Tabellenkalkulationen machen jede Zelle sichtbar, sind aber anfällig; Everhour hält abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit mit erfasster Arbeit verknüpft.
Erfassen Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit und sehen Sie in Sekunden Ihre echte Auslastung und Ihr Umsatzpotenzial.
Arbeitsstunden im Zeitraum
Verwaltung, Meetings, interne Arbeit
Branchendurchschnitt liegt bei 75-80 %
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Die Berechnung beantwortet eine praktische Frage: Wie viel genehmigte Kundenzeit vor Zahlungseingang, Rabatten oder Kürzungen wert ist. Sie beginnt mit abrechenbaren Stunden, wendet den richtigen Satz an, schließt nicht abrechenbare Arbeit aus und fügt eine rechtsgebietsspezifische Steuer nur hinzu, wenn die Leistung steuerpflichtig ist. In den Vereinigten Staaten werden Summen abrechenbarer Stunden normalerweise in US-Dollar angegeben, und es gibt keine bundesweite VAT/GST, die auf jede Rechnung aufzuschlagen ist.
Excel kann dieselbe Frage beantworten, wenn jede Zeile, jede Formel, jeder Satz und jede Rundungsregel korrekt ist. Das Risiko liegt in der Kontrolle. Eine Tabellenkalkulation hängt üblicherweise von kopierten Formeln, manuell eingegebenen Sätzen und separaten Notizen zu Kürzungen ab. Ein Rechner ist für eine einmalige Prüfung besser, weil er die wichtigsten Eingaben in eine engere Struktur zwingt: Stunden, Satz, Abrechenbarkeitsstatus, Steuereingabe und Rechnungssumme.
Die Grundformel lautet: abrechenbare Stunden multipliziert mit dem Abrechnungssatz. Wenn mehrere Personen oder Aufgaben unterschiedliche Sätze haben, berechnen Sie jede Zeile separat und addieren Sie anschließend die Zeilensummen. Nicht abrechenbare Stunden bleiben aus dem Rechnungswert heraus, auch wenn sie weiterhin für Auslastung und Profitabilität wichtig sind. Wenn der Vertrag ein Abrechnungsinkrement verwendet, runden Sie die Zeit gemäß dieser Richtlinie, bevor Sie sie mit dem Satz multiplizieren.
Ein Software-Beratungsprojekt umfasst beispielsweise 17 genehmigte Stunden eines Senior Analyst zu 150 $ pro Stunde und 19 genehmigte Stunden eines Project Lead zu 210 $ pro Stunde. Die Analyst-Zeile beträgt 2.550 $, und die Project-Lead-Zeile beträgt 3.990 $. Der abrechenbare Betrag vor Steuern beträgt 6.540 $. Wenn auf diese Leistung eine staatliche oder lokale Steuer anfällt, fügen Sie nach der Arbeitssumme die korrekte rechtsgebietsspezifische Steuereingabe hinzu.
Excel ist nützlich, wenn Sie eine sichtbare Prüfung von Annahmen benötigen, etwa separate Zeilen für Personen, Daten, Sätze, Kürzungen und Steuern. Es wird anfällig, wenn die Abrechnung von wiederholten Importen aus Timesheets, häufigen Satzänderungen oder Ausnahmen auf Aufgabenebene abhängt. Eine einzige kopierte Formel kann interne Zeit einschließen, eine Kürzung übersehen oder einen Standardsatz anwenden, wo ein projektspezifischer Satz gelten sollte.
Der klarste Entscheidungspunkt ist Wiederholbarkeit. Wenn Sie einmal im Monat eine Rechnung für einen Kunden berechnen, kann Excel ausreichen. Wenn Sie abrechenbare Zeit über mehrere Projekte, Personen und Abrechnungsmethoden hinweg berechnen, verwenden Sie eine Struktur, die geleistete Zeit, abrechenbare Zeit, abgerechnete Zeit und eingezogene Umsätze trennt. Diese Unterscheidung schützt Auslastung, Realisierung, Zahlungseingang und effektiven Abrechnungssatz davor, als dieselbe Kennzahl behandelt zu werden.
Ein Rechner reicht aus, wenn die Eingaben bekannt sind, der Abrechnungszeitraum geschlossen ist und das Ergebnis für eine schnelle Schätzung oder eine einzelne Rechnungsprüfung verwendet wird. Er funktioniert gut, um zu bestätigen, dass 36 genehmigte Stunden zu zwei Sätzen dem erwarteten Betrag vor Steuern entsprechen. Er hilft außerdem, offensichtliche Fehler zu erkennen, bevor eine Tabellenkalkulation, ein Rechnungsentwurf oder ein Buchhaltungseintrag zur Prüfung geht.
