Komplexe Abrechnung kombiniert Sätze, Abrechnungsstatus und Steuerangaben. Everhour hält diese Details mit der erfassten Zeit verknüpft.
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Messung
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Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Eine erweiterte Berechnung abrechenbarer Stunden beantwortet mehr als „Stunden mal Satz". Sie zeigt, welche genehmigten Stunden abrechenbar sind, welcher Satz für jede Person, Aufgabe oder jedes Projekt gilt, was als nicht abrechenbar ausgeschlossen wird und welche Zwischensumme der Rechnung vor Steuern oder Abschlägen entsteht. Das ist wichtig, wenn ein Projekt gemischte Personalbesetzung, individuelle Aufgabensätze oder unterschiedliche Abrechnungsbedingungen je Angelegenheit verwendet.
Das Ergebnis sollte Ihnen eine belastbare Zwischensumme in US-Dollar liefern und dann Raum für eine jurisdiktionsspezifische steuerliche Behandlung lassen, wenn die Dienstleistung steuerpflichtig ist. Die Vereinigten Staaten haben keine bundesweite VAT/GST oder keinen nationalen Sales-Tax-Satz für abgerechnete professionelle Zeit. Bundesstaatliche und lokale Regeln bestimmen die Steuerangabe, daher benötigt die Berechnung die richtige Jurisdiktion statt eines standardmäßigen nationalen Prozentsatzes.
Beginnen Sie damit, jeden Zeiteintrag dem richtigen Abrechnungsbereich zuzuordnen: Projektsatz, Mitarbeitersatz, Aufgabensatz oder nicht abrechenbar. Ein Senior Consultant mit 250 $ pro Stunde und ein Analyst mit 125 $ pro Stunde sollten nicht gemittelt werden, es sei denn, der Kundenvertrag besagt, dass die Rechnung einen gemischten Satz verwendet. Wenn eine Aufgabe von der Abrechnung ausgeschlossen ist, behalten Sie sie im Auslastungsbericht, entfernen Sie sie aber aus der abrechenbaren Zwischensumme.
Erweiterte Abrechnung benötigt außerdem eine klare Unterscheidung zwischen abrechenbaren Stunden, abgerechneten Stunden und vereinnahmtem Umsatz. Abrechenbare Stunden sind für die Rechnungsstellung geeignet. Abgerechnete Stunden sind die Stunden, die nach Abschlägen oder Umfangsanpassungen tatsächlich auf einer Rechnung enthalten sind. Vereinnahmter Umsatz ist das, was der Kunde bezahlt. Wenn diese drei Zahlen vermischt werden, werden Realisierungsprobleme verdeckt und die Projektrentabilität sieht sauberer aus, als sie ist.
Die Kernformel lautet: abrechenbarer Betrag = abrechenbare Stunden x geltender Abrechnungssatz. Bei mehreren Sätzen berechnen Sie jede Zeile separat und addieren anschließend die Zeilenbeträge. Wenn die Dienstleistung im relevanten Bundesstaat oder Ort steuerpflichtig ist, wenden Sie die Steuerangabe auf die steuerpflichtige Zwischensumme an, nicht auf nicht abrechenbare Zeit. Halten Sie jeden Abschlag separat, damit der ursprüngliche abrechenbare Wert sichtbar bleibt.
Ein Projekt hat zum Beispiel 18 genehmigte abrechenbare Stunden zu 250 $ pro Stunde und 32 genehmigte abrechenbare Stunden zu 125 $ pro Stunde. Die Zeilenbeträge betragen 4.500 $ und 4.000 $, was eine Zwischensumme von 8.500 $ ergibt. Wenn die Rechnung einen kombinierten texanischen Satz für steuerpflichtige Dienstleistungen von 8,25 % verwendet, beträgt die Steuer 701,25 $ und die Rechnungssumme 9.201,25 $.
Erweiterte Berechnungen benötigen Raum für Ausnahmen, die eine einfache Summe überspringt. Hawaii hat keine Sales Tax, erhebt aber eine allgemeine Verbrauchsteuer von 4 % auf die meisten Geschäftstätigkeiten, mit Obergrenzen für die Weitergabe von County-Zuschlägen von bis zu 4,7120 % in Counties, die den Zuschlag eingeführt haben. Die New Mexico Gross Receipts Tax umfasst die Erbringung von Dienstleistungen in New Mexico, mit kombinierten Sätzen von 5,125 % bis 8,6875 % je nach Geschäftsstandort.
Für US-Rechtsarbeit hängt die Berechnung außerdem von der Offenlegung der Gebühren ab. ABA Model Rule 1.5 verlangt, dass der Umfang der Vertretung sowie die Grundlage oder der Satz der Gebühren und Auslagen bei neuen Mandatsbeziehungen zwischen Anwalt und Mandant schriftlich mitgeteilt werden, vorbehaltlich der begrenzten Ausnahme der Regel für niedrige Kosten. Der Rechner kann die Mathematik summieren, aber die Satzgrundlage muss weiterhin zu den Mandatsbedingungen passen.
