Everhour erfasst Aufgaben- und Projektzeiten für Auslastungsberichte, während Ihre Vorlage Kapazität, Abwesenheit und Regeln für abrechenbare Zeiten definiert.
Messen Sie die abrechenbare Auslastung gegenüber der Gesamtkapazität und sehen Sie genau, wie viele Stunden Sie pro Zeitraum liegen lassen.
Arbeitsstunden in diesem Zeitraum
Branchendurchschnitt für Agenturen: 75-85 %
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Eine Vorlage zur Auslastungsverfolgung beantwortet eine praktische operative Frage: Wie viel der definierten verfügbaren Zeit einer Person wurde zu abrechenbarer Kundenarbeit. Das Kernverhältnis sind abrechenbare Stunden geteilt durch verfügbare Stunden. Die Vorlage ist wichtig, weil verfügbare Stunden Bruttokapazität, Arbeitsstunden nach PTO und Feiertagen oder insgesamt erfasste Stunden bedeuten können. Jeder Nenner ergibt einen anderen Prozentsatz, daher muss die Vorlage den Nenner neben jedem Ergebnis kennzeichnen.
Für US-Teams ist Vollzeitkapazität eine Eingabe aus der Arbeitgeberpolitik, kein bundesrechtlicher Schwellenwert. Der FLSA definiert keine Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigung. Viele Unternehmen verwenden dennoch 40 Wochenstunden als Bruttokapazität, weil die bundesrechtlichen Überstundenregeln vorschreiben, dass abgedeckte nicht befreite Beschäftigte Überstundenvergütung für Arbeitsstunden über 40 in einer festen 168-Stunden-Arbeitswoche erhalten.
Eine einfache Vorlage sollte Bruttokapazität von netto verfügbaren Stunden trennen. Die jährliche Bruttokapazität auf Basis einer 40-Stunden-Woche beträgt 2.080 Stunden vor Unternehmens-PTO, Feiertagen, unbezahlter Abwesenheit oder anderer arbeitsfreier Zeit. Netto verfügbare Stunden ziehen die Zeit ab, die Ihre Richtlinie aus der Arbeitskapazität entfernt. Für 2026 listet OPM 11 bundesweite Feiertage für Bundesbedienstete auf, aber bezahlte Feiertage im privaten Sektor hängen von der Arbeitgeberpolitik ab, sofern kein anderes Gesetz oder kein Vertrag gilt.
Die Behandlung von Abwesenheit verändert die Antwort, bevor sich die abrechenbare Arbeit ändert. Wenn ein Berater 160 Stunden monatliche Bruttokapazität, 16 Stunden bezahlte Abwesenheit und 8 Feiertagsstunden gemäß Unternehmensrichtlinie hat, betragen die netto verfügbaren Stunden 136. Ein Monat mit 112 abrechenbaren Stunden ergibt 70,00 % Auslastung gegenüber der Bruttokapazität, aber 82,35 % Auslastung gegenüber netto verfügbaren Stunden. Beide Zahlen sind mathematisch gültig. Erst der gekennzeichnete Nenner macht das Ergebnis nutzbar.
Die Standardformel für Auslastung lautet: abrechenbare Stunden geteilt durch verfügbare Stunden, multipliziert mit 100. Eine Vorlage sollte abrechenbare Zeit in ein Feld, verfügbare Stunden in ein anderes Feld und den Auslastungsprozentsatz in ein berechnetes Feld setzen. Halten Sie nicht abrechenbare interne Arbeit, Verwaltungszeit, Schulung, Vertriebsunterstützung und Abwesenheit außerhalb des abrechenbaren Zählers, sofern Ihr Unternehmen keine separate Kennzahl für produktive Auslastung hat.
Beispiel: Ein Designer erfasst 124 abrechenbare Stunden in einem Monat. Das Unternehmen definiert verfügbare Stunden als 152 Nettoarbeitsstunden nach PTO und Feiertagen. Die Auslastung entspricht 124 geteilt durch 152, multipliziert mit 100, also 81,58 %. Bei einem Abrechnungssatz von 115 $ haben diese 124 abrechenbaren Stunden einen abrechenbaren Wert von 14.260 $ vor Rabatten, Kürzungen, Rechnungszeitpunkt oder Änderungen beim Zahlungseingang.
Eine Tabelle oder einmalige Vorlage reicht für eine monatliche Prüfung, eine Planungsübung oder einen schnellen Vergleich zwischen Nenner-Richtlinien aus. Sie funktioniert, wenn eine Person die Eingaben kontrolliert und die Quelldaten klein sind. Die Vorlage wird fragil, wenn Personen abrechenbare Markierungen manuell aktualisieren, Abwesenheitsdatensätze anderswo liegen oder Manager Auslastung nach Person, Projekt, Kunde, Rolle und Zeitraum benötigen.
