Everhour hält Projektkosten und abrechenbare Sätze organisiert, während eine klare Bestellung Lieferanten eindeutige Kaufanweisungen gibt.
Tragen Sie Ihre Daten ein, fügen Sie Positionen hinzu und klicken Sie auf Drucken, wenn Sie fertig sind.
| Beschreibung | Menge | Satz | Steuer | Betrag |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
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Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Eine Bestellung ist ein vom Käufer ausgestelltes Dokument, das einem Lieferanten mitteilt, was Sie kaufen möchten, zu welchem Preis und zu welchen Liefer- und Zahlungsbedingungen. Sie unterscheidet sich von einer Rechnung, die der Verkäufer ausstellt, um nach Lieferung von Waren oder Dienstleistungen Zahlung anzufordern. Sie unterscheidet sich auch von einer Quittung, die den Zahlungseingang nachweist, und von einem Angebot oder Kostenvoranschlag, das bzw. der normalerweise vor der Genehmigung kommt.
Eine einfache Bestellvorlage gibt Ihnen eine wiederholbare Möglichkeit, Käufer, Verkäufer, Artikelbeschreibung, Menge, Stückpreis, erwartetes Lieferdatum, Lieferadresse, Rechnungsadresse, Zahlungsbedingungen und genehmigende Person zu erfassen. Kleine Teams nutzen sie, um lose E-Mail-Genehmigungen, fehlende Mengenangaben und Lieferantenstreitigkeiten darüber zu vermeiden, was bestellt wurde. Das fertige Dokument sollte klar genug sein, damit der Lieferant erfüllen kann, ohne dieselben Details erneut erfragen zu müssen.
Beginnen Sie mit einer Bestellnummer, einem Ausstellungsdatum, dem Namen des Käufers, dem Käuferkontakt, dem Namen des Lieferanten und dem Lieferantenkontakt. Fügen Sie jeden Artikel oder jede Dienstleistung in einer eigenen Zeile mit Beschreibung, Menge, Stückpreis und Zeilenbetrag hinzu. Nehmen Sie Lieferbedingungen, Lieferadresse, Rechnungsadresse, gewünschtes Lieferdatum, Zahlungsbedingungen und jeden internen Projekt-, Abteilungs- oder Kostencode auf, den Ihr Genehmigungsprozess erfordert.
Die steuerliche Behandlung gehört nur dann in die Bestellung, wenn sie Käufer und Verkäufer hilft, sich auf den erwarteten Betrag zu einigen. Die Vereinigten Staaten verwenden kein nationales VAT- oder GST-Rechnungssystem, und es gibt keinen einheitlichen nationalen Sales-Tax-Satz. Staatliche und lokale Sales-and-Use-Tax-Regeln hängen von der Rechtsordnung, Nexus, der Steuerpflichtigkeit des Produkts oder der Dienstleistung und dem Verkaufsort ab, daher sollte eine Bestellung nicht so tun, als gelte überall eine pauschale Steuerregel.
Eine einfache Vorlage sollte Reibung verringern, nicht die Felder entfernen, die Fehler verhindern. Beschränken Sie das Layout auf eine Kopfzeile, einen Lieferantenblock, einen Käuferblock, eine Positionstabelle, einen Summenbereich und einen Genehmigungsbereich. Optionale Felder gehören nur dorthin, wo sie den Kauf unterstützen, etwa ein Projektcode für Kundenarbeit, ein Lieferkontakt für versandte Waren oder eine Vertragsreferenz für wiederkehrende Lieferantenbestellungen.
Der größte Fehler besteht darin, eine Bestellung wie eine fertige Rechnung zu behandeln. Eine Bestellung autorisiert oder fordert einen Kauf an; sie beweist nicht, dass der Verkäufer die Arbeit geliefert hat oder dass Zahlung fällig ist. Für die Bundesbeschaffung hat eine spätere ordnungsgemäße Rechnung eigene FAR-definierte Felder, einschließlich Auftragnehmerdetails, Rechnungsdatum und -nummer, Vertrags- oder Bestellreferenzen, Positionen, Bedingungen, Zahlungsempfängerdetails und erforderlicher TIN- oder EFT-Daten, wenn Behördenverfahren sie verlangen.