Ein einmaliger Rechner reicht aus, wenn Sie eine kleine Rechnung bepreisen, ein Satzszenario testen oder vor der Abrechnung eine Zwischensumme erklären müssen. Er eignet sich auch dafür, die steuerliche Behandlung separat vom Zeitbuch zu prüfen, insbesondere wenn die Dienstleistung bundesstaatliche oder lokale Regeln berührt. Bewahren Sie die Eingaben, die Satzgrundlage und die Ausschlüsse mit den Rechnungsunterlagen auf.
Ein verwalteter Workflow ist besser, wenn Personen kontinuierlich Zeit erfassen, einige Aufgaben nicht abrechenbar sind, Sätze je nach Person oder Aufgabe variieren oder Rechnungen vor dem Versand genehmigt werden müssen. Everhour unterstützt abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit durch den Projektabrechnungsstatus, Kontrollen für nicht abrechenbare Aufgaben auf Aufgabenebene, individuelle Aufgabensätze, Ausnahmen bei Mitarbeitersätzen und Admin-Berichte für abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Sie benötigen genehmigte Zeiteinträge, den Abrechnungsstatus, den geltenden Satz für jede Zeile, jeden Abschlag oder Ausschluss und die richtige Steuerangabe, wenn die Dienstleistung steuerpflichtig ist. Bei US-Rechnungen werden Summen normalerweise in US-Dollar ausgewiesen, und die steuerliche Behandlung erfolgt bundesstaatlich und lokal statt als bundesweite VAT/GST-Berechnung.
Verwenden Sie Mitarbeitersätze, wenn die Kundenvereinbarung die Arbeit jeder Person separat bepreist, etwa mit Sätzen für Partner, Manager und Analysten. Verwenden Sie einen gemischten Satz nur, wenn der Vertrag einen gemeinsamen Stundensatz für das Team oder die Angelegenheit festlegt. Mitteln Sie Sätze nicht nach Abschluss der Arbeit, es sei denn, die Abrechnungsbedingungen erlauben diese Behandlung.
Nicht abrechenbare Aufgaben bleiben im Zeitdatensatz, fließen aber nicht in die Rechnungszwischensumme ein. Diese Trennung ermöglicht es Ihnen, Auslastung und Projektkosten zu prüfen, ohne dem Kunden ausgeschlossene Arbeit zu berechnen. Ein häufiger Fehler ist es, nicht abrechenbare Zeit vollständig zu löschen, was die Rechnung sauberer macht, aber die Rentabilitäts- und Personalbesetzungsanalyse beschädigt.
Abschläge zeigen die Lücke zwischen dem geeigneten abrechenbaren Wert und dem tatsächlich abgerechneten Betrag. Wenn 8.500 $ an geeigneter Arbeit auf der Rechnung auf 8.000 $ reduziert werden, ändert sich der abgerechnete Betrag, aber der ursprüngliche abrechenbare Wert bleibt für die Realisierung wichtig. Beide Zahlen sichtbar zu halten, hilft, Preisentscheidungen und Margendruck zu erklären.
Ja, wenn die Dienstleistung im relevanten Bundesstaat oder Ort steuerpflichtig ist. Die Vereinigten Staaten haben keine bundesweite VAT/GST oder keinen nationalen Sales-Tax-Satz für abgerechnete professionelle Zeit. Zum Beispiel verwenden steuerpflichtige Dienstleistungen in Texas einen bundesstaatlichen Sales-and-Use-Tax-Satz von 6,25 %, wobei lokale Jurisdiktionen bis zu 2 % hinzufügen können, sodass ein maximaler kombinierter Satz von 8,25 % entsteht.
Everhour ermöglicht Admins, den Projektabrechnungsstatus festzulegen, bestimmte Aufgaben als nicht abrechenbar zu markieren, individuelle Aufgabensätze zu verwenden und Ausnahmen bei Mitarbeitersätzen festzulegen. Berichte können abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten anzeigen, sodass die Rechnungsprüfung mit kategorisierter Zeit statt mit einer neu aufgebauten Tabelle beginnt.
Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Ausgaben in Rechnungen um und schließt dabei nicht abrechenbare Arbeit aus. Rechnungsdaten können nach Projekt, Aufgabe, Person, Datum oder anderen verfügbaren Aufschlüsselungen gruppiert werden, was dabei hilft, das Rechnungsformat an die Abrechnungserwartungen des Kunden anzupassen.
Erfassen Sie Abrechnungsstatus, Sätze und Ausschlüsse vor der Rechnungsprüfung. Everhour hält Eingaben für erweiterte Abrechnung mit Berichten, Genehmigungen und kundenfertigen Abrechnungssummen verbunden.
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