oder Dienstleistungen bereitgestellt wurden, oder eine Beschreibung und gutgläubige Schätzung des Werts für alles Bereitgestellte enthalten.
Rechnungen eignen sich für erwirtschaftete oder vertragsbasierte Einnahmen, einschließlich Gebühren für Programmdienstleistungen, Unterrichtsgebühren, Eintrittsgelder, Registrierungsgebühren, Gebäudenutzung, Sponsoring-Leistungen und Verträge mit Regierungsbehörden. Diese Zahlungen kommen dem Zahler direkt zugute. Spenden, Zuschussbestätigungen und Wohltätigkeitsquittungen benötigen eine separate Formulierung, weil sie einen Beitrag statt eines Verkaufs dokumentieren.
Die Sales-Tax-Behandlung ist bundesstaatsspezifisch und nicht automatisch. Der bundesweite Nonprofit- oder 501(c)-Status beseitigt für sich allein keine Sales-Tax-Pflichten. Eine gemeinnützige Organisation, die Waren oder steuerpflichtige Dienstleistungen verkauft, muss die staatlichen und lokalen Regeln prüfen, die für den Verkauf, den Befreiungsstatus, Registrierungspflichten und den Standort des Kunden gelten.
Ein Zuschuss-Erstattungsantrag kann wie eine Rechnung aussehen, benötigt aber bewilligungsspezifische Unterstützung. Nachweise zu Bundesbewilligungen müssen Betrag, Quelle und Ausgabe von Bundesmitteln identifizieren und durch Quelldokumentation belegt sein. Nach der bundesweiten Erstattungsmethode ist die Zahlung innerhalb von 30 Kalendertagen nach Eingang fällig, sofern nicht vernünftigerweise angenommen wird, dass der Antrag unzulässig ist.
Der häufige Fehler besteht darin, den fairen Marktwert von Vorteilen mit dem abzugsfähigen Beitragsbetrag zu vermischen. Mitgliedervorteile, Veranstaltungsessen, Tickets und andere Waren oder Dienstleistungen benötigen, wenn erforderlich, eine gutgläubige Schätzung des Werts. Die Sozialversicherungsnummer oder Steueridentifikationsnummer des Spenders ist auf einer zeitnahen schriftlichen Bestätigung nicht erforderlich.
Everhour trennt interne Kostensätze von kundenorientierten abrechenbaren Sätzen, mit Standardsätzen pro Person und Überschreibungen pro Projekt. Eine gemeinnützige Organisation kann Vertrags- oder Zuschussarbeit nach Projekt, Mitglied oder benutzerdefiniertem Aufgabensatz bepreisen und dann datierte Satzänderungen bewahren, damit ältere Berichte die ursprünglichen Berechnungen behalten.
Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Ausgaben in Kundenrechnungen um. Es berechnet Rechnungsbeträge aus Sätzen, Zeit und abrechenbaren Ausgaben, schließt nicht abrechenbare Arbeit aus und kann Rechnungspositionen nach Projekt, Aufgabe, Person, Datum oder anderen verfügbaren Aufschlüsselungen gruppieren.
Erfassen Sie genehmigte Nonprofit-Zeit nach Projekt, Mitglied oder Aufgabe und übernehmen Sie dann datierte Sätze in die Abrechnung. Everhour hält Rechnungsbeträge für Verträge und Zuschüsse mit der Arbeit verbunden, die dahintersteht.
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