Les équipes de santé ont besoin de dossiers au niveau du quart pour la paie, les effectifs et le reporting. Everhour prend en charge un suivi structuré entre équipes et projets.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Le suivi du temps dans le secteur de la santé sert à enregistrer qui a travaillé, quand cette personne a travaillé, et quel rôle ou type de poste elle a couvert. Un dossier utile indique le membre du personnel, la date de travail, l'heure de début et de fin, les pauses rémunérées, les périodes de repas non rémunérées, le contexte du quart, le type de poste, le statut d'emploi et le total des heures de la journée et de la semaine de travail.
Les hôpitaux et les établissements de soins résidentiels sont des employeurs couverts par la FLSA. Pour chaque travailleur non exempt couvert, les dossiers doivent inclure les heures travaillées chaque jour, le total des heures travaillées chaque semaine de travail, la base de rémunération, le taux horaire régulier, les gains au taux normal, les gains d'heures supplémentaires, les retenues, le total des salaires, la date de paie et la période de paie. Les équipes de soins de longue durée ont également besoin d'heures quotidiennes auditables du personnel de soins directs pour le reporting CMS Payroll-Based Journal.
Les plannings de santé incluent souvent des nuits, des week-ends, des jours fériés et des astreintes. Ces libellés sont importants, car le taux régulier pour les heures supplémentaires dans le secteur de la santé inclut le taux horaire plus certaines rémunérations supplémentaires, comme les indemnités de quart et certaines primes. Un dossier de temps propre doit relier les heures au contexte de quart ou de taux de paie utilisé par la paie.
Le traitement des pauses exige également de la précision. Les directives du DOL pour les travailleurs de soins considèrent les courtes pauses de repos de 20 minutes ou moins comme rémunérables. Les véritables périodes de repas, généralement de 30 minutes ou plus, n'ont pas à être payées uniquement lorsque le travailleur est complètement relevé de ses fonctions. Une infirmière qui pointe un quart de nuit de 12 heures avec une période de repas interrompue a besoin d'un dossier qui reflète le temps réellement travaillé.
Le reporting CMS Payroll-Based Journal s'applique aux établissements de soins de longue durée et exige des informations complètes et exactes sur les effectifs de soins directs, y compris le personnel d'agence et sous contrat. CMS s'attend à ce que les soumissions proviennent de la paie et d'autres données vérifiables et auditables ; les heures quotidiennes du personnel ne peuvent donc pas exister uniquement dans des notes informelles ou dans la mémoire d'un responsable.
Les données détaillées des employés PBJ incluent un numéro d'identification d'employé généré par le système, la date de travail, le type de poste, le statut d'emploi et les heures travaillées pour chaque employé de maison de retraite. Les heures sont déclarées pour chaque membre du personnel chaque jour du trimestre, et les soumissions doivent arriver avant 23 h 59, heure de l'Est, le 45e jour calendaire après le dernier jour de chaque trimestre fiscal.
Un total hebdomadaire ponctuel convient pour une révision rapide des heures d'un employé. Les équipes de santé ont besoin de davantage lorsque les quarts, les types de poste, le personnel d'agence, les contrôles des heures supplémentaires et les rapports d'effectifs dépendent tous du même dossier. Le système utile maintient la cohérence des saisies quotidiennes et conserve la piste d'approbation avant la paie ou le reporting.
Everhour Project Budgeting convient aux opérations de santé qui surveillent le temps et les dépenses de main-d'œuvre par service, unité, projet ou contrat. Les équipes peuvent utiliser des budgets basés sur les heures ou sur l'argent, des périodes budgétaires récurrentes, des alertes e-mail de seuil, une protection du budget, des contrôles d'inclusion des dépenses, plusieurs méthodes de facturation et des budgets au niveau du client lorsque le temps suivi doit alimenter un flux de travail géré.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les dossiers de santé doivent inclure l'ID de l'employé ou du membre du personnel, la date de travail, le rôle ou le type de poste, le statut d'emploi, les heures travaillées, les heures de début et de fin, les détails des pauses et des repas, le contexte de quart ou de taux de paie, ainsi que le statut d'agence ou de contrat le cas échéant. Les travailleurs non exempt couverts ont également besoin des heures quotidiennes et du total des heures hebdomadaires pour la tenue des dossiers FLSA.
La FLSA exige des employeurs couverts qu'ils conservent des dossiers exacts pour les travailleurs non exempt, mais elle n'impose pas un formulaire ou système de suivi du temps spécifique. Une feuille papier, une pointeuse, une feuille de calcul ou un système logiciel peut convenir si les dossiers sont complets, exacts et conservés pendant la période requise.
Les hôpitaux et les établissements de soins résidentiels peuvent utiliser le système « 8 et 80 » de la section 7(j) de la FLSA uniquement si l'accord existe avant que le travail soit effectué. Dans ce système, les heures supplémentaires sont dues à une fois et demie le taux normal pour les heures au-delà de 8 heures dans une journée de travail et au-delà de 80 heures dans la période fixe de 14 jours.
La FLSA n'exige pas le paiement d'une prime d'heures supplémentaires uniquement parce que des employés non exempt couverts travaillent le samedi, le dimanche, un jour férié ou un jour de repos habituel. Les heures supplémentaires fédérales s'appliquent lorsque la règle hebdomadaire est déclenchée, ou lorsqu'un système 8 et 80 valide pour le secteur de la santé s'applique. Le droit de l'État, la politique interne ou les conditions contractuelles peuvent ajouter des primes.
Le plus grand risque consiste à considérer que le total du quart suffit tout en omettant le contexte de taux de paie, le traitement des pauses, le rôle ou le statut d'agence. Cette lacune peut affecter les calculs d'heures supplémentaires, la révision de la paie, le reporting PBJ et le soutien aux audits. Les dossiers de santé nécessitent des détails quotidiens, pas seulement un chiffre hebdomadaire.
Everhour Project Budgeting suit les budgets basés sur les heures et sur l'argent au fur et à mesure que le temps est enregistré, avec des périodes budgétaires récurrentes et des alertes e-mail de seuil à des niveaux de dépenses définis. Un responsable de santé peut surveiller le temps de main-d'œuvre par rapport à un service, une unité, un projet ou un contrat avant que le budget ne soit épuisé.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet et les heures de travail par personne afin que les responsables puissent approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis avant la révision de la paie ou de la facturation. Le temps soumis et approuvé est verrouillé pour les membres réguliers, ce qui aide à protéger les dossiers finalisés contre les modifications ultérieures.
Suivez les heures approuvées du secteur de la santé par rapport aux budgets, aux quarts et aux équipes dans Everhour, puis utilisez des dossiers structurés pour la révision de la paie, la visibilité sur les effectifs et le contrôle des coûts de main-d'œuvre.
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