Everhour ajoute des chronomètres de tâches et un contexte de reporting au niveau des dossiers au travail effectué dans ClickUp, puis transfère les heures approuvées dans les processus de planification et de facturation.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Un dossier ClickUp représente généralement un client, un service, une phase, une zone de sprint ou un flux de travail. L'objectif pratique est de voir les heures produites par les tâches dans ce dossier sans demander aux personnes de reconstruire leur semaine dans une feuille de calcul séparée. Chaque entrée doit contenir assez de contexte pour répondre à qui a travaillé, quand la personne a travaillé, quelle tâche a produit le temps et si le travail relève d'un total facturable ou interne.
Commencez par la limite du dossier avant que les personnes ne saisissent des heures. Un dossier qui mélange livraison client, administration interne et nettoyage des tâches de support produira des rapports confus. Une configuration de dossier propre donne aux managers une vue lisible du travail, puis les entrées au niveau des tâches expliquent le détail en dessous. Le dossier devient l'angle de contrôle, tandis que la tâche reste la source du relevé de temps réellement saisi.
Une entrée de temps utile contient la tâche, le projet, la date, la durée, la personne et une courte note lorsque le travail doit être expliqué. Les entrées au chronomètre conviennent au travail actif sur une tâche, car le chronomètre démarre depuis la tâche et enregistre le travail au fil de son exécution. Les entrées manuelles conviennent aux appels, au travail hors ligne, aux corrections et à la saisie de fin de journée, à condition que la personne associe l'entrée à la bonne tâche.
Le traitement facturable doit suivre la configuration du projet et de la tâche, plutôt que des commentaires vagues. Dans Everhour, les administrateurs définissent la méthode de facturation d'un projet synchronisé avec ClickUp, par exemple non facturable, forfait, facturation horaire par projet ou facturation horaire par personne. Dans un projet facturable, une tâche précise peut être marquée comme non facturable, et des taux de tâche personnalisés peuvent s'appliquer lorsque l'accord client tarifie ce travail séparément.
ClickUp organise le travail en espace de travail, espaces, dossiers ou sous-dossiers, listes, tâches et sous-tâches. Pour une revue du temps par dossier, le dossier doit contenir un travail qui partage le même objectif de reporting. Un dossier produit peut contenir des listes de fonctionnalités, tandis qu'un dossier client peut contenir des listes de mise en œuvre, de support et de demandes de modification. La structure compte parce que les personnes saisissent du temps sur les tâches, mais les managers lisent les totaux par conteneur qui donne son sens au travail.
La configuration ClickUp d'Everhour permet aux équipes de choisir si les listes ou les dossiers se synchronisent comme projets Everhour. Si les dossiers sont synchronisés comme projets, le dossier devient l'unité de reporting au niveau du projet dans Everhour. Si les listes sont synchronisées à la place, révisez les projets et les tâches qui se trouvent dans la structure du dossier au lieu d'inventer un cumul séparé. Les rapports Everhour peuvent inclure le projet ClickUp, la tâche, la tâche parente, la section ou la liste, le numéro de tâche, le statut, les tags et les champs personnalisés.
Une revue ponctuelle du temps par dossier suffit lorsque vous avez besoin d'une image rapide des heures passées dans un flux de travail. Exportez le rapport, vérifiez les notes de tâches et corrigez les écarts évidents avant de partager les chiffres. Cela fonctionne pour une petite revue interne, une question client isolée ou un projet court dont la structure de dossier correspond déjà à la question de reporting.
Un processus piloté devient nécessaire lorsque les heures par dossier alimentent la facturation, le contrôle de la paie, les budgets ou les décisions de dotation en personnel. Everhour ajoute des validations, des périodes verrouillées, du reporting et des transmissions vers la facturation autour des entrées capturées depuis les tâches ClickUp. Resource Planning relie également les affectations planifiées au temps réellement suivi, afin que les managers puissent comparer la demande du dossier à la capacité des membres avant que la semaine suivante ne se remplisse.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez les dossiers comme limites de reporting, pas comme substituts aux entrées de temps au niveau des tâches. Les personnes doivent saisir le temps sur la tâche ClickUp qui a produit le travail, tandis que le dossier donne aux managers une vue de niveau supérieur pour un client, une phase, un service ou une zone de sprint. Cela garde le relevé assez précis pour la revue et assez large pour les totaux au niveau du dossier.
Choisissez les dossiers lorsque chaque dossier représente l'unité que vous gérez, facturez ou révisez. Choisissez les listes lorsque le dossier contient des flux distincts qui nécessitent leurs propres totaux au niveau du projet. La configuration ClickUp d'Everhour prend en charge les listes comme les dossiers en tant que projets synchronisés, donc le bon choix est celui qui correspond à la décision du propriétaire du rapport.
Une entrée justifiable comporte une tâche, le contexte du projet, une date, une durée, une personne et une note lorsque le travail n'est pas évident à partir du titre de la tâche. Le traitement facturable doit venir de la configuration de facturation du projet et du marquage non facturable au niveau de la tâche lorsque nécessaire. Les commentaires doivent expliquer le travail inhabituel, les corrections ou le temps saisi après coup.
Les totaux par dossier dérapent lorsque le dossier contient du travail sans rapport, que les personnes saisissent du temps sans tâche, ou que le travail facturable et le travail interne partagent le même parcours de revue. La correction propre est structurelle : gardez le dossier ciblé, exigez des entrées liées aux tâches et marquez les tâches non facturables dans les projets facturables au lieu de vous fier à la mémoire pendant la revue des factures.
Le temps par dossier peut soutenir les deux lorsque la structure de projet synchronisée correspond à l'accord commercial. Les projets Everhour peuvent porter des budgets, des méthodes de facturation, des taux et des notifications de seuil. Cela permet aux managers de revoir le même temps de tâche pour l'avancement du budget et les totaux facturables, tout en gardant les exclusions de tâches non facturables hors des montants de facture.
Everhour Resource Planning donne aux managers des chronologies visuelles avec des vues par membre et par projet, la capacité hebdomadaire, les écarts de disponibilité, les congés programmés et des comparaisons entre planifié et réalisé. Pour le travail par dossier ClickUp, cela signifie que les affectations planifiées peuvent être vérifiées par rapport aux heures que les personnes ont réellement enregistrées avant que les managers n'ajoutent davantage de travail à la même équipe.
Everhour enregistre les entrées au chronomètre et manuelles issues des tâches ClickUp dans les timesheets Everhour, puis les managers peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis. Le temps soumis et approuvé est protégé contre les modifications par les membres ordinaires, ce qui donne aux personnes chargées de la facturation ou de la paie un relevé plus propre avant que les chiffres ne soient transmis en aval.
Utilisez Everhour Resource Planning pour comparer les affectations de dossiers ClickUp avec le temps suivi, la capacité hebdomadaire, les écarts de disponibilité et les congés programmés avant que les charges de travail ne se transforment en budgets dépassés ou en équipes surchargées.
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