Ein Word-Abrechnungsblatt hält Kundenbelastungen lesbar; Everhour unterstützt den längeren Workflow hinter genehmigter Zeit und Budgets.
Erfassen Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit und sehen Sie in Sekunden Ihre echte Auslastung und Ihr Umsatzpotenzial.
Arbeitsstunden im Zeitraum
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Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
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Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Ein Kundenabrechnungsblatt in Word beantwortet eine praktische Frage: Wie viel sollte diesem Kunden für genehmigte Arbeit in einem definierten Zeitraum berechnet werden? Das Blatt sollte den Kunden, das Projekt, den Leistungszeitraum, abrechenbare Stunden, den Abrechnungssatz, die Zwischensumme, Kürzungen, Auslagen, falls verwendet, die Steuereingabe, wenn die Leistung steuerpflichtig ist, und den endgültig fälligen Betrag in US-Dollar ausweisen.
Word eignet sich gut, wenn die Abrechnung ein erzählendes Layout, einen Unterschriftenblock oder eine beigefügte Erläuterung benötigt. Als Rechner ist es schwächer, weil Formeln leicht beschädigt werden können, alte Versionen im Umlauf bleiben und manuelle Bearbeitungen den abgerechneten Betrag vom genehmigten Zeitnachweis trennen können. Verwenden Sie das Blatt als Präsentationsebene und bewahren Sie die Quellstunden dann an einem kontrollierten Ort auf.
Die Kernberechnung lautet: abrechenbare Stunden multipliziert mit dem geltenden Abrechnungssatz. Wenn derselbe Kunde unterschiedliche Sätze für unterschiedliche Arbeitsarten hat, berechnen Sie jede Zeile separat, bevor Sie die Zwischensumme addieren. Zum Beispiel ergeben 17 genehmigte Recherchestunden zu 165 $ pro Stunde 2.805 $, und 23 genehmigte Entwurfsstunden zu 110 $ pro Stunde ergeben 2.530 $.
Die abrechenbare Zwischensumme vor Steuern beträgt 5.335 $. Wenn Sie eine Kürzung anwenden, ziehen Sie sie nach den Zeilenzwischensummen ab, damit der Kunde die Anpassung sehen kann. Die US-Abrechnung verwendet keinen einheitlichen bundesweiten VAT/GST-Satz; die Behandlung der Sales Tax ist bundesstaatlich und lokal, und einige Leistungen werden nicht besteuert. Fügen Sie nur dann eine jurisdiktionsspezifische Steuerzeile hinzu, wenn die Leistung steuerpflichtig ist.
Der häufige Fehler bei einem Word-Abrechnungsblatt besteht darin, das Dokument als Quelle der Wahrheit zu behandeln. Eine sauber wie eine Rechnung aussehende Datei kann dennoch kopierte Stunden, veraltete Sätze oder eine fehlende Kürzung enthalten. Sperren Sie die Eingaben vor der Formatierung: genehmigte Stunden, Satzquelle, Rundungsregel, Auslagennachweise und Steuerentscheidung. Übertragen Sie diese Zahlen dann in das Word-Blatt.
Für US-Anwälte müssen die Grundlage oder der Satz von Gebühren und Auslagen bei neuen Mandant-Anwalt-Beziehungen gemäß ABA Model Rule 1.5 schriftlich mitgeteilt werden, vorbehaltlich der begrenzten Niedrigkosten-Ausnahme der Regel. Ein Abrechnungsblatt sollte zu dieser schriftlichen Satzgrundlage passen. Wenn die Mandatsvereinbarung besagt, dass Partnerzeit anders abgerechnet wird als Associate-Zeit, trennen Sie diese Zeilen, statt sie stillschweigend zu vermischen.
Ein einmaliges Word-Blatt reicht für einen kleinen festen Zeitraum, einen Kunden, ein oder zwei Sätze und keinen wiederkehrenden Budgetdruck aus. Es gibt dem Kunden ein lesbares Dokument und ermöglicht Ihnen, Notizen anzuhängen. Es reicht nicht aus, wenn mehrere Personen Zeit erfassen, Sätze je nach Projekt variieren oder der Kunde Budgetaktualisierungen erwartet, bevor die Rechnung eintrifft.
