Everhour erfasst Abwesenheiten neben Arbeitsstunden, sodass aus einer statischen Kapazitätstabelle ein saubererer Workflow für die Auslastung werden kann.
Messen Sie die abrechenbare Auslastung gegenüber der Gesamtkapazität und sehen Sie genau, wie viele Stunden Sie pro Zeitraum liegen lassen.
Arbeitsstunden in diesem Zeitraum
Branchendurchschnitt für Agenturen: 75-85 %
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
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Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Ein Kapazitätstracker-PDF beantwortet eine praktische Planungsfrage: Wie viele verfügbare Stunden hat jede Person, und wie viel dieser Zeit ist bereits abrechenbar, zugewiesen oder nicht verfügbar? Für Auslastungsarbeit ist die wichtigste Kennzahl in der Regel abrechenbare Stunden geteilt durch verfügbare Stunden. Das PDF-Format eignet sich für eine schnelle Momentaufnahme für eine Woche, eine Person, ein Team oder ein Planungstreffen.
Für US-Teams ist Vollzeitkapazität eine Arbeitgeberregelung, kein bundesrechtlicher Schwellenwert. Der FLSA definiert weder Vollzeit- noch Teilzeitbeschäftigung. Viele Firmen gehen dennoch von 40 Stunden pro Woche aus, weil bundesrechtliche Überstundenregeln verlangen, dass erfasste nicht freigestellte Beschäftigte für Stunden über 40 in einer festen 168-Stunden-Arbeitswoche Überstundenvergütung erhalten. Dadurch entsteht eine gemeinsame Bruttokapazitätsbasis, die anschließend durch die Abwesenheitsregeln des Unternehmens angepasst wird.
Ein nützlicher Tracker trennt Bruttokapazität, nicht verfügbare Zeit, verfügbare Stunden, geplante abrechenbare Stunden, geplante nicht abrechenbare Stunden und Auslastungsquote. Bruttokapazität ist der Ausgangspunkt, zum Beispiel 40 Stunden für die Woche. Nicht verfügbare Zeit umfasst PTO, Feiertage, Krankheitstage, unbezahlte Freistellung, Schulungsblöcke oder genehmigte interne Verpflichtungen, die Ihre Richtlinie aus der Kapazität ausschließt.
Die Wahl des Nenners muss im PDF erscheinen. Ein Bruttonenner von 40 Stunden liefert eine Antwort, während ein um Abwesenheiten bereinigter Nenner der verfügbaren Stunden eine andere liefert. Der FLSA verlangt keine Bezahlung für nicht geleistete Zeit, einschließlich Urlaub, Krankheitstagen oder bundesweiten oder anderen Feiertagen, daher fällt bezahlte Freistellung im privaten Sektor unter die Arbeitgeberrichtlinie, sofern kein anderes Gesetz oder kein Vertrag gilt. Der Tracker sollte diese Richtlinie widerspiegeln, statt einen bundesrechtlichen Anspruch auf bezahlte Freistellung anzudeuten.
Verwenden Sie diese Formel, wenn der Tracker die abrechenbare Auslastung misst: abrechenbare Stunden geteilt durch verfügbare Stunden, multipliziert mit 100. Verfügbare Stunden entsprechen in der Regel der Bruttokapazität abzüglich genehmigter arbeitsfreier Zeit. Ein Consultant hat zum Beispiel 40 wöchentliche Bruttostunden, nimmt 8 Stunden PTO und erfasst 26 abrechenbare Stunden. Die verfügbaren Stunden betragen 32, und die abrechenbare Auslastung liegt bei 81,25 %.
Dieselbe Person zeigt eine Auslastung von 65 %, wenn Sie 26 abrechenbare Stunden durch die Bruttowoche von 40 Stunden teilen. Dieser Unterschied ist kein Rundungsproblem. Er entsteht durch die Nennerregelung. Ein Kapazitätstracker-PDF sollte die Kennzahl als Bruttokapazitätsauslastung oder Nettoverfügbarkeitsauslastung kennzeichnen, insbesondere wenn Manager Personen mit unterschiedlichem PTO, Feiertagen oder genehmigter Freistellung im selben Zeitraum vergleichen.
