Bestellungen in den Vereinigten Staaten benötigen klare Felder für Lieferanten, Steuern und Genehmigungen. Everhour hält die spätere Berichtsspur geordnet.
Tragen Sie Ihre Daten ein, fügen Sie Positionen hinzu und klicken Sie auf Drucken, wenn Sie fertig sind.
| Beschreibung | Menge | Satz | Steuer | Betrag |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
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Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Verwenden Sie eine Bestellung für die Vereinigten Staaten, um einen Kauf zu autorisieren, bevor der Lieferant eine Rechnung sendet. Das Dokument sollte Käufer, Lieferant, PO-Nummer, Ausstellungsdatum, Lieferdetails, Zahlungsbedingungen und die Person oder Abteilung identifizieren, die die Ausgabe genehmigt. Positionen sollten Beschreibungen, Mengen, Stückpreise, Summen und jeden Projekt-, Abteilungs- oder Kostencode zeigen, der für die interne Nachverfolgung benötigt wird.
Eine Bestellung ersetzt nicht die Rechnung des Lieferanten. Für bundesweite Steuerunterlagen können Unternehmen jedes für das Unternehmen geeignete Aufzeichnungssystem wählen, wenn es Einnahmen und Ausgaben klar ausweist; Rechnungen sind unterstützende Dokumente und kein landesweit vorgeschriebenes Rechnungsformat für den privaten Sektor. Eine PO unterstützt dieselbe Nachweisspur, indem sie zeigt, wer den Kauf genehmigt hat, was bestellt wurde und welche Rechnung später dazu passen sollte.
Eine saubere PO ermöglicht den Drei-Wege-Abgleich: Bestellung, Lieferantenrechnung und Empfangs- oder Liefernachweis sollten übereinstimmen. Verwenden Sie genaue Artikelnamen, Leistungszeiträume, Mengen, Preise und Lieferort. Fügen Sie Kontaktangaben des Käufers und Zahlungsadressdaten des Lieferanten hinzu, wenn der Lieferant sie vor der Rechnungsstellung benötigt, aber halten Sie die PO auf die Autorisierung statt auf den Zahlungsnachweis ausgerichtet.
Beschreiben Sie bei Dienstleistungen den Umfang so, dass der Lieferant darauf eine Rechnung stellen kann. Eine Position wie „Implementierungsberatung, 10 Stunden zu 150 $ pro Stunde, Projekt ACME-24" ist leichter zu genehmigen und abzugleichen als „Beratungsleistungen". Geben Sie bei Waren SKU- oder Teilenummern, Versandbedingungen und Bestimmungsort an. Fügen Sie Vertragsreferenzen bei, wenn Preise oder Zahlungsbedingungen aus einer separaten Vereinbarung stammen.
Die Vereinigten Staaten verwenden kein nationales VAT- oder GST-Rechnungsregime. Verpflichtungen zur staatlichen und lokalen Sales and Use Tax hängen von der geltenden Jurisdiktion, Nexus, der Steuerpflichtigkeit des Produkts oder der Dienstleistung und dem Ort ab, an dem der Verkauf stattfindet. Washington hat zum Beispiel einen staatlichen Sales-Tax-Anteil von 6,5 % plus einen lokalen Anteil, der je nach Stadt oder County variiert und danach erhoben wird, wo der Kunde die Waren oder Dienstleistungen erhält.
Eine Bestellung für dieses Land sollte Platz für Sales Tax lassen, ohne vorzugeben, dass es einen einzigen nationalen Satz gibt. Fügen Sie Felder für Lieferort, Hinweise zur Steuerpflichtigkeit, Referenz auf eine Freistellungsbescheinigung und geschätzte Sales Tax hinzu, wenn der Käufer erwartet, dass der Lieferant sie berechnet. Verkäufer, die steuerpflichtige Verkäufe tätigen, benötigen möglicherweise eine Registrierung auf Bundesstaatsebene, etwa eine California seller's permit für Einzelhändler, die in Kalifornien geschäftlich tätig sind und steuerpflichtige materielle persönliche Güter verkaufen.