Ein verwalteter Workflow passt zu wiederkehrenden Berichten. Everhour Time Tracking erfasst Aufgaben- und Projektstunden über Timer oder manuelle Einträge, einschließlich Erfassung innerhalb unterstützter Projekttools. Genehmigte Timesheets, gesperrte Zeiträume, Erinnerungen und Timer-Regeln helfen Teams, Zeitdatensätze stabil zu halten, bevor diese Stunden in Berichte, Budgets, Rechnungen oder die Payroll-Prüfung einfließen. Dieser Workflow macht Auslastung aus einem monatlichen Neuaufbau zu einer prüfbaren operativen Kennzahl.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Beginnen Sie mit Spalten für Person, Rolle, Zeitraum, Bruttokapazität, Abwesenheitsstunden, Feiertagsstunden, netto verfügbare Stunden, abrechenbare Stunden, nicht abrechenbare Stunden, Auslastungsprozentsatz und Zielwert. Berechnen Sie netto verfügbare Stunden aus Kapazität minus gemäß Richtlinie genehmigter arbeitsfreier Zeit und teilen Sie dann abrechenbare Stunden durch diesen Nenner. Kennzeichnen Sie den Nenner neben dem Prozentsatz, damit Manager keine ungleichen Zahlen vergleichen.
Die gesamte erfasste Zeit funktioniert für Prüfungen der Vollständigkeit von Zeiteinträgen, schwächt aber normalerweise die Auslastungsanalyse. Auslastung vergleicht üblicherweise abrechenbare Stunden mit verfügbarer Kapazität, nicht mit dem, was jemand zufällig erfasst hat. Eine Person, die nur abrechenbare Arbeit erfasst, kann 100 % Auslastung gegenüber der gesamten erfassten Zeit zeigen und trotzdem nur einen Teil ihrer geplanten Kapazität nutzen.
Ziehen Sie Abwesenheitsstunden nur ab, wenn Ihr gewählter Nenner netto verfügbare Stunden sind. Unternehmens-PTO, bezahlte Feiertage, unbezahlte Abwesenheit und tatsächlich genommene qualifizierende FMLA-Abwesenheit sollten nach dieser Methode verfügbare Stunden reduzieren. Der FLSA verlangt keine Bezahlung für nicht gearbeitete Zeit, einschließlich Urlaub, Krankheitsurlaub oder bundesweiter oder anderer Feiertage, daher ergeben sich Abwesenheitsregeln privater Arbeitgeber aus Richtlinie, Vertrag oder einem anderen anwendbaren Gesetz.
Wöchentliche Aktualisierungen erfassen fehlende Zeit und ungewöhnliche Schwankungen bei abrechenbarer Zeit, solange die Arbeit noch frisch ist. Monatliche Aktualisierungen funktionieren für Finanzberichte und Managementprüfung, verursachen aber mehr Bereinigung, wenn Personen vergessen, Zeit zu klassifizieren. Ein Dienstleistungsteam, das Kapazität wöchentlich plant, sollte die Auslastung wöchentlich aktualisieren und den Monat dann mit genehmigten Summen abschließen.
Auslastung misst Stunden, während abrechenbarer Wert einen Satz auf diese Stunden anwendet. Eine Person kann ein Auslastungsziel von 80 % erreichen und dennoch niedrigere abgerechnete Umsätze haben, wegen Rabatten, Kürzungen, verzögerter Rechnungsstellung oder Problemen beim Zahlungseingang. Realization fügt diese nächste Ebene hinzu, indem der standardmäßige abrechenbare Wert mit dem tatsächlich abgerechneten oder eingezogenen Betrag verglichen wird.
Everhour Time Tracking erfasst Aufgaben- und Projektstunden über Live-Timer oder manuelle Einträge und speist diese Stunden dann in Timesheets, Berichte, Budgets, Rechnungen und die Payroll-Prüfung ein. Admins können Genehmigungen, gesperrte Zeiträume, Erinnerungen und Timer-Regeln nutzen, um zu verhindern, dass finalisierte Auslastungseingaben nach der Prüfung geändert werden.
Everhour Reporting ermöglicht Teams, Berichte mit Spalten, Gruppierungen, Filtern, Datumsbereichen und Exporten zu erstellen. Manager können erfasste Zeit nach Mitglied, Projekt, Kunde oder anderen Feldern gruppieren und dann abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit über den im Auslastungstracker verwendeten Zeitraum vergleichen.
Verwenden Sie genehmigte Zeiteinträge, gesperrte Zeiträume und klare abrechenbare Klassifizierungen, bevor Sie Auslastung berechnen. Everhour Time Tracking gibt Teams sauberere Quelldaten für Auslastungsberichte.
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