Ein PDF reicht für eine wöchentliche Personalbesetzungsprüfung, eine Angebotsschätzung oder einen schnellen Vergleich zwischen geplanter Kapazität und erwarteter abrechenbarer Nachfrage. Es funktioniert am besten, wenn das Team klein ist, der Zeitraum kurz ist und eine Person die Eingaben kontrolliert. Die Grenzen zeigen sich, wenn Personen PTO ändern, Arbeit spät hinzufügen, Zeit auf Projekte aufteilen oder eine Genehmigungsspur benötigen.
Ein verwalteter Workflow wird zur besseren Antwort, wenn Kapazität von genehmigten Abwesenheiten und aktuellen Zeiterfassungen abhängt. Everhour Time Off erfasst Urlaub, Krankheitstage, Feiertage und benutzerdefinierte Abwesenheitstypen mit Teiltagsdauern, Salden, Genehmigungsstatus und kapazitätsskalierten Tageslängen. Diese Abwesenheitsdaten fließen in Timesheets und Berichte ein und geben Managern eine aktuelle Grundlage für die Auslastung statt eines manuell aktualisierten PDFs.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Ein Kapazitätstracker-PDF sollte Bruttokapazität, nicht verfügbare Zeit, verfügbare Stunden, zugewiesene abrechenbare Arbeit, zugewiesene nicht abrechenbare Arbeit und Auslastung messen. Die wichtigste Designentscheidung ist der Nenner. Ein Tracker, der 40 Bruttostunden verwendet, beantwortet eine andere Frage als einer, der Arbeitsstunden nach PTO, Feiertagen, unbezahlter Freistellung oder anderen genehmigten Abwesenheiten verwendet.
Ja, ein PDF-Kapazitätstracker kann 40 Stunden als wöchentliche Bruttobasis verwenden, wenn dies der Arbeitgeberrichtlinie entspricht. Für die US-Planung sind 40 Stunden üblich, weil bundesrechtliche Überstundenregeln nach 40 geleisteten Stunden in einer festen 168-Stunden-Arbeitswoche für erfasste nicht freigestellte Beschäftigte greifen. Der Tracker benötigt dennoch eine separate Zeile für Abwesenheiten und andere arbeitsfreie Zeit.
Abwesenheiten reduzieren verfügbare Stunden, wenn der Tracker einen Nettoarbeitsstunden-Nenner verwendet. Nicht abrechenbare Arbeit nutzt verfügbare Stunden für interne Meetings, Schulungen, Administration oder Geschäftsentwicklung. Werden beide vermischt, wirkt die Auslastung aus dem falschen Grund niedriger, weil ein Urlaubstag und ein Angebotsmeeting operativ nicht dasselbe bedeuten.
Bundesweite Feiertage sollten nur erscheinen, wenn die Arbeitgeberrichtlinie, ein Vertrag oder eine anwendbare Regel sie für die erfasste Gruppe als arbeitsfreie Zeit behandelt. OPM listet für Bundesbeschäftigte 11 bundesweite Feiertage im Jahr 2026 auf. Bezahlte Feiertage im privaten Sektor bleiben Sache der Arbeitgeberrichtlinie, sofern kein anderes Gesetz oder kein Vertrag gilt, daher sollte das PDF dem tatsächlichen Feiertagskalender der Organisation entsprechen.
Zwei Tracker verwenden in der Regel unterschiedliche Nenner. Einer kann abrechenbare Stunden durch Bruttokapazität teilen, während ein anderer abrechenbare Stunden durch verfügbare Stunden nach PTO und Feiertagen teilt. Beide Berechnungen können mathematisch korrekt sein, beantworten aber unterschiedliche Fragen. Setzen Sie den Namen des Nenners neben jede Auslastungskennzahl, damit Manager Gleiches mit Gleichem vergleichen.
Everhour Time Off erfasst Urlaub, Krankheitstage, Feiertage und benutzerdefinierte Abwesenheitstypen mit Teiltagsoptionen, Ansammlung und Übertrag, Salden sowie Genehmigung von Anfragen. Time-off-Einträge fließen in Timesheets und Berichte ein, sodass Kapazitätsprüfungen genehmigte Abwesenheitsdaten statt eines manuell überarbeiteten PDFs verwenden können.
Ersetzen Sie statische Kapazitätsmomentaufnahmen durch genehmigte Abwesenheiten und erfasste Zeit in Everhour, damit Auslastungsberichte die aktuelle Verfügbarkeit und echte Arbeit statt veralteter Tabellensummen widerspiegeln.
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