Les factures logistiques exigent des détails au niveau de l'expédition, et Everhour garde les tarifs et le travail facturable liés à la facturation client.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Utilisez cette page pour préparer une facture de fret ou de logistique qu'un expéditeur, un courtier, un transporteur ou un client peut associer à une tâche précise. La facture doit identifier le client, le numéro de facture, la date d'émission, les conditions de paiement, l'adresse de remise, la référence du connaissement, la date d'expédition, l'origine, la destination et le détail des frais. La facturation logistique échoue généralement lorsque la facture ressemble à une facture de service générique plutôt qu'à un dossier au niveau de l'expédition.
Pour les transporteurs routiers américains pour compte d'autrui non exemptés, chaque facture de fret ou de dépense pour une expédition de marchandises doit inclure l'expéditeur, le destinataire, la date d'expédition, l'origine et la destination, les colis, la description du fret, le poids ou le volume de tarification, les tarifs exacts, les frais totaux, l'itinéraire, les transporteurs, les points de transfert et l'adresse de remise. Les factures du secteur privé ne suivent pas un formulaire fédéral unique, mais les dossiers logistiques doivent tout de même contenir suffisamment de détails pour justifier les revenus, les dépenses et l'approbation du client.
Une facture logistique sépare couramment le fret de ligne principale, les frais accessoires, la surcharge carburant, la détention, le stockage, la livraison ou les autres frais convenus. Chaque ligne doit indiquer le service, la quantité ou la base, le tarif et le montant étendu. Une ligne d'exemple peut être : `Fret de ligne principale, BOL 45819, Chicago IL à Dallas TX, 12 palettes, poids de tarification 8 400 lb, 1 575,00 $`.
Les lignes de surcharge carburant nécessitent une base indiquée au lieu d'un supplément vague. L'EIA ne calcule pas, n'évalue pas et ne réglemente pas les surcharges de carburant diesel, mais de nombreuses entreprises de transport utilisent les prix hebdomadaires de détail du diesel de l'EIA dans des formules privées de tarification du carburant. Les expéditions LTL nécessitent aussi la classification de fret correcte. Les classes de fret NMFC vont de 50 à 500, et une mauvaise classification peut entraîner des frais de reclassification ou des retards de paiement.
Les conditions de paiement sur les factures logistiques doivent correspondre au contrat, au tarif ou à la configuration du client. Pour le crédit de fret couvert des transporteurs routiers américains pour compte d'autrui, la période de crédit par défaut commence le jour suivant la présentation de la facture de fret et dure 15 jours, sauf si un tarif fixe une autre période. Un transporteur routier peut publier des règles tarifaires avec une autre période, mais la période de crédit ne peut pas dépasser 30 jours calendaires.
Les transporteurs routiers couverts sont aussi soumis à des règles de délai de présentation. Pour les expéditions prépayées, la facture de fret pour les frais de transport doit être présentée dans les 7 jours suivant la réception de l'expédition, hors samedis, dimanches et jours fériés légaux. Pour les expéditions en port dû, la même règle de 7 jours court à partir de la livraison à destination. Lorsque le crédit est accordé, la facture de fret ou l'avis écrit doit indiquer les pénalités, les limites de crédit, les frais de recouvrement, les conditions de remise et l'échéance de paiement.
Un modèle ponctuel fonctionne pour une seule expédition, un petit lot de factures de fret ou un client qui a seulement besoin d'un PDF clair avec des références d'expédition. Il suffit lorsque les tarifs changent rarement, que le travail non facturable est minimal et qu'une personne peut rapprocher manuellement la facture du connaissement, des notes d'expédition et des dossiers de dépenses sans perdre de temps ni de détail.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque le travail logistique utilise différents tarifs facturables par personne, projet, tâche ou client. Everhour sépare les coûts et les tarifs facturables, prend en charge les tarifs par défaut des membres et les dérogations par projet, conserve l'historique daté des tarifs et tarifie le travail par projet, membre ou tarif de tâche personnalisé. Cette structure garde le support d'expédition, le service client et le travail facturable lié au fret rattachés à la bonne base de facturation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture logistique doit inclure le numéro de connaissement ou le numéro de facture de fret, la date d'expédition, l'origine, la destination, l'expéditeur, le destinataire, le nombre de colis, la description du fret, le poids ou le volume de tarification, les détails de l'itinéraire et l'adresse de remise. Ces identifiants permettent au client d'associer les frais au dossier d'expédition au lieu de traiter la facture comme une demande de service non justifiée.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST, donc une facture américaine n'a pas besoin d'un numéro d'enregistrement TVA ou GST. Les obligations de taxe sur les ventes et d'utilisation viennent des règles des États et des règles locales. Les vendeurs qui réalisent des ventes taxables peuvent avoir besoin d'un enregistrement à la taxe sur les ventes au niveau de l'État, comme un permis de vendeur ou un compte de taxe sur les ventes lorsque cela est requis.
Les frais accessoires doivent apparaître comme des lignes séparées lorsqu'ils sont facturés séparément du fret de ligne principale. Chaque ligne doit nommer le frais, indiquer la base, afficher le tarif et afficher le montant. Les exemples courants incluent la détention, le stockage, le hayon élévateur, la livraison intérieure ou la manutention spéciale. Les lignes séparées réduisent les litiges, car le client peut comparer chaque frais aux conditions d'expédition.
Une facture logistique privée peut utiliser Net 30 lorsque le contrat, les conditions client ou le tarif le permet. Le crédit de fret couvert des transporteurs routiers américains pour compte d'autrui a une période par défaut de 15 jours, sauf si un tarif fixe une autre période, et une période de crédit tarifaire ne peut pas dépasser 30 jours calendaires. Les paiements de contrats fédéraux utilisent généralement une norme de délai de 30 jours pour les factures correctes.
La classe de fret influence la base de tarification des expéditions LTL. La NMFTA attribue aux marchandises LTL une classe NMFC de 50 à 500 selon la densité, la manutention, l'arrimage et la responsabilité. Une classe incorrecte peut entraîner des frais de reclassification, des révisions de facture ou des retards d'approbation, donc la facture doit refléter la classe utilisée pour tarifer l'expédition.
Everhour prend en charge séparément les coûts et les tarifs facturables, de sorte que le coût de main-d'œuvre interne et le revenu présenté au client restent distincts. Les équipes peuvent utiliser des tarifs par personne par défaut, des dérogations par projet, des changements de tarifs datés, et des tarifs par projet, membre ou tâche personnalisée lorsque les clients logistiques exigent des prix différents pour l'expédition, la coordination, le reporting ou d'autres travaux facturables.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable non facturé et les dépenses en factures client. Le montant de la facture provient des tarifs, du temps et des dépenses facturables, tandis que le travail non facturable reste exclu, et les données de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation disponible.
Suivez le travail logistique facturable avec des tarifs qui correspondent à chaque client, projet ou tâche. Everhour garde l'historique daté des tarifs connecté aux factures, au reporting et à l'exactitude de la facturation.
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