La facturation logistique dépend des dossiers d'expédition, des frais de fret et des conditions de paiement. Everhour transforme le temps facturable suivi et les dépenses en factures.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture logistique facture généralement une expédition, une livraison, un mouvement de fret ou un service associé, et non un bloc de travail générique. La facture doit identifier l'expéditeur, le destinataire, la date d'expédition, l'origine, la destination, les colis, la description du fret, le poids ou le volume taxable, les tarifs, le total des frais, l'itinéraire ou les transporteurs, les points de transfert et l'adresse de paiement lorsque ces détails s'appliquent à la facture de fret.
Pour une facture de services terrain ou de coordination de fret, la ligne peut rester pratique : « Coordination d'itinéraire pour BOL 48291, Chicago à Dallas, 2 palettes, poids taxable de 1 240 lb, suivi des frais accessoires, 185 $. » Ce niveau de détail donne au client une correspondance claire entre la facture, le connaissement et le travail effectué.
Une bonne facture logistique relie chaque frais à un dossier source. Les frais de fret font couramment référence à un numéro de connaissement, un numéro de facture de fret, une date d'expédition, un lieu de livraison, un numéro de bon de commande, un compte client, une base tarifaire et toute dépense refacturée. Les courtiers en transport de marchandises américains doivent conserver des dossiers de transaction montrant des éléments tels que l'expéditeur, le transporteur, le numéro de BOL ou de facture de fret, la rémunération du courtier, les services hors courtage, les frais de fret et la date de paiement.
Les suppléments carburant nécessitent leur propre ligne ou une note tarifaire claire. L'EIA ne calcule pas, n'évalue pas et ne réglemente pas les suppléments sur le diesel, mais de nombreuses entreprises de transport utilisent les prix hebdomadaires de détail du diesel de l'EIA dans des formules négociées en privé. Les expéditions LTL nécessitent aussi la bonne classe NMFC de 50 à 500 lorsque la classe affecte le prix, car une mauvaise classification peut créer des frais de reclassification ou des retards.
Le crédit de fret des transporteurs routiers américains pour compte d'autrui couverts a des règles de calendrier spécifiques. La période de crédit par défaut commence le lendemain de la présentation de la facture de fret et dure 15 jours, sauf si un tarif fixe une autre période. Un transporteur routier peut publier une période de crédit tarifaire différente, mais cette période ne peut pas dépasser 30 jours calendaires.
Les règles de présentation des factures de fret comptent lorsque vous gérez le rythme de facturation. Pour les expéditions prépayées, les transporteurs routiers couverts doivent présenter la facture de fret dans les 7 jours suivant la réception de l'expédition, hors samedis, dimanches et jours fériés légaux. Pour les expéditions en port dû, la période de 7 jours court à partir de la livraison à destination. Les avis de crédit doivent indiquer les pénalités de retard de paiement, les limites de crédit, les frais de service ou de recouvrement, les conditions de remise et les échéances de paiement.
Une application de facturation gratuite suffit pour une seule expédition, un frais accessoire ponctuel ou un petit compte client où vous pouvez joindre manuellement le BOL, la confirmation de tarif et les justificatifs de dépenses. Elle atteint ses limites lorsque les notes de dispatch, la détention du chauffeur, les validations client et les coûts refacturés se trouvent dans des fichiers séparés.
Un flux de travail géré relie le temps facturable et les dépenses à la facture. Everhour Billing & Invoicing permet aux équipes de sélectionner le temps et les dépenses non facturés, de calculer les montants de facture à partir des tarifs et des dépenses facturables, d'exclure le travail non facturable, de personnaliser les conditions de facture et les taxes, et d'exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec le statut de facture synchronisé vers Everhour.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture logistique doit relier les frais à l'expédition. Incluez le chargeur ou l'expéditeur, le destinataire, la date d'expédition, l'origine, la destination, le nombre de colis, la description du fret, le poids ou le volume taxable, la base tarifaire, le total des frais, les détails de l'itinéraire ou du transporteur, les points de transfert lorsqu'ils sont pertinents, l'adresse de paiement et le numéro de connaissement ou de facture de fret.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST. Les règles de taxe sur les ventes et d'utilisation des États et des collectivités locales s'appliquent lorsque cela est requis, selon le nexus, la taxabilité du produit ou du service et le lieu de vente. Un vendeur qui réalise des ventes taxables peut devoir s'enregistrer au niveau de l'État, et non obtenir un numéro d'enregistrement à la TVA ou à la GST américaine.
Une ligne séparée pour le supplément carburant réduit les litiges, car le client peut voir séparément le coût de fret de base et le calcul du supplément. Le supplément doit suivre le contrat client ou l'accord tarifaire. L'EIA ne fixe pas et ne réglemente pas les suppléments sur le diesel, même si de nombreuses formules privées font référence aux prix hebdomadaires de détail du diesel de l'EIA.
Le retard le plus courant vient d'une incohérence entre la facture et les justificatifs d'expédition. Un numéro de connaissement manquant, une mauvaise destination, une description de fret incomplète, un poids taxable incorrect ou un frais accessoire peu clair oblige le client à rapprocher les dossiers manuellement avant approbation.
Les marchandises importées aux États-Unis exigent des détails de facture commerciale tels que le port, les parties, la description des marchandises, les quantités, le prix ou la valeur, la devise, les frais, les remises, le pays d'origine et les apports. La facture ou la pièce jointe doit être en anglais ou inclure une traduction anglaise exacte. Ces champs douaniers sont distincts des détails ordinaires de facturation du fret domestique.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures client. Les équipes peuvent sélectionner les entrées non facturées, prévisualiser la ventilation, calculer les montants de facture à partir des tarifs et des dépenses facturables, exclure les tâches non facturables, personnaliser les conditions de facture et exporter les brouillons vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Everhour synchronise depuis QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks le statut de facture exportée, le numéro de facture, la date d'émission et le montant. Cela donne aux responsables une vue connectée des montants facturés et non facturés sans reconstruire les rapports de facturation à partir de feuilles de calcul séparées.
Suivez le travail logistique facturable, les dépenses et le statut des factures dans un seul flux de facturation. Everhour relie le temps, les tarifs, la personnalisation des factures et les exports comptables pour une facturation client plus nette.
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