Everhour sépare le temps facturable et non facturable afin que le travail de projet ClickUp devienne une vue d'utilisation claire.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Un rapport d'utilisation transforme le travail sur les tâches ClickUp en vue de gestion par personne, projet, client, tâche et plage de dates. Le ratio central compare le temps facturable au temps total suivi pour le même périmètre. Un rapport pour un designer la semaine dernière, un client ce mois-ci ou une phase de projet doit garder ce dénominateur visible afin que le pourcentage ait un sens clair.
La page sert à examiner le travail qui a déjà eu lieu. Utilisez-la pour préparer une mise à jour client, expliquer la charge liée à la dotation en personnel, comparer le travail facturable et non facturable, ou résumer la production de l'équipe avant la revue de facturation. Les tâches, les personnes auxquelles elles sont attribuées et le contexte de statut restent liés au travail ClickUp, tandis qu'Everhour conserve le temps, les tarifs, les budgets et les champs de rapport utilisés pour la vue d'utilisation.
Une ventilation par projet indique si un client, un mandat récurrent ou une phase a consommé plus de temps que prévu. Une ventilation par tâche montre où l'effort de livraison s'est accumulé. Une ventilation par membre montre qui a porté le travail. Une ventilation par client soutient la revue de compte. Une ventilation par plage de dates transforme les mêmes données en rapport opérationnel hebdomadaire, mensuel ou trimestriel.
Le temps facturable et non facturable doivent figurer dans le même rapport, car l'utilisation perd son sens lorsque le travail interne disparaît. Gardez le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût dans des colonnes séparées lorsque la revue financière compte. Cette mise en page montre si une faible utilisation vient de la planification, de reprises, de la coordination interne ou d'un travail client marqué comme non facturable par politique.
Un pourcentage d'utilisation élevé n'est utile que lorsque les entrées sous-jacentes sont complètes. Chaque entrée de temps doit comporter la tâche, la personne, la durée, la date ou la plage horaire, le statut de facturation, ainsi qu'une description ou une étiquette utile. Les indicateurs de facturation manquants faussent le numérateur. Le travail interne manquant fausse le dénominateur. Ces deux erreurs rendent le rapport plus propre que le travail ne l'était réellement.
La cadence compte. Une revue hebdomadaire repère les entrées manquantes pendant que le travail est encore récent. Une revue mensuelle donne aux managers une meilleure vue des tendances entre clients, projets et membres de l'équipe. Utilisez les rapports hebdomadaires pour la correction et les rapports mensuels pour les décisions concernant la dotation en personnel, la tarification, le périmètre et la communication client.
Un export ponctuel fonctionne lorsque vous avez besoin d'une mise à jour rapide pour une partie prenante sur une plage de dates étroite. Il suffit pour le récapitulatif d'un seul projet, un résumé client mensuel ou une demande du service financier venant de quelqu'un qui ne travaille pas dans l'outil. Les fichiers exportés en CSV, Excel/XLSX ou PDF aident aussi lorsque le rapport nécessite une revue dans une feuille de calcul ou un stockage d'archive.
Un flux de travail encadré convient lorsque le reporting d'utilisation devient routinier. Everhour permet aux équipes de suivre le temps depuis ClickUp grâce à des contrôles intégrés, de séparer le travail facturable et non facturable, d'appliquer des taux de coût et des taux de facturation, et de produire des rapports sur le temps approuvé au lieu de reconstruire manuellement des feuilles de calcul. Les rapports récurrents transforment les mêmes entrées approuvées en supports de revue pour la facturation, la santé des projets et la planification de l'équipe.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Classé parmi les meilleurs outils de suivi du temps sur G2, Capterra et TrustRadius — avec des éloges constants pour sa facilité d'utilisation, ses intégrations et son support.
L'utilisation compare le temps facturable au temps total suivi pour la même personne, le même projet, le même client ou la même plage de dates. Une semaine de 30 heures avec 24 heures facturables a un taux d'utilisation facturable de 80 % lorsque le temps total suivi est le dénominateur. Gardez le travail non facturable visible afin que le rapport explique les 20 % restants.
Commencez par la question à laquelle le réviseur doit répondre. Utilisez le projet lorsque la question porte sur le périmètre, le client lorsque la question porte sur la santé du compte, le membre lorsque la question porte sur la dotation en personnel, la tâche lorsque la question porte sur l'effort de livraison et la plage de dates lorsque la question porte sur la cadence. Ajoutez un regroupement secondaire uniquement lorsqu'il clarifie la revue.
Le coût et le montant facturable doivent figurer dans le rapport lorsque l'utilisation affecte la marge, la tarification ou la revue de facturation. Gardez-les dans des colonnes séparées, car le coût explique la dépense interne et le montant facturable explique le chiffre d'affaires côté client. Un taux d'utilisation facturable élevé peut tout de même produire une marge faible lorsque la configuration des tarifs ou la composition de la dotation en personnel est incorrecte.
L'erreur courante consiste à masquer le temps non facturable avant de calculer l'utilisation. Cela rend le dénominateur trop petit et gonfle le résultat. Gardez les réunions internes, les reprises, le temps administratif et le travail non facturable approuvé par le client visibles, puis utilisez le statut de facturation pour séparer le travail générateur de revenus de l'effort total.
Envoyez des rapports hebdomadaires aux managers qui doivent corriger le temps manquant, les descriptions peu claires ou le statut de facturation incorrect. Envoyez des résumés mensuels aux propriétaires, au service financier ou aux clients qui ont besoin des tendances et des totaux. Un cycle de correction hebdomadaire donne au rapport mensuel des données plus propres et moins d'entrées contestées.
Everhour prend en charge le reporting sur le temps facturable et non facturable grâce au statut de facturation du projet, aux contrôles de non-facturation au niveau des tâches, aux tarifs personnalisés par tâche, aux exceptions aux tarifs des membres et aux colonnes de rapport administrateur pour Billable Time, Non-Billable Time, Billable Amount et Cost. Cette structure garde l'utilisation, le chiffre d'affaires et le coût visibles dans une seule revue.
Everhour exporte les rapports enregistrés au format CSV, Excel/XLSX ou PDF afin que les parties prenantes puissent examiner les données de temps, de coût et de facturation en dehors de l'espace de reporting. Les équipes peuvent aussi utiliser l'envoi planifié par e-mail pour les rapports récurrents, avec des destinataires sélectionnés, un texte d'objet et un horaire d'envoi.
Suivez le temps de projet ClickUp approuvé dans Everhour, gardez le travail facturable et non facturable visible, et exportez des rapports d'utilisation qui soutiennent la revue de facturation, les décisions de dotation en personnel et le contrôle des coûts.
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