La facturation logistique rattache chaque frais à un dossier d'expédition. Everhour relie le travail suivi aux rapports, aux factures et au transfert de facturation.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Utilisez cette page pour préparer des factures logistiques qui relient les frais à l'expédition réelle. Une facture utile identifie l'expéditeur, le destinataire, la date d'expédition, l'origine, la destination, le nombre de colis, la description du fret, le poids ou le volume de tarification, les tarifs exacts, les frais totaux, l'itinéraire, les points de transfert et l'adresse de paiement. Ces champs sont importants, car les clients logistiques approuvent souvent le paiement à partir d'un connaissement, d'une facture de fret, d'un bon de commande ou d'un dossier de courtier.
L'objectif est une facture que les comptes fournisseurs peuvent vérifier sans demander des détails d'expédition manquants. Une facture de fret pour un transporteur, un courtier ou un transitaire nécessite généralement le numéro de connaissement, les lignes de frais, l'échéance de paiement et tout avis concernant les pénalités de retard de paiement, les limites de crédit, les frais de service ou de recouvrement, ou les conditions de remise lorsqu'un crédit est accordé.
Une facture logistique doit suivre l'expédition, et non une description générique de service. Les lignes de facture séparent couramment les frais de fret, les services spéciaux, la surcharge carburant, les frais accessoires et les dépenses remboursables. Chaque frais doit être relié aux détails d'expédition qui l'ont généré, comme l'origine et la destination, la description du fret, le nombre de colis, le poids de tarification ou l'itinéraire. Une facture qui indique seulement « services de transport » ralentit l'examen, car l'acheteur ne peut pas la faire correspondre au fret confié.
Les lignes de surcharge carburant méritent un traitement clair. L'EIA ne calcule pas, ne fixe pas et ne réglemente pas les surcharges de carburant diesel, bien que de nombreuses entreprises de transport utilisent les prix de détail hebdomadaires du diesel de l'EIA dans des formules privées de tarification du carburant. La facture doit refléter la méthode de surcharge négociée dans le contrat ou le tarif, et non un taux fédéral de surcharge carburant. Pour les expéditions LTL, la classe de fret NMFC, de 50 à 500, influe aussi sur l'examen, car une mauvaise classification peut créer des frais de reclassification ou des retards.
Le fret de transporteur routier pour compte d'autrui couvert aux États-Unis est soumis à des règles spécifiques de délai de facturation. Pour les expéditions prépayées, le transporteur couvert doit présenter la facture de fret pour tous les frais de transport dans les 7 jours suivant la réception de l'expédition, hors samedis, dimanches et jours fériés légaux. Pour les expéditions en port dû, le transporteur couvert doit présenter la facture de fret dans les 7 jours suivant la livraison à destination, avec les mêmes exclusions.
Les conditions de crédit doivent aussi être précises. La période de crédit par défaut pour le fret de transporteur routier couvert commence le lendemain de la présentation de la facture de fret et dure 15 jours, sauf si un tarif fixe une période différente. Une période de crédit tarifaire ne peut pas dépasser 30 jours calendaires. Pour les factures du secteur privé en dehors de ces règles couvertes, le délai de paiement provient du contrat ou de la politique. Les factures de contrats fédéraux suivent des règles FAR distinctes et utilisent généralement une norme de délai de paiement de 30 jours après une facture conforme ou une acceptation.
Une facture ponctuelle fonctionne pour une seule expédition ou un petit lot de factures de fret simples. Elle suffit lorsque le connaissement, les frais de fret, les détails de paiement et les conditions de paiement sont déjà complets, et que personne n'a besoin de rapports au niveau projet après l'envoi de la facture. Conservez les documents justificatifs avec la facture, car la Publication 583 de l'IRS traite les factures comme des documents qui soutiennent les transactions commerciales et les recettes brutes.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque les équipes logistiques ont besoin d'une facturation récurrente, de dossiers de transactions de courtiers, de rapports multi-expéditions ou d'un transfert propre vers la comptabilité. Everhour Reporting peut regrouper le travail suivi par projet, client, membre, tâche, plage de dates et statut de facture, puis exporter les rapports en CSV, Excel/XLSX ou PDF. Cela donne aux équipes un dossier durable avant que le travail facturable ne devienne des factures liées au fret.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture logistique doit identifier l'expéditeur, le destinataire, la date d'expédition, l'origine et la destination, le nombre de colis, la description du fret, le poids ou le volume de tarification, les tarifs exacts, les frais totaux, les détails d'acheminement, les points de transfert et l'adresse de paiement. Un numéro de connaissement ou de facture de fret aide aussi le client à relier le frais au dossier d'expédition.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facturation avec TVA ou GST. Les règles de sales and use tax viennent des États et des juridictions locales. Un vendeur qui réalise des ventes taxables peut avoir besoin d'un enregistrement de sales tax au niveau de l'État, comme un seller's permit lorsqu'il est requis, mais ce n'est pas un numéro de TVA des États-Unis.
Une surcharge carburant doit apparaître comme sa propre ligne de frais avec la base convenue dans le contrat, la grille tarifaire ou le tarif. L'EIA publie des données hebdomadaires sur les prix de détail du diesel, et de nombreuses entreprises utilisent ces données dans des formules privées, mais l'EIA ne calcule pas, ne fixe pas et ne réglemente pas les surcharges de carburant diesel.
Le crédit pour le fret de transporteur routier pour compte d'autrui couvert aux États-Unis utilise une période de crédit par défaut de 15 jours qui commence le lendemain de la présentation de la facture de fret, sauf si un tarif fixe une période différente. Une période de crédit tarifaire ne peut pas dépasser 30 jours calendaires. La facture ou l'avis qui l'accompagne doit indiquer l'échéance de paiement et tous frais de retard de paiement ou de recouvrement.
Un courtier en biens aux États-Unis doit conserver un dossier de chaque transaction indiquant l'expéditeur, le transporteur, le numéro BOL ou de facture de fret, la rémunération du courtier, les services non liés au courtage, les frais de fret et la date de paiement. Ces dossiers de transactions de courtier doivent être conservés pendant trois ans, de sorte que les totaux de facture doivent se rapprocher du dossier du courtier.
Everhour Reporting donne aux équipes logistiques des rapports personnalisables avec plus de 45 colonnes, des filtres, des regroupements, des plages de dates et des exportations en CSV, Excel/XLSX ou PDF. Une équipe peut regrouper le travail facturable par client, projet, membre, tâche ou statut de facture avant que la comptabilité ne prépare les factures liées aux expéditions.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures client. Les utilisateurs peuvent sélectionner le temps et les dépenses non facturés, prévisualiser le détail, regrouper les lignes de facture par projet, tâche, personne ou date, et exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Suivez le travail lié aux expéditions, examinez les rapports facturables et conservez des dossiers prêts pour la facturation dans un seul flux de travail. Everhour Reporting donne aux équipes logistiques une visibilité de facturation plus nette avant que les factures n'arrivent à la comptabilité.
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