Les réunions Outlook créent des enregistrements de travail dispersés. Everhour transforme le temps approuvé en feuilles de temps pour l'examen de la paie et de la facturation.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Mesure
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Cette page s'adresse aux équipes qui planifient le travail dans Outlook Calendar et ont besoin que ces réunions soient reflétées dans les enregistrements de temps sans reconstruire la semaine à la main. Un événement de calendrier vous donne la matière première : objet, heure de début, heure de fin, participants, corps, lieu et fuseau horaire. L'enregistrement de temps a toujours besoin d'un projet, d'une tâche, d'une date, d'une durée et d'un commentaire qui aura du sens plus tard.
L'intégration Outlook Calendar signifie généralement un workflow d'automatisation, pas une pointeuse universelle intégrée. Via Zapier, un déclencheur Microsoft Outlook tel que New Calendar Event peut envoyer les détails de l'événement à l'action Add Time d'Everhour. Cette action écrit du temps sur une tâche Everhour sélectionnée et nécessite Project, Task et Time, avec Date et Comment disponibles pour une meilleure révision.
Un workflow utile de calendrier vers temps commence par l'événement de calendrier et se termine par une entrée de feuille de temps que quelqu'un peut approuver. L'objet Outlook devient souvent le commentaire ou la description. Les heures de début et de fin de l'événement déterminent la durée. Le projet et la tâche ont besoin d'une règle de correspondance cohérente, par exemple les réunions client allant vers un projet client et la planification interne vers une tâche non facturable.
La décision principale consiste à déterminer si un événement Outlook représente du temps de travail, une disponibilité en arrière-plan ou un espace réservé. Un appel client de 30 minutes peut devenir du temps facturable lorsque votre engagement le permet. Un bloc de concentration provisoire, une réunion générale ou un rendez-vous personnel nécessite un traitement différent. Une correspondance propre évite les totaux facturables gonflés et sépare l'examen de la paie du bruit du calendrier.
Pour les registres de paie aux États-Unis, Outlook Calendar est une source de planification, pas le registre de conformité complet à lui seul. La FLSA exige que les employeurs couverts conservent des registres exacts pour les travailleurs non exemptés, et ces registres doivent inclure les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail pour les employés couverts par les dispositions relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires. La loi autorise toute méthode complète et exacte.
Les heures supplémentaires fédérales pour les employés couverts non exemptés s'appliquent aux heures travaillées au-delà de 40 heures dans une semaine de travail fixe de 168 heures et doivent être payées au moins une fois et demie le taux normal. Les heures ne peuvent pas être moyennées entre les semaines de travail aux fins des heures supplémentaires FLSA. Les entrées de calendrier aident à reconstituer le temps, mais les registres finaux nécessitent une approbation, des corrections et une séparation entre les heures réellement travaillées et le temps planifié.
Une configuration ponctuelle d'Outlook vers le temps suffit lorsque vous avez besoin qu'une petite équipe capture le temps de réunion, exporte un rapport simple ou cesse de ressaisir les appels client récurrents. Elle fonctionne mieux lorsque les titres d'événements sont cohérents, que les projets sont peu nombreux et que quelqu'un révise les entrées avant leur utilisation pour la facturation ou la paie. La limite du workflow est claire : Outlook fournit les données d'événement, tandis que le système de temps stocke l'enregistrement approuvé.
Un workflow géré compte lorsque les entrées de calendrier alimentent les factures, l'examen de la paie, les budgets de projet ou les rapports client. Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne, puis permet aux managers d'approuver, de rejeter, d'approuver partiellement et de verrouiller le temps soumis. Cette couche d'approbation transforme les entrées dérivées du calendrier en enregistrements révisés avant qu'elles ne passent aux décisions de facturation ou de paie.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Oui. Avec Zapier, un déclencheur Microsoft Outlook tel que New Calendar Event peut envoyer les détails de l'événement dans l'action Add Time d'Everhour. L'action crée du temps sur une tâche sélectionnée et nécessite Project, Task et Time. Date et Comment peuvent également être mappés, ce qui aide les réviseurs à comprendre pourquoi l'entrée existe.
Les champs d'événement Outlook les plus utiles sont l'objet, l'heure de début, l'heure de fin, le fuseau horaire, les participants, le corps et le lieu. Les heures de début et de fin créent la durée, tandis que l'objet ou le corps donne le contexte du commentaire. L'attribution du projet et de la tâche vient généralement de votre propre règle de correspondance, puisque l'événement de calendrier ne décide pas cela tout seul.
Non. Un événement de calendrier enregistre que quelque chose était planifié, tandis qu'une entrée de temps doit refléter le temps réellement travaillé ou le temps approuvé selon votre politique. Les rendez-vous personnels, les blocages provisoires, les réunions annulées et les blocs d'espace réservé doivent être exclus ou révisés avant d'affecter la paie, la facturation ou les totaux de projet.
Outlook Calendar seul est généralement incomplet pour la tenue des registres FLSA, car il planifie des événements plutôt que de maintenir des heures quotidiennes et hebdomadaires approuvées. Les employeurs couverts doivent conserver des registres exacts pour les travailleurs non exemptés, y compris les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail pour les employés couverts par les dispositions relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires.
L'erreur courante consiste à faire correspondre directement la durée de l'événement au temps facturable ou payable sans révision. Une invitation à une réunion peut inclure du temps d'attente, du temps annulé, du travail interne non facturable ou des événements en double. Les règles de révision doivent confirmer la tâche, le projet, la durée et la catégorie de travail avant que l'entrée n'atteigne une facture, un examen de paie ou un rapport client.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne, afin que les entrées dérivées du calendrier puissent être révisées avant leur utilisation pour la paie ou la facturation. Les managers peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement et verrouiller le temps soumis, ce qui donne à l'équipe un parcours contrôlé des événements Outlook aux enregistrements de feuille de temps approuvés.
Transformez le travail provenant d'Outlook en feuilles de temps prêtes à réviser. Everhour donne aux managers des approbations hebdomadaires, des rejets, des approbations partielles et du temps soumis verrouillé, afin que l'examen de la facturation et de la paie utilise des heures approuvées.
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