Everhour wandelt erfasste Zeit in Berichte um, aber eine nützliche Vorlage braucht dennoch klare Definitionen für Kapazität, abrechenbare Stunden und Ziele.
Messen Sie die abrechenbare Auslastung gegenüber der Gesamtkapazität und sehen Sie genau, wie viele Stunden Sie pro Zeitraum liegen lassen.
Arbeitsstunden in diesem Zeitraum
Branchendurchschnitt für Agenturen: 75-85 %
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
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Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Eine Vorlage zur Ressourcenauslastung beantwortet eine praktische Frage: Wie viel der verfügbaren Arbeitskapazität einer Person wurde in einem Zeitraum zu abrechenbarer oder anderweitig genutzter Arbeit. Die Vorlage benötigt den Namen der Person, Rolle, Zeitraum, Bruttokapazität, PTO- oder Feiertagsabzüge, verfügbare Stunden, abrechenbare Stunden, nicht abrechenbare Delivery-Stunden, Auslastungsquote und Zielquote. Ohne diese Felder wirkt der Prozentsatz präzise, während der Nenner verborgen bleibt.
Für US-Teams ist Vollzeitkapazität eine Vorgabe der Arbeitgeberrichtlinie. Der FLSA definiert keine Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigung. Viele Unternehmen beginnen mit 40 Wochenstunden, weil bundesstaatliche Überstundenregeln verlangen, dass abgedeckte nicht freigestellte Beschäftigte für Arbeitsstunden über 40 in einer festen 168-Stunden-Arbeitswoche Überstundenvergütung erhalten, aber diese Basis ist kein gesetzliches Auslastungsziel.
Der Nenner beeinflusst das Ergebnis stärker als die Formel. Die Bruttokapazität verwendet die geplante Kapazität vor Abwesenheiten. Die Netto-Arbeitskapazität zieht unternehmensbezogene PTO, Feiertage, unbezahlten Urlaub und andere arbeitsfreie Zeiten ab. Die gesamten erfassten Stunden verwenden nur aufgezeichnete Zeit. Eine Vorlage sollte den Nenner in jeder Zeile benennen, damit ein Manager nicht 75 % der Nettokapazität mit 75 % der Bruttokapazität vergleicht.
Eine wöchentliche Basis von 40 Stunden entspricht 2.080 Bruttojahresstunden vor Abzug von unternehmensbezogener PTO, Feiertagen, unbezahltem Urlaub oder anderer arbeitsfreier Zeit. Der FLSA verlangt keine Bezahlung für nicht gearbeitete Zeit, einschließlich Urlaub, Krankheitsurlaub oder bundesstaatlicher oder anderer Feiertage, daher stammen Urlaubsabzüge privater Arbeitgeber aus Richtlinien, Verträgen oder einer anderen anwendbaren Regel und nicht aus einem bundesstaatlichen Anspruch auf Jahresurlaub.
Die Kernformel lautet: abrechenbare Stunden geteilt durch verfügbare Stunden, multipliziert mit 100. Verwenden Sie für eine monatliche Zeile denselben Zeitraum für beide Felder. Wenn ein Consultant 160 Bruttomonatsstunden, 8 Feiertagsstunden und 8 PTO-Stunden hat, entsprechen die verfügbaren Stunden 144. Wenn dieser Consultant 108 abrechenbare Stunden erfasst, beträgt die Auslastung 75 %.
Verwenden Sie eine separate Spalte für nicht abrechenbare Delivery-Arbeit, statt sie mit abrechenbaren Stunden zu vermischen. Zum Beispiel erklären 36 nicht abrechenbare Projektstunden die verbleibende Arbeitszeit, ohne die Umsatzauslastung aufzublähen. Eine Vorlage kann außerdem Spalten für Zielauslastung und Abweichung enthalten, etwa 75 % tatsächlich gegenüber einem Ziel von 80 %, was eine Lücke von 5 Prozentpunkten ergibt.
US-Bundesquellen definieren Regeln zu Arbeitsstunden und Urlaub, legen aber kein Auslastungsziel für Professional Services fest. Eine Vorlage sollte das Ziel als Unternehmensbenchmark nach Rolle, Servicebereich oder Branche speichern. Delivery Consultants, Projektmanager, Partner und interne Operations-Mitarbeitende benötigen in der Regel unterschiedliche Zielzeilen, weil ihre nicht abrechenbaren Verantwortlichkeiten Teil des Betriebsmodells sind.
BLS berichtete, dass Beschäftigte in der Privatwirtschaft 2025 zu 80 % Zugang zu bezahltem Urlaub und zu 81 % Zugang zu bezahlten Feiertagen hatten, daher rechnen viele US-Vorlagen Urlaub heraus, obwohl das Bundesrecht ihn nicht vorschreibt. OPM listet 11 bundesstaatliche Feiertage im Jahr 2026 für Bundesbedienstete auf, während bezahlte Feiertage im privaten Sektor eine Frage der Arbeitgeberrichtlinie bleiben, sofern kein anderes Gesetz oder kein Vertrag gilt.