Ein verwalteter Workflow ist besser, wenn die Abrechnung einen Genehmigungsverlauf, abrechenbare Einstellungen auf Aufgabenebene, Satzhistorie, Reporting oder eine Übergabe an die Rechnungsstellung benötigt. Everhour unterstützt abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit durch Abrechnungsstatus auf Projektebene, Kontrollen für nicht abrechenbare Aufgaben auf Aufgabenebene, benutzerdefinierte Aufgabensätze, Ausnahmen bei Mitgliedersätzen und Admin-Berichte für abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Excel ist nur genau, wenn die Arbeitsmappenstruktur kontrolliert wird. Sperren Sie die Satztabelle, trennen Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Zeilen, weisen Sie Kürzungen separat aus und testen Sie Formeln, bevor Sie die Summe verwenden. Wenn Personen Formeln überschreiben, Sätze manuell ändern oder geleistete Stunden mit abrechenbaren Stunden vermischen, kann die Rechnungszahl falsch sein, auch wenn die Arithmetik sauber aussieht.
Nehmen Sie genehmigte Zeit auf, die dem Kunden gemäß Projekt, Vertrag oder Honorarvereinbarung berechnet werden soll. Schließen Sie interne Administration, Vertriebsarbeit, Schulungen, nicht berechenbare Nacharbeit und jede als nicht abrechenbar markierte Aufgabe aus. Wenn ein Zeiteintrag vor der Rechnungsstellung reduziert wird, ist der reduzierte Betrag abgerechnete Zeit, während der ursprüngliche Eintrag weiterhin für die Realisierungsanalyse wichtig ist.
Die Vereinigten Staaten haben keine bundesweite VAT/GST oder einen einheitlichen nationalen Umsatzsteuersatz für abgerechnete professionelle Zeit. Die steuerliche Behandlung ist bundesstaatlich und lokal. Manche Leistungen werden nicht besteuert, während bestimmte Rechtsgebiete bestimmte Leistungen oder Bruttoeinnahmen besteuern. Verwenden Sie die rechtsgebietsspezifische Steuereingabe nur, wenn die Leistung steuerpflichtig ist, und halten Sie die Steuerberechnung von der Arbeitssumme getrennt.
Ein Rechner ist besser für eine schnelle, begrenzte Antwort, wenn Sie die Stunden, Sätze, den Abrechenbarkeitsstatus und jede Steuereingabe bereits kennen. Er reduziert Tabellenkalkulationsfehler, weil es weniger bearbeitbare Zellen gibt. Eine Tabellenkalkulation ist besser, wenn Sie einen längeren Prüfpfad, mehrere Positionen, benutzerdefinierte Notizen oder eine aufbewahrte Arbeitsmappe für die Kundenprüfung benötigen.
Der häufigste Fehler ist, geleistete Stunden, abrechenbare Stunden und abgerechnete Stunden als eine Zahl zu behandeln. Geleistete Stunden umfassen den gesamten Aufwand. Abrechenbare Stunden umfassen berechenbare Arbeit. Abgerechnete Stunden spiegeln Kürzungen, Rabatte oder Ausschlüsse wider, die vor der Rechnungsstellung vorgenommen werden. Wenn diese Zahlen eine Spalte teilen, stimmen Auslastung, Realisierung und die Rechnungssumme des Kunden nicht mehr mit der tatsächlichen Abrechnungsentscheidung überein.
Everhour ermöglicht Admins, den Abrechnungsstatus auf Projektebene festzulegen, bestimmte Aufgaben als nicht abrechenbar zu markieren, benutzerdefinierte Aufgabensätze zu verwenden und Ausnahmen bei Mitgliedersätzen festzulegen. Berichte können abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag und Kosten anzeigen, sodass die Rechnungsprüfung auf kategorisierter Zeit statt auf Tabellenkalkulationsbereinigung basiert.
Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Ausgaben in Rechnungen um, berechnet Beträge aus Sätzen unter Ausschluss nicht abrechenbarer Arbeit und markiert fakturierte Zeit, damit sie in zukünftigen Rechnungen nicht erneut erscheint. Rechnungen können als Entwürfe nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks exportiert werden.
Verfolgen Sie Abrechnungsstatus, Aufgabenausnahmen, Sätze und Berichte dort, wo Zeit erfasst wird. Everhour hält genehmigte Arbeit mit Abrechnungssummen verbunden, ohne jede Rechnung aus Excel neu aufzubauen.
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