Everhour transforme le travail facturable suivi en enregistrements prêts à facturer, tandis que les factures aux États-Unis doivent toujours inclure des détails commerciaux complets.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Utilisez cette page lorsque vous avez déjà du temps facturable et devez le transformer en facture destinée au client. Le travail pratique consiste à passer des entrées de temps à un document qui indique qui a effectué le travail, à quel projet ou tâche il se rapporte, le taux de facturation, le montant dû et les conditions de paiement. Une facture claire donne au client suffisamment de détails pour approuver les frais sans rouvrir chaque feuille de temps.
Une facture d'heures facturables doit rester distincte d'un reçu, d'une estimation et d'un devis. Une facture demande le paiement d'un travail livré. Un reçu prouve qu'un paiement a été reçu. Une estimation donne une attente de prix avant le travail, et un devis donne une offre plus ferme avant le travail. Mélanger ces documents crée des frictions d'approbation, car le client ne peut pas savoir si le montant est proposé, dû ou déjà payé.
Commencez par les noms du vendeur et de l'acheteur, le numéro de facture, la date d'émission, la date d'échéance, les lignes, le sous-total, la ligne de taxe le cas échéant, le total dû, les conditions de paiement et les détails de remise de paiement. Pour la facturation au temps, chaque ligne nécessite une description claire du service, une date ou une période, une quantité en heures, un taux et un montant étendu. Exemple : « Support de site web, 1-15 mars, 12,5 heures × 90 $, 1 125 $ ».
Conservez les enregistrements sources derrière la facture. IRS Publication 583 cite les factures parmi les documents justificatifs qui enregistrent les transactions commerciales et indiquent les montants et les sources des recettes brutes. Les entreprises du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas un formulaire fédéral de facture prescrit pour les factures ordinaires, mais la facture doit tout de même justifier les revenus, les dépenses, l'approbation du client et les conditions contractuelles.
La principale erreur consiste à traiter chaque heure suivie comme facturable. Les appels client, le travail de production, les révisions dans le périmètre, l'administration interne, le suivi commercial et les reprises peuvent avoir un traitement de facturation différent selon le contrat ou la politique du projet. Marquez le statut facturable avant que les totaux soient préparés, et non après la rédaction de la facture, car les exclusions tardives laissent des écarts que les clients questionnent.
La taxe sur les ventes nécessite aussi une décision avant l'envoi de la facture. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facturation avec TVA ou GST. Les règles des États et des collectivités locales sur la taxe sur les ventes et l'utilisation déterminent l'obligation, et les taux dépendent des juridictions des États et des collectivités locales. La taxabilité des services varie aussi selon l'État et le type de service, donc une facture basée sur le temps ne doit pas appliquer une règle fiscale générique à chaque client.
Un outil de facture ponctuelle suffit lorsque vous avez un petit ensemble d'heures approuvées, un client, un taux et aucun besoin de réutiliser les mêmes enregistrements plus tard. Il peut produire un PDF final avec des lignes, des conditions et des détails de paiement. Conservez la feuille de temps, le contrat et la décision fiscale avec la facture afin que le document ait un appui si le client demande un justificatif.
Un workflow géré convient à la facturation récurrente, aux projets multiples, aux tarifs mixtes, aux dépenses, aux remises et aux tâches non facturables. Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants à partir des tarifs, exclut le travail non facturable et empêche le temps facturé de réapparaître sur une facture ultérieure. C'est important lorsque la facture doit correspondre aux rapports, aux paramètres client et aux exports comptables.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Regroupez les heures approuvées selon la structure attendue par le client, comme le projet, la tâche, la personne ou la période de facturation. Chaque ligne doit indiquer la description du service, le nombre d'heures, le taux et le montant étendu. Ajoutez un sous-total, une ligne de taxe uniquement le cas échéant, le total dû, les conditions de paiement et les détails de versement.
Le temps non facturable ne doit pas augmenter le montant dû. Certains clients veulent voir le travail non facturable par souci de transparence, mais il appartient à un rapport justificatif ou à une note à montant nul uniquement lorsque le contrat ou le processus d'approbation l'exige. Le total de la facture doit refléter les heures facturables, les dépenses facturables, les remises, la taxe applicable et le montant final dû.
La facture doit être reliée aux entrées de temps approuvées, aux enregistrements de projet ou de tâche, aux accords de taux, aux reçus de dépenses et au contrat client ou à l'énoncé des travaux. Ces enregistrements expliquent le montant facturé si le client conteste une ligne. Ils appuient aussi la tenue des registres commerciaux, car les factures documentent les transactions et indiquent les montants et les sources des recettes brutes.
Le traitement de la taxe sur les ventes dépend des règles des États et des collectivités locales, du nexus, du produit ou service vendu et du lieu où la vente a lieu. Les États-Unis n'ont pas de régime national de facturation avec TVA ou GST. Certains services sont taxables dans certains États et pas dans d'autres, donc la facture ne doit afficher la taxe qu'après vérification des règles applicables de l'État et des collectivités locales.
Les factures de marchés fédéraux nécessitent un examen plus approfondi. FAR 32.905 définit une facture correcte avec des champs tels que le nom et l'adresse du contractant, la date et le numéro de facture, les références du contrat ou de la commande, les descriptions, les quantités, les prix unitaires et étendus, les conditions de paiement, les détails de remise de paiement et les données bancaires TIN ou EFT lorsque les procédures de l'agence les exigent. FAR 32.904 utilise généralement un délai standard de paiement de 30 jours pour la plupart des paiements de factures de contrats fédéraux.
Everhour Billing & Invoicing permet aux équipes de sélectionner le temps et les dépenses non facturés, de prévisualiser la ventilation et de générer une facture à partir du travail facturable suivi. Il calcule les montants de facture à partir des tarifs, du temps et des dépenses facturables tout en excluant les tâches non facturables, puis marque le temps comme facturé afin que les mêmes heures ne réapparaissent pas.
Everhour peut exporter des factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks sous forme de brouillons gérés dans l'outil comptable. Le statut de la facture, le numéro, la date d'émission et le montant se synchronisent vers Everhour, afin que les rapports de projet et de facturation restent connectés à l'enregistrement de facture.
Suivez les heures approuvées, les dépenses et les tarifs dans un seul workflow de facturation. Everhour convertit le travail non facturé en factures client et maintient le statut de facture connecté aux rapports de projet.
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