Eine Tabellenkalkulationsvorlage reicht für eine einmalige Personalprüfung, ein monatliches Board-Paket oder ein einfaches Client-Services-Modell mit einem kleinen Team aus. Sie funktioniert am besten, wenn jemand die Stunden prüfen, Urlaub aktualisieren und Ziellücken überprüfen kann, bevor jemand die Quote für Einstellungen, Preisgestaltung oder Workload-Entscheidungen verwendet.
Ein verwalteter Workflow wird notwendig, wenn Auslastung von kontinuierlicher Zeiterfassung, abrechenbaren und nicht abrechenbaren Klassifizierungen, genehmigten Timesheets, Kapazitätsplanung und Reporting-Übergaben abhängt. Everhour Reporting kann Zeit nach Mitglied, Projekt, Kunde, abrechenbarer Zeit, Arbeitskosten und Budgetfeldern gruppieren und anschließend Berichte exportieren oder planen, sodass Auslastung von einer statischen Vorlage in wiederkehrende Abläufe übergeht.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Verfügbare Stunden sollten zur Nenner-Richtlinie passen, die das Unternehmen verwendet. Eine Bruttokapazitätsvorlage beginnt mit geplanten Stunden. Eine Netto-Arbeitsstunden-Vorlage zieht PTO, Feiertage, unbezahlten Urlaub und ähnliche Abwesenheiten ab. Eine Vorlage für insgesamt erfasste Stunden verwendet nur aufgezeichnete Stunden. Benennen Sie den Nenner in der Vorlage, damit jeder Auslastungsprozentsatz angibt, was er misst.
Ja. Verwenden Sie separate Spalten für Bruttokapazität, Abwesenheitsabzüge, netto verfügbare Stunden, abrechenbare Stunden, Bruttoauslastung und Nettoauslastung. Diese Struktur zeigt die Wirkung von PTO und Feiertagen, ohne die ursprüngliche Kapazitätsbasis zu überschreiben. Sie verhindert außerdem, dass Manager zwei Personen vergleichen, deren Quoten unterschiedliche Nennerdefinitionen verwenden.
Nicht abrechenbare Projektarbeit sollte in einer eigenen Spalte erscheinen, sofern das Unternehmen interne Delivery-Arbeit nicht als genutzte Zeit definiert. Abrechenbare Auslastung verwendet normalerweise abrechenbare Stunden als Zähler. Produktive oder Gesamtauslastung kann abrechenbare plus genehmigte nicht abrechenbare Delivery-Stunden enthalten, aber die Vorlage sollte diese Kennzahl separat benennen.
Die Vorlagenquote sinkt, wenn der Nenner Kapazität enthält, die das Timesheet nicht zeigt. Eine Person mit 120 abrechenbaren Stunden und 150 verfügbaren Stunden hat 80 % Auslastung. Dieselben 120 abrechenbaren Stunden geteilt durch 130 erfasste Stunden ergeben 92,31 %. Beide Berechnungen sind nur gültig, wenn die Vorlage den Nenner benennt.
Ein Ziel von 100 % abrechenbarer Auslastung lässt keinen Raum für interne Meetings, Schulungen, Vertriebsunterstützung, Nacharbeit, Administration, PTO, Feiertage oder Personallücken. Professional-Services-Teams setzen Ziele in der Regel unterhalb der vollen Kapazität, damit Personen nicht abrechenbare Verantwortlichkeiten übernehmen und dennoch Kundenarbeit liefern können, ohne jede verfügbare Stunde als abrechenbar zu planen.
Everhour Reporting ermöglicht Teams, Auslastungsberichte mit 45+ Spalten, Gruppierungen, Filtern, Datumsbereichen und Exportformaten einschließlich CSV, Excel/XLSX und PDF zu erstellen. Ein Manager kann erfasste Zeit nach Mitglied, Projekt, Kunde, abrechenbarer Zeit, Arbeitskosten und Budgetfeldern gruppieren, bevor er eine Vorlage aktualisiert oder sie durch einen gespeicherten Bericht ersetzt.
Everhour Resource Planning zeigt Teamkapazität und Workload auf einer visuellen Zeitleiste mit Mitglieder- und Projektansichten. Manager können die wöchentliche Kapazität pro Person festlegen, geplante Abwesenheiten berücksichtigen und geplante Kapazität mit tatsächlich erfasster Zeit vergleichen, bevor sie die Auslastung anhand von Rollen- oder Teamzielen prüfen.
Nutzen Sie Everhour Reporting, um abrechenbare Zeit, Kapazitätseingaben, Kunden, Projekte und Teammitglieder in exportierbare Berichte zu gruppieren, die Ressourcenauslastung über eine statische Tabellenkalkulation hinaus sichtbar halten.
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