Eine kostenlose Vorlage reicht für eine einmalige Lieferantenbestellung, einen kleinen Gerätekauf oder eine einfache Serviceanfrage aus, bei der eine Person die Ausgabe genehmigt. Sie gibt Ihnen einen herunterladbaren Nachweis und ein klares Dokument, das Sie senden können, bevor der Lieferant mit der Arbeit beginnt. Sie funktioniert auch, wenn der Käufer bereits ein separates Buchhaltungssystem hat, das Genehmigungen, Zahlungen und Lieferantendatensätze steuert.
Ein verwalteter Workflow ist besser, wenn Bestellungen mit Kundenprojekten, abrechenbarer Arbeit, internen Kostensätzen oder wiederkehrenden Lieferantenausgaben verbunden sind. Everhour trennt Kosten- und abrechenbare Sätze, unterstützt Standardwerte pro Person und Überschreibungen pro Projekt und bewahrt datierte Satzhistorien, damit Teams interne Kosten mit kundenorientierter Abrechnung vergleichen können, bevor Arbeit die Rechnungsphase erreicht.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Eine Bestellung ist nicht dasselbe wie eine Rechnung. Der Käufer sendet eine Bestellung, um Waren oder Dienstleistungen anzufordern oder zu autorisieren. Der Verkäufer sendet eine Rechnung, um nach der Bereitstellung dieser Waren oder Dienstleistungen Zahlung anzufordern. Eine Quittung kommt nach der Zahlung und weist nach, dass die Zahlung eingegangen ist.
Eine nutzbare Bestellung enthält eine PO-Nummer, ein Ausstellungsdatum, Käufer- und Lieferantendetails, Artikel- oder Dienstleistungsbeschreibungen, Mengen, Stückpreise, Summen, Lieferdetails, Zahlungsbedingungen und Genehmigungsinformationen. Ein Projektcode, eine Abteilung oder eine Vertragsreferenz hilft ebenfalls, wenn der Käufer interne Nachverfolgung benötigt.
Eine Bestellung kann eine geschätzte Steuerzeile enthalten, wenn Käufer und Verkäufer eine erwartete Gesamtsumme benötigen, aber die Sales and Use Tax der Vereinigten Staaten ist kein nationales VAT- oder GST-System. Staatliche und lokale Regeln bestimmen, ob Steuer anfällt, welcher Satz gilt und ob ein Produkt oder eine Dienstleistung steuerpflichtig ist.
Eine PDF-Bestellung ist für gewöhnliche Käufe im Privatsektor akzeptabel, wenn beide Parteien diesen Prozess akzeptieren. Die US-amerikanische Aufbewahrung von Bundessteuerunterlagen schreibt kein bestimmtes Rechnungs- oder Bestellformular für den Privatsektor vor. Unternehmen benötigen Unterlagen, die Einnahmen, Ausgaben und Transaktionsnachweise klar zeigen.
Fehlende Positionsdetails verursachen die am leichtesten vermeidbaren Verzögerungen. Ein Lieferant benötigt die genaue Artikel- oder Dienstleistungsbeschreibung, Menge, den Stückpreis, die Lieferadresse, das gewünschte Datum und den Käuferkontakt. Eine vage Zeile wie „Beratungsleistungen" oder „Bürobedarf" zwingt den Lieferanten, Details zu bestätigen, bevor er die Bestellung erfüllt.
Everhour trennt interne Kostensätze von kundenorientierten abrechenbaren Sätzen, mit Standardwerten pro Person und Überschreibungen pro Projekt. Teams können Arbeit nach Projekt, Mitglied oder Aufgabe bepreisen und datierte Satzhistorien bewahren, damit Projektkosten und Kundenabrechnung abgestimmt bleiben, wenn sich Lieferanten- oder Arbeitskosten ändern.
Verfolgen Sie Projektkosten, datierte Sätze und abrechenbare Arbeit in Everhour, damit Kaufentscheidungen mit saubereren Projektmargen und genauerer Rechnungsstellung verbunden sind.
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