Eine einmalige PO-Vorlage reicht für einen gelegentlichen Kauf, eine kleine Lieferantenbestellung oder eine einfache interne Genehmigung. Sie gibt Ihnen einen nummerierten Datensatz, Positionsdetails und ein Dokument, auf das sich der Lieferant in der Rechnung beziehen kann. Die Grenze zeigt sich, wenn mehrere Personen Ausgaben genehmigen, Projekte Budgettransparenz benötigen oder Einkaufsdatensätze mit abrechenbarer Kundenarbeit verbunden werden müssen.
Ein verwalteter Workflow verhindert, dass PO, Zeiterfassungen, Kosten und Rechnungsstatus über Tabellenblätter verteilt werden. Everhour Reporting kann Projektdaten, Kosten, Abrechnungsfelder, Rechnungsstatus und benutzerdefinierte Metadaten über mehr als 45 Berichtsspalten gruppieren und filtern. Das ist wichtig, wenn genehmigte Lieferantenkosten oder eingekaufte Dienstleistungen in Kundenabrechnung, Projektrentabilität oder geplanten Finanzberichten erscheinen müssen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Unternehmen des privaten Sektors in den Vereinigten Staaten verwenden Bestellungen im Allgemeinen als Vertrags- und interne Kontrolldokumente, nicht weil ein bundesweites PO-Format für gewöhnliche Käufe gilt. Eine unterzeichnete oder akzeptierte PO kann dennoch Teil der kommerziellen Vereinbarung zwischen Käufer und Lieferant werden, daher sollten die Felder zu Angebot, Vertrag, Lieferbedingungen und Genehmigungsrichtlinie passen.
Eine Bestellung kann geschätzte Sales Tax enthalten, sollte aber keinen nationalen VAT- oder GST-Satz anwenden. Sales and Use Tax ist staatlich und lokal. Die PO sollte Lieferort, Freistellungsstatus, steuerpflichtige Artikel oder Dienstleistungen und alle Verkäufergenehmigungs- oder Kontodetails erfassen, die der Lieferant für den jeweiligen Bundesstaat benötigt.
Name, Adresse, Kontakt und Zahlungsadressdaten eines Lieferanten gehören normalerweise auf die PO. Eine Taxpayer Identification Number wird üblicherweise über Form W-9 erfasst, wenn der Zahler sie für IRS-Informationsmeldungen benötigt, statt auf jeder Bestellung gedruckt zu werden. Staatliche Verkäufergenehmigungen oder Sales-Tax-Kontodetails gelten dort, wo die Transaktion sie erfordert.
Die Bundesbeschaffung hat strengere nachgelagerte Rechnungsregeln als gewöhnliche Einkäufe im privaten Sektor. FAR 32.905 definiert ordnungsgemäße bundesweite Rechnungsfelder, darunter Auftragnehmerdetails, Daten, Rechnungsnummer, Vertrags- oder Bestellreferenzen, Beschreibungen, Mengen, Preise, Zahlungsbedingungen, Zahlungsadressdaten sowie TIN- oder EFT-Daten, wenn Behördenverfahren sie verlangen. Eine bundesweite PO sollte diese späteren Rechnungsfelder unterstützen.
Vage Positionen verursachen die meisten vermeidbaren Verzögerungen. Eine PO mit der Angabe „professionelle Dienstleistungen" gibt der Kreditorenbuchhaltung zu wenig, um sie mit der Lieferantenrechnung, dem Empfangsnachweis, dem Projektbudget oder der Absicht des Genehmigers abzugleichen. Verwenden Sie spezifische Beschreibungen, Leistungstermine, Mengen, Sätze, Lieferort und den internen Projekt- oder Kostencode des Käufers.
Everhour Reporting ermöglicht Teams, Berichte mit mehr als 45 Spalten, Filtern, Gruppierung, Datumsbereichen und Exporten zu erstellen. Finanz- oder Projektverantwortliche können abrechenbare Zeit, Kosten, Rechnungsstatus, Projekt-, Kunden-, Mitglieder- und Metadatenfelder in einer Berichtsansicht prüfen, statt PO-bezogenen Kontext aus separaten Dateien neu aufzubauen.
Verfolgen Sie Projektzeit, Kosten und Rechnungsstatus in Everhour und nutzen Sie anschließend anpassbare Berichte, um genehmigte Arbeit, Abrechnungsdatensätze und Projektrentabilität zu verbinden.
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