Everhour sépare le temps facturable et non facturable, ce qui donne au suivi des factures une source plus propre pour la facturation client.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une application de suivi des factures vous aide à passer d'une facture émise à un enregistrement payé sans dépendre de recherches dans la boîte de réception ou de feuilles de calcul dispersées. Vous devez voir au même endroit le numéro de facture, le client, la date d'émission, la date d'échéance, le total, le statut de paiement et la prochaine action. Pour le travail horaire ou par projet, l'application doit aussi fournir une source défendable pour le travail facturé, en particulier lorsqu'un client demande des détails par tâche, date, personne ou projet.
Pour les factures du secteur privé aux États-Unis, aucun formulaire de facture fédéral prescrit ne régit la facturation commerciale ordinaire. Les entreprises choisissent des systèmes de tenue de registres qui montrent clairement les revenus et les dépenses, et les factures servent de documents justificatifs pour les transactions et les recettes brutes. Cela rend le suivi pratique, et non décoratif. L'application doit conserver la facture, la base de facturation, le traitement fiscal utilisé, l'enregistrement du paiement et le fil de communication qui explique les changements, crédits et litiges.
Une facture suivie exige plus qu'une pièce jointe PDF. Saisissez le vendeur et l'acheteur, la date de facture, le numéro de facture séquentiel, la date d'échéance du paiement, les coordonnées de paiement, les postes, le sous-total, la ligne de taxe le cas échéant, le total, les conditions de paiement et le statut actuel. Les postes doivent indiquer le service ou produit, la quantité, le tarif et le prix étendu, par exemple « Revue de conception, 6 heures × 125 $, 750 $ ». Les notes doivent être placées dans un champ séparé afin de ne pas brouiller l'enregistrement facturable.
La taxe de vente et d'utilisation des États-Unis ne doit figurer sur la facture que lorsque la vente est taxable selon les règles étatiques et locales applicables. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST, et il n'existe pas de taux national unique de taxe de vente. La taxabilité des services varie aussi selon l'État et le type de service. Une application de suivi doit stocker la base fiscale utilisée pour la facture, comme l'emplacement du client, les postes taxables, les notes d'exemption ou les détails du compte de taxe de vente de l'État lorsque c'est requis.
Une application pratique distingue les statuts brouillon, envoyée, vue, partiellement payée, payée, en retard, annulée et passée en perte. Chaque statut doit refléter une action, pas un ressenti. « Envoyée » signifie que le client a reçu la facture par le mode de livraison enregistré. « Partiellement payée » signifie que de l'argent est arrivé mais que le solde reste ouvert. « Annulée » signifie que la facture ne doit pas être recouvrée. « Passée en perte » signifie que l'entreprise a clos l'effort de recouvrement tout en conservant l'enregistrement.
Les conditions de paiement demandent la même discipline. Net 15, net 30, payable à réception, facturation par jalon et conditions d'acompte modifient toutes le calendrier de relance. Les contrats fédéraux sont un cas particulier : les règles FAR définissent les champs d'une facture correcte, et pour la plupart des paiements de factures de contrats fédéraux, la date d'échéance est la plus tardive entre 30 jours après la réception d'une facture correcte par le bureau de facturation et 30 jours après l'acceptation gouvernementale des biens ou services. Les contrats privés peuvent définir des conditions différentes.
Un outil de facturation ponctuel suffit lorsque vous devez créer une facture simple, la télécharger, l'envoyer et enregistrer le paiement manuellement. Cela fonctionne pour une facturation occasionnelle avec peu de clients, des prix fixes clairs et aucun besoin récurrent de rapprocher le temps, les coûts, le traitement fiscal, l'approbation ou les conditions de paiement propres au client. Conservez la facture exportée, la preuve de paiement et tout justificatif fiscal ou d'exemption avec vos registres d'entreprise.
Un workflow géré convient au travail client récurrent, à la facturation horaire, aux contrats d’honoraires forfaitaires, aux budgets de projet et aux équipes. Le temps facturable suivi et les coûts de projet doivent alimenter la facture au lieu d'être ressaisis en fin de mois. Everhour prend en charge ce transfert en séparant le temps facturable et non facturable via le statut de facturation du projet, les contrôles non facturables au niveau des tâches, les tarifs de tâche personnalisés, les exceptions de tarif des membres et les rapports sur le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une application de suivi des factures doit stocker le numéro de facture, le client, la date d'émission, la date d'échéance, les postes, le sous-total, la ligne de taxe le cas échéant, le total, les conditions de paiement, le statut, l'historique des paiements et l'enregistrement de livraison. Pour le travail de service, elle doit aussi conserver les détails de temps, de tâche, de projet, de personne et de tarif qui expliquent le montant facturé.
Une application de suivi des factures prend en charge les registres comptables, mais elle ne remplace pas tous les registres dont une entreprise a besoin. Les directives de l'IRS considèrent les factures comme des documents justificatifs qui montrent les transactions commerciales et les montants des recettes brutes. Conservez les enregistrements de paiement, les contrats, les justificatifs fiscaux, les crédits et les notes de passage en perte avec l'enregistrement de la facture.
Suivez la taxe par facture, avec les valeurs par défaut du client utilisées uniquement comme point de départ. La taxe de vente et d'utilisation des États-Unis dépend des règles étatiques et locales, du nexus, de la taxabilité du produit ou du service et du lieu de vente. Un profil client peut stocker des valeurs par défaut utiles, mais l'enregistrement de la facture doit montrer le traitement fiscal réellement utilisé.
L'erreur de suivi la plus courante consiste à marquer une facture comme « envoyée » sans enregistrement de livraison ni prochaine date de relance. Cela empêche l'entreprise de prouver le calendrier, de poursuivre régulièrement les paiements en retard ou de distinguer le silence du client d'un problème interne de livraison. Les champs de statut ont besoin de dates, de responsables et d'actions.
Aucun mandat national de facturation électronique dans le secteur privé ne s'applique à toutes les entreprises aux États-Unis. L'OMB a demandé aux agences fédérales de faire passer les achats fédéraux appropriés à la facturation électronique d'ici la fin de l'exercice 2018, et l'Invoice Processing Platform du Treasury sert les agences fédérales et les fournisseurs. La facturation ordinaire du secteur privé suit les besoins commerciaux, contractuels, fiscaux et de tenue de registres des États.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation du projet, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables, d'utiliser des tarifs de tâche personnalisés, de définir des exceptions de tarif des membres et de produire des rapports sur le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût. Cela donne à la revue des factures une séparation claire entre le travail client facturable et le temps interne.
Everhour peut générer des factures à partir du temps facturable et des dépenses non facturés, calculer les montants à partir des tarifs et des dépenses facturables, et exclure le travail non facturable. Les données de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation disponible avant l'export vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Suivez le statut facturable, les tarifs, les tâches et les montants prêts à facturer avant le jour de facturation. Everhour garde le travail client organisé, de la saisie du temps à la revue de la facture.
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