La facturation des services financiers combine souvent des frais fixes, horaires, forfaitaires et liés aux AUM. Everhour transforme le travail facturable approuvé en factures prêtes pour le client.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Les équipes financières, conseillers, planificateurs, comptables et CFO fractionnés utilisent des factures pour facturer le conseil, les forfaits récurrents, les phases de projet et les coûts remboursables. La facture finalisée doit indiquer qui a réalisé le service, quel client ou quelle entité reçoit la facture, la période de facturation, la base des frais, les conditions de paiement et toutes les dépenses à la charge du client qui doivent figurer sur la facture.
Une facture financière doit aussi employer une formulation qui correspond à la mission. Un planificateur fee-only qui facture un forfait trimestriel doit garder ces frais séparés des coûts refacturés tels que les frais de dépositaire, de courtage, de fonds communs de placement ou de transaction. Un consultant financier qui facture à l'heure doit indiquer la période de travail, le taux et la description du service assez clairement pour que le client puisse approuver le paiement sans demander un second relevé.
Les factures de services financiers utilisent couramment des frais horaires, des forfaits, des frais fixes, des frais fondés sur les actifs ou une facturation par jalons. Les conseillers en investissement réglementés communiquent le barème des frais, si les frais sont négociables, si les frais sont déduits des actifs du client ou facturés directement, et à quelle fréquence ils sont facturés ou déduits. La facture doit suivre ces conditions au lieu d'introduire une nouvelle méthode de facturation.
Les frais payés d'avance demandent une attention supplémentaire. Les déclarations des conseillers doivent expliquer le traitement des remboursements lorsqu'un client paie d'avance et que le contrat de conseil prend fin avant la fin de la période de facturation. Une facture pour un forfait annuel de planification payé d'avance doit indiquer la période couverte et éviter de mélanger les frais de service prépayés avec des dépenses distinctes à la charge du client. La formulation de la rémunération compte aussi : fee-only, fee-based, commissions et coûts refacturés ont des significations différentes.
Les États-Unis n'ont pas de régime national de facture VAT ou GST ni de formulaire fédéral prescrit pour les factures du secteur privé des entreprises ordinaires. Les factures servent tout de même de documents justificatifs pour les registres d'entreprise, car elles indiquent les montants des transactions et les sources des recettes brutes. Le traitement de la sales and use tax dépend des règles d'État et locales, du nexus, de la taxabilité du produit ou du service, et du lieu auquel la vente est rattachée.
Les services financiers nécessitent un examen propre à chaque État avant d'ajouter une sales tax. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens corporels meubles et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas identifie 16 grandes catégories de services taxables. Il n'existe pas de numéro d'enregistrement VAT/GST des États-Unis pour les factures. Un vendeur qui réalise des ventes taxables peut avoir besoin d'un permis de vendeur d'État ou d'un compte de sales tax lorsque cela est requis.
Une facture financière ponctuelle suffit pour un projet de conseil unique, une séance de planification à frais fixes ou une simple facture forfaitaire qui ne nécessite pas le détail du temps. Elle doit tout de même conserver le nom du client, la période de service, le numéro de facture, la base des frais, les conditions de paiement et toutes les catégories de dépenses que le client a accepté de payer.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque le temps facturable, les dépenses, les taux, les validations et le transfert comptable se répètent entre les clients. Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable et les dépenses suivis en factures, calcule les montants à partir des taux tout en excluant les tâches non facturables, applique les valeurs par défaut du client et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec synchronisation du statut vers Everhour.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les frais horaires, forfaitaires, fixes, fondés sur les actifs et par jalons peuvent tous apparaître sur les factures de services financiers lorsqu'ils correspondent aux conditions de la mission. La facture doit libeller clairement la base des frais, indiquer la période de facturation et séparer les frais de service directs des coûts refacturés tels que les frais de dépositaire, les coûts de courtage, les frais de fonds communs de placement ou les coûts de transaction.
Les conseillers en investissement réglementés doivent garder les factures cohérentes avec les barèmes de frais, les méthodes de facturation, la fréquence de facturation, la négociabilité et le traitement des remboursements de frais payés d'avance qui ont été communiqués. Form ADV Part 2A exige que les conseillers expliquent les pratiques de rémunération et de facturation. Une facture qui contredit ces déclarations crée de la confusion pour le client et un enregistrement de facturation faible.
Un professionnel CFP peut décrire la rémunération comme fee-only uniquement lorsque le professionnel, le cabinet et les parties liées ne reçoivent aucune rémunération liée à la vente en lien avec les services professionnels fournis aux clients. La rémunération fee-based signifie des frais plus des commissions. La formulation de la facture doit maintenir distincts fee-only, fee-based, commissions et dépenses à la charge du client.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture VAT ou GST. Les factures financières ordinaires aux États-Unis n'ont pas besoin d'un numéro d'enregistrement VAT ou GST. Les obligations de sales and use tax relèvent des États et des autorités locales, avec une taxabilité qui dépend du nexus, du type de service et de la juridiction applicable à la vente.
Les conditions de paiement doivent suivre l'accord client ou la politique du cabinet. Les conditions courantes du secteur privé incluent le paiement à réception, Net 15 et Net 30. Les factures de contrats fédéraux suivent une règle différente : FAR 32.904 utilise généralement la plus tardive des deux dates entre 30 jours après la réception d'une facture correcte par le bureau de facturation ou 30 jours après l'acceptation par le gouvernement.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable et les dépenses suivis en factures, calcule les montants de facture à partir des taux et exclut les tâches non facturables. Les fiches clients peuvent stocker les projets attribués, les contacts, les taxes, les remises et les conditions de paiement, puis les factures exportées peuvent synchroniser leur statut depuis QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Les rapports Everhour peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable, le coût, le statut de facture, le chiffre d'affaires et le profit par client, projet, membre ou tâche. Les rapports peuvent être exportés en CSV, Excel/XLSX ou PDF pour justificatif client, revue interne ou travail comptable.
Suivez le travail financier approuvé par client, taux et projet, puis laissez Everhour convertir le temps facturable et les dépenses en factures avec export comptable et synchronisation du statut.
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