Für einen verwalteten Workflow erfassen Sie Zeit fortlaufend, markieren Einträge als abrechenbar oder nicht abrechenbar, genehmigen den Zeitraum und erstellen dann das kundenorientierte Abrechnungsdokument. Everhour Project Budgeting unterstützt stundenbasierte und geldbasierte Budgets, wiederkehrende Zeiträume, E-Mail-Benachrichtigungen, Budgetschutz, Kontrollen zur Einbeziehung von Auslagen, mehrere Abrechnungsmethoden und Budgets auf Kundenebene, bevor das endgültige Abrechnungsblatt vorbereitet wird.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Nehmen Sie Kundenname, Abrechnungszeitraum, Projekt- oder Vorgangsname, Leistungsbeschreibung, abrechenbare Stunden, Abrechnungssatz, Zeilenzwischensumme, Anpassungen, Auslagen, falls verwendet, Steuerzeile, wenn die Leistung steuerpflichtig ist, fälligen Betrag, Zahlungsbedingungen und Rechnungsreferenz auf. Halten Sie die Zeitquelle getrennt von der Word-Datei, damit genehmigte Stunden während der Formatierung nicht geändert werden.
Multiplizieren Sie jede abrechenbare Stundenzeile mit ihrem Abrechnungssatz und addieren Sie dann die Zeilenzwischensummen. Ziehen Sie Kürzungen oder Gutschriften nach der Zwischensumme ab, nicht innerhalb der Stundenspalte. Fügen Sie Auslagen nur hinzu, wenn die Kundenvereinbarung sie erlaubt. Fügen Sie staatliche oder lokale Steuern nur hinzu, wenn die Leistung in der relevanten Gerichtsbarkeit steuerpflichtig ist.
Zeigen Sie nicht abrechenbare Zeit nur dann, wenn sie hilft, Wert, Kürzungen oder einen vom Kunden angeforderten Statusbericht zu erklären. Mischen Sie nicht abrechenbare Stunden nicht in den fälligen Betrag. Ein sauberes Blatt trennt genehmigte abrechenbare Stunden von interner Zeit, sodass der gesamte Rechnungsbetrag nur an belastbare Arbeit gebunden ist.
Die Vereinigten Staaten haben keinen bundesweiten VAT/GST oder nationalen Sales-Tax-Satz für abgerechnete professionelle Zeit. Sales Tax ist bundesstaatlich und lokal, und die Steuerpflicht hängt von der Leistung und der Gerichtsbarkeit ab. Zum Beispiel besteuert Texas steuerpflichtige Leistungen mit 6,25 % staatlicher Steuer, mit lokalen Zuschlägen bis zu einem kombinierten Satz von 8,25 %.
Das größte Risiko ist Versionsdrift. Eine kopierte Word-Datei kann einen alten Stundensatz beibehalten, eine Kürzung auslassen oder Stunden verwenden, die nie genehmigt wurden. Stimmen Sie vor dem Versand jede Zeile mit dem genehmigten Zeitnachweis, der schriftlichen Satzgrundlage und den Abrechnungsbedingungen des Kunden ab.
Everhour Project Budgeting verfolgt stundenbasierte und geldbasierte Budgets, während Personen Zeit erfassen, und sendet dann Benachrichtigungen bei definierten Schwellenwerten wie 75 %, 90 % und 100 %. Das gibt Ihnen den Budgetstatus, bevor das Word-Abrechnungsblatt vorbereitet wird, statt Überschreitungen erst nach dem Rechnungsentwurf zu entdecken.
Everhour Billing & Invoicing wandelt erfasste abrechenbare Zeit und Auslagen in Rechnungen um, berechnet Beträge aus Sätzen und abrechenbaren Einträgen und schließt nicht abrechenbare Arbeit aus. Rechnungen können als Entwürfe zur buchhalterischen Prüfung nach QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks exportiert werden.
Verwenden Sie Everhour Project Budgeting, um Zeit- und Geldbudgets, wiederkehrende Limits, Benachrichtigungen und Budgetschutz zu verfolgen, bevor Sie Kundenabrechnungsblätter mit saubererer Abrechnungskontrolle erstellen.
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