Retainer legen eine Abrechnungsobergrenze oder einen Vorauszahlungsbetrag fest; Everhour hilft, erfasste Zeit sichtbar zu halten, bevor Rechnungen finalisiert werden.
Erfassen Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit und sehen Sie in Sekunden Ihre echte Auslastung und Ihr Umsatzpotenzial.
Arbeitsstunden im Zeitraum
Verwaltung, Meetings, interne Arbeit
Branchendurchschnitt liegt bei 75-80 %
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Eine Berechnung von abrechenbaren Stunden im Vergleich zu einem Retainer beantwortet eine praktische Frage: Passt die genehmigte Arbeit in den Retainer-Betrag für den Abrechnungszeitraum? Beginnen Sie mit abrechenbarer Zeit, Abrechnungssätzen und dem Retainer-Wert. Das Ergebnis ist der abgedeckte Betrag, das ungenutzte Retainer-Guthaben oder die Mehrleistung, die gemäß Kundenvereinbarung genehmigt, abgeschrieben oder auf der Rechnung behandelt werden muss.
Dieser Vergleich ist wichtig, wenn ein fester monatlicher Retainer eine definierte Leistungsmenge abdeckt, die tatsächliche Arbeit aber variiert. Wenn die Vereinbarung vorsieht, dass Mehrleistungen separat abgerechnet werden, unterstützt die Berechnung eine zusätzliche Rechnungsposition. Wenn die Vereinbarung besagt, dass der Retainer gedeckelt ist, identifiziert dieselbe Berechnung Abschreibungen oder Umfangsgespräche, bevor der Zeitraum endet.
Die Kernformel lautet: genehmigte abrechenbare Stunden multipliziert mit dem geltenden Satz, anschließend verglichen mit dem Retainer. Bei mehreren Sätzen berechnen Sie jede Rolle oder Leistungszeile separat, bevor Sie die Ergebnisse addieren. Eine einfache Struktur ist: `(hours × rate) + (hours × rate) = billable value`, dann `billable value - retainer = overage`, wenn das Ergebnis positiv ist.
Ein Beispiel: Ein Client-Success-Retainer umfasst 22 genehmigte Beratungsstunden zu 175 $ pro Stunde und 11 genehmigte Implementierungsstunden zu 125 $ pro Stunde. Der abrechenbare Wert beträgt 3.850 $ plus 1.375 $, also 5.225 $. Gegenüber einem Retainer von 4.500 $ beträgt die Mehrleistung 725 $, wenn der Vertrag zusätzliche Abrechnung über den Retainer hinaus erlaubt.
Ein Retainer-Vergleich ist nicht dasselbe wie eine Berechnung des Zahlungsstatus. Der Retainer-Betrag zeigt die vereinbarte Abdeckung für einen Abrechnungszeitraum oder ein Engagement. Die Summe der abrechenbaren Stunden zeigt den Wert der genehmigten Arbeit. Der Zahlungseingang zeigt, ob der Kunde bezahlt hat. Halten Sie diese Dinge getrennt, damit Auslastung, Realisierung, Zahlungseinzug und effektiver Abrechnungssatz nicht zu einer irreführenden Zahl verschmelzen.
Der häufige Fehler besteht darin, einen Retainer automatisch für jede erfasste Stunde als verdient zu behandeln. Wenn 40 Stunden gearbeitet wurden, aber nur 33 als abrechenbar genehmigt sind, vergleichen Sie den Retainer mit den 33 genehmigten abrechenbaren Stunden. Abschreibungen, ausgeschlossene interne Arbeit und nicht abrechenbare Aufgaben verändern den abrechenbaren Wert, bevor der Retainer-Vergleich beginnt.
Für professionelle Abrechnung in den USA gibt es keine bundesweite VAT/GST oder einen einheitlichen nationalen Sales-Tax-Satz. Die Behandlung der Sales Tax ist bundesstaatlich und lokal, und einige Leistungen werden nicht besteuert. Fügen Sie eine jurisdiktionsspezifische Steuerangabe nur hinzu, wenn die abgerechnete Leistung steuerpflichtig ist. Beispielsweise verwenden steuerpflichtige Leistungen in Texas einen staatlichen Satz von 6,25 %, mit lokalen Sätzen bis zu einem kombinierten Höchstwert von 8,25 %.
Auch der Zahlungszeitpunkt ist von der Retainer-Berechnung getrennt. Für Lieferantenrechnungen an Bundesbehörden verwenden die Prompt-Payment-Regeln im Allgemeinen das Vertragsdatum, akzeptierte Skontobedingungen, eine Regel für beschleunigte Zahlung oder 30 Kalendertage nach Eingang einer ordnungsgemäßen Rechnung. Für US-Anwälte verlangt ABA Model Rule 1.5, dass der Umfang der Vertretung sowie die Grundlage oder der Satz von Gebühren und Auslagen bei neuen Mandanten-Anwalt-Beziehungen schriftlich mitgeteilt werden, vorbehaltlich der begrenzten Ausnahme der Regel für geringe Kosten.
