Les comptables suivent le temps par client, mission et tâche ; Everhour transforme les heures approuvées en workflows de facturation et de revue.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Mesure
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Une application de feuilles de temps pour comptables doit vous aider à enregistrer le travail par client, mission, phase et tâche. Cette structure compte lorsque le même membre du personnel travaille sur une déclaration fiscale, une demande d'audit, un appel de conseil et une formation interne au cours d'une même semaine. Un relevé utile indique le client, le travail effectué, la date, la personne, le temps passé et si l'entrée est facturable.
Le même système doit gérer le temps non facturable, car la direction du cabinet doit toujours voir l'administration interne, la formation, les réunions de revue et la pression liée aux annulations. Un comptable salarié peut enregistrer 2,5 heures sur une tâche de préparation 1040, 1 heure sur des e-mails client et 45 minutes sur de la recherche fiscale interne. Ces détails soutiennent mieux les décisions de facturation et de capacité qu'un total quotidien unique.
Les relevés de temps comptables fonctionnent mieux lorsqu'ils correspondent à la façon dont le cabinet facture. Un taux de refacturation est généralement un taux client horaire ou journalier lié au membre du personnel et au coût de fourniture du service, incluant salaires, avantages et frais généraux. Les feuilles de temps doivent contenir assez de détails pour appliquer le bon taux, séparer la revue d'associé de la préparation par le personnel et soutenir une ligne de facture claire.
Le temps enregistré mais non facturé devient du travail en cours. La valeur WIP indique le temps déjà saisi dans les feuilles de temps qui n'a pas encore atteint la facture client, et l'âge du WIP indique depuis combien de temps ce travail reste non facturé. Une application de feuilles de temps propre garde ces relevés liés au bon client, à la bonne mission, activité ou section afin que la facturation ne dépende pas de la mémoire en fin de mois.
Les comptables ont besoin de visibilité budgétaire avant qu'une mission ne dépasse ses limites. Une configuration pratique de feuille de temps compare le temps réel au budget de la mission par phase ou tâche, puis signale le travail qui a consommé la majeure partie ou la totalité de son budget. Cette comparaison aide un responsable à décider s'il faut ajuster le périmètre, changer l'affectation du personnel ou discuter du travail supplémentaire avec le client avant que la facture ne soit contestée.
L'approbation des feuilles de temps compte aussi. L'IFAC identifie les workflows d'approbation, le suivi des feuilles de temps manquantes, les multiples niveaux d'approbation et le reporting des employés par groupe comme des contrôles attendus autour des feuilles de temps des cabinets comptables. Un processus de revue complet repère les jours manquants, les descriptions vagues, les codes client incorrects et le travail non facturable placé sous une mission facturable avant que les rapports de paie, de facturation ou d'utilisation n'exploitent les données.
Un outil simple suffit lorsque vous avez besoin d'un total hebdomadaire propre, d'une petite facture client ou d'un relevé rapide des heures pour un comptable. Il fonctionne lorsque le volume de travail est faible, que l'approbateur est évident et que la décision de facturation ne nécessite pas de budgets, d'âge du WIP, de taux de personnel ou de reporting au niveau client.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque le temps suivi alimente les factures, la revue de paie, l'utilisation et les budgets de mission. Everhour Timesheets collecte les heures hebdomadaires par projet et les heures travaillées par personne, puis permet aux utilisateurs de soumettre le temps pour approbation. Les administrateurs peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement et verrouiller les entrées, ce qui donne aux cabinets comptables un passage plus propre de la saisie du temps par le personnel à la revue de facturation.
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Les comptables doivent organiser les entrées par client, mission, phase et tâche lorsque ce niveau de détail affecte la facturation, le WIP, la revue budgétaire ou l'utilisation du personnel. Un total quotidien unique perd trop de contexte pour le travail comptable. Des catégories claires permettent aux réviseurs de séparer la préparation, la revue, le conseil, les appels client, l'administration interne et le temps non facturable avant la création des factures ou des rapports.
Oui. Une feuille de temps comptable pratique doit saisir le temps client facturable et le temps interne non facturable. Les entrées non facturables montrent la formation, l'administration, les réunions du cabinet, les reprises et la recherche interne qui consomment tout de même la capacité du personnel. Exclure ce temps rend l'utilisation meilleure qu'elle ne l'est réellement et affaiblit les décisions d'effectifs pendant la saison fiscale, les pics d'audit et les cycles de clôture récurrents.
Le temps prêt à facturer inclut le client, la mission, la tâche ou l'activité, le membre du personnel, la date, la durée, le statut de facturation et une description suffisante pour expliquer le travail. Le relevé doit aussi se connecter au bon taux de refacturation lorsque le cabinet facture au temps. Les codes client manquants, les descriptions vagues et les entrées non approuvées créent des retards de facturation et des questions client.
Le WIP compte parce qu'il représente du temps enregistré mais non facturé. Une entrée de feuille de temps qui reste en dehors du processus de facturation cache de la valeur déjà créée par le cabinet. L'âge du WIP montre aussi depuis combien de temps ce travail est resté en cours, ce qui aide les responsables à repérer la facturation bloquée, la revue retardée et les missions dont le périmètre a dépassé le plan initial.
Elles peuvent prendre en charge la revue de paie lorsque les relevés sont complets et exacts. En vertu de la FLSA, les employeurs couverts doivent conserver des relevés exacts pour les travailleurs non exemptés, y compris les heures travaillées chaque jour ouvrable et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Sauf exemption, les employés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à au moins 1,5 fois le taux normal.
Everhour Timesheets collecte les heures hebdomadaires par projet et les heures travaillées par personne, puis permet au personnel de soumettre le temps pour revue. Les responsables peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement et verrouiller les entrées soumises, ce qui aide les cabinets comptables à examiner le travail facturable, le temps non facturable et les données de paie avant que les rapports ou les factures n'utilisent les relevés.
Everhour Project Budgeting suit les budgets basés sur les heures ou sur l'argent à mesure que les personnes enregistrent du temps sur les projets. Les équipes comptables peuvent utiliser des alertes budgétaires à des seuils définis, y compris 75 %, 90 % et 100 %, pour repérer les missions qui approchent de leurs limites avant que le WIP, les effectifs ou la facturation client ne deviennent ingérables.
Suivez les heures par client et mission, soumettez les feuilles de temps hebdomadaires et verrouillez les relevés approuvés avant la facturation ou la revue de paie. Everhour donne aux cabinets comptables une piste d'approbation plus propre.
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