La facturation de la production vidéo relie les factures aux devis, aux acomptes, aux dépassements et aux droits. Everhour garde les tarifs de projet organisés.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Les factures de production vidéo partent généralement d'un devis signé, d'un contrat ou d'un bon de commande. La facture doit relier la somme due à cette source, puis indiquer le nom du projet, le numéro de facture, la date d'émission, les conditions de paiement, les informations du client, les informations de la société de production et un mode de règlement clair. Un tournage commercial, un projet d'animation ou un travail de post-production nécessite assez de contexte pour que l'équipe financière du client puisse faire correspondre la facture au périmètre approuvé.
La facture doit aussi refléter le modèle de facturation. Un projet à prix ferme facture généralement le montant de la proposition acceptée, sauf si les spécifications changent. Un travail en coût majoré d'honoraires fixes facture les coûts directs réels plus les honoraires fixes convenus. Pour une société de production vidéo, cette distinction influe sur les lignes de facture, les détails justificatifs et le niveau de pièces d'appui attendu par le client avant d'approuver le paiement.
Une facture pratique suit la même structure de coûts que celle approuvée par le client. Les documents de devis AICP organisent couramment les coûts de production autour de l'équipe, des talents, des lieux, du département artistique, de la location d'équipement, des médias, de l'assurance, du montage, des VFX et des contacts musicaux. Vous n'avez pas besoin de faire figurer chaque catégorie du devis sur chaque facture, mais la facture doit conserver les catégories qui expliquent la charge.
Une facture simple de prise de vue réelle peut afficher une ligne d'acompte de production, une ligne d'équipe de tournage, la location d'équipement, les dépenses de lieux, le montage de post-production et les dépassements approuvés. Une facture de VFX ou d'animation peut séparer le concept, le design, la production, les révisions et la livraison finale. Un regroupement clair évite qu'une ligne générique « services vidéo » ne se transforme en retard de paiement.
Les factures de production nécessitent des contrôles de paiement plus stricts que les factures de services ordinaires, car des coûts importants surviennent avant le tournage ou la livraison. L'exemple de plan 75-25 de l'AICP pour la prise de vue réelle rend 75 % exigibles à la signature du contrat et au plus tard 5 jours ouvrables avant le premier jour de tournage, les 25 % restants étant dus à l'approbation des rushes, à la diffusion ou 30 jours après la facture finale, selon la première éventualité.
Les dépassements doivent avoir leur propre ligne et une référence d'approbation. Les recommandations de l'AICP traitent les changements majeurs de spécifications en prise de vue réelle comme un avenant au contrat et rendent 75 % du dépassement exigibles à l'exécution et avant la livraison des éléments. Les droits font aussi partie de la discussion de paiement : les recommandations de l'AICP indiquent que le titre ou la licence ne doivent pas être transférés avant paiement intégral.
Une facture autonome convient à un projet ponctuel lorsque le périmètre est simple, que le client a déjà approuvé le devis et que vous avez seulement besoin d'un document propre pour le paiement. Elle suffit pour un petit montage, un tournage à honoraires fixes ou une seule étape de post-production lorsque la facture reflète le contrat et conserve les bons justificatifs.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps, que différents membres de l'équipe ont des tarifs différents, ou que le même projet combine travail facturable, révisions non facturables, dépenses et dépassements. Everhour peut tarifer le travail par projet, par membre ou par tâche, tout en conservant l'historique daté des tarifs afin que les anciens rapports gardent les tarifs applicables au moment où le travail a eu lieu.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de production vidéo doit inclure les informations de la société de production et du client, la date et le numéro de facture, le nom du projet ou du travail, la référence au contrat ou au bon de commande, les conditions de paiement, les informations de règlement et les charges détaillées. Les lignes courantes incluent l'équipe, les talents, les lieux, l'équipement, les médias, l'assurance, le montage, les VFX, la musique, les dépassements approuvés et les honoraires de production.
La facture doit suivre le devis approuvé d'assez près pour que le client puisse vérifier la charge. Une facture à prix ferme peut résumer le prix du contrat accepté, tandis qu'une facture en coût majoré d'honoraires fixes nécessite des justificatifs plus clairs pour les coûts directs et les honoraires fixes convenus. Des noms de catégories qui correspondent au devis réduisent les frictions d'approbation.
Les acomptes doivent apparaître comme des paiements planifiés liés au contrat, et non comme des charges partielles vagues. Pour une production commerciale en prise de vue réelle à prix ferme, l'exemple de plan 75-25 de l'AICP utilise 75 % exigibles à la signature et au plus tard 5 jours ouvrables avant le premier jour de tournage, puis les 25 % restants selon le déclencheur de paiement final indiqué.
Les États-Unis n'ont pas de régime national de facturation de TVA ou de GST. La taxe de vente et d'utilisation dépend des règles étatiques et locales, du nexus, du lieu de vente et du caractère taxable du produit ou service spécifique. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens personnels corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'oeuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables.
L'erreur courante consiste à envoyer une facture générique qui ne se rattache pas au devis approuvé, au contrat, au bon de commande ou à l'ordre de changement. Les contrôleurs financiers ont besoin d'une correspondance claire entre la facture et le périmètre autorisé. Les dépassements, les conditions de licence, les intérêts de retard et les déclencheurs de livraison finale doivent renvoyer au libellé du contrat.
Everhour sépare les taux de coût internes des tarifs facturables destinés au client et prend en charge les tarifs par personne par défaut avec des dérogations par projet. Une équipe de production peut tarifer un travail par projet, par membre ou par tâche, puis appliquer des changements de tarifs datés afin que les rapports antérieurs conservent le bon tarif historique.
Suivez le temps de l'équipe, du monteur et du producteur par rapport aux bons tarifs de projet, puis utilisez Everhour pour garder le travail facturable, les tarifs datés et les totaux prêts à facturer connectés.
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