Eine einmalige Berechnung reicht aus, wenn Sie eine kurze Zeitliste, einen Retainer-Betrag und eine klare Vertragsregel für Mehrleistungen haben. Sie liefert eine schnelle Antwort für eine einzelne Rechnungsprüfung, Umfangskontrolle oder ein Kundengespräch. Sie reicht nicht aus, wenn mehrere Personen, Sätze, Abschreibungen, Genehmigungen oder Abrechnungszeiträume die endgültige Zahl beeinflussen.
Ein verwalteter Workflow wird notwendig, wenn Retainer-Abdeckung einen Audit Trail benötigt. Everhour kann abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit in Berichten halten, Einträge nach Kunde, Projekt, Aufgabe oder Person gruppieren und die Daten zur Prüfung exportieren. Das gibt dem Abrechnungsverantwortlichen eine belastbare Aufzeichnung, bevor Details zur Retainer-Nutzung oder zu Mehrleistungen an den Kunden gesendet werden.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
High Performer
G2
Sommer 2026
Best Ease Of Use
Capterra
Sommer 2026
Zählt zu den besten Zeiterfassungstools bei G2, Capterra und TrustRadius — mit durchgängigem Lob für Benutzerfreundlichkeit, Integrationen und Support.
Berechnen Sie zuerst den genehmigten abrechenbaren Wert und vergleichen Sie ihn dann mit dem Retainer-Betrag. Verwenden Sie `approved billable hours × rate` für jede Satzkategorie, addieren Sie die Ergebnisse und ziehen Sie den Retainer ab. Ein positives Ergebnis ist eine Mehrleistung, wenn der Vertrag die Abrechnung von Mehrleistungen erlaubt. Ein negatives Ergebnis ist ungenutzte Abdeckung oder Marge, abhängig von der Vereinbarung.
Ein Retainer und ein Festhonorar sind nicht automatisch dasselbe. Ein Retainer finanziert oder deckt häufig Arbeit für einen Zeitraum ab, während ein Festhonorar einen definierten Umfang unabhängig von Stunden bepreisen kann. Der Vertrag entscheidet, ob ungenutzter Retainer-Wert vorgetragen wird, verfällt, erstattet wird oder nach Ende des Zeitraums verdient bleibt.
Wenn abrechenbare Arbeit den Retainer übersteigt, hängt der nächste Schritt von der Kundenvereinbarung ab. Der Überschuss kann zu einer Rechnung für Mehrleistungen werden, eine Kundengenehmigung erfordern, eine Abschreibung auslösen oder signalisieren, dass der Umfang das Serviceniveau überschritten hat. Stellen Sie den Überschuss nicht in Rechnung, es sei denn, die Vereinbarung unterstützt die Abrechnung von Mehrleistungen.
Wenden Sie Steuern an, nachdem Sie den steuerpflichtigen abgerechneten Betrag bestimmt haben, nicht bevor Sie den abrechenbaren Wert berechnen. In den Vereinigten Staaten gibt es keine bundesweite VAT/GST oder einen nationalen Sales-Tax-Satz für professionelle Zeit. Verwenden Sie eine bundesstaatliche und lokale Steuerangabe nur, wenn die konkrete Leistung in der relevanten Jurisdiktion steuerpflichtig ist.
Die Retainer-Realisierung fällt unter 100 %, wenn der genehmigte abrechenbare Wert vor der Abrechnung reduziert wird oder wenn gearbeitete Zeit gemäß Vereinbarung nicht berechnet werden kann. Häufige Ursachen sind Abschreibungen, nicht abrechenbare Aufgaben, gedeckelte Mehrleistungen, fehlende Genehmigungen und Zeit, die nach Ende des Abrechnungszeitraums eingegeben wurde. Die Lücke sollte sichtbar sein, bevor die Rechnung ausgestellt wird.
Everhour Reporting ermöglicht Admins, Berichte mit 45+ Spalten, Filtern, Gruppierung, Datumsbereichen und Exporten zu erstellen. Für Retainer-Prüfungen können Berichte abrechenbare Zeit, nicht abrechenbare Zeit, abrechenbaren Betrag, Kosten, Projekt, Kunde, Mitglied, Aufgabe und Rechnungsstatus in einer Ansicht für die Abrechnungsprüfung zeigen.
Everhour Billing & Invoicing kann nicht fakturierte abrechenbare Zeit und Ausgaben in Rechnungen umwandeln, Beträge aus Sätzen und Zeit berechnen und nicht abrechenbare Arbeit ausschließen. Rechnungszeilen können nach Projekt, Aufgabe, Person, Datum oder anderen verfügbaren Aufschlüsselungen gruppiert werden, damit sie zum Format der Retainer-Prüfung passen.
Verfolgen Sie genehmigte abrechenbare Arbeit, vergleichen Sie sie mit der Retainer-Abdeckung und exportieren Sie abrechnungsbereite Berichte. Everhour gibt Teams den Reporting-Trail hinter Entscheidungen zur Retainer-Nutzung und zu Mehrleistungen.
14 Tage kostenlos testen · Keine Kreditkarte · Jederzeit kündbar
