Everhour saisit les heures des tâches des organisations à but non lucratif dans ClickUp, afin que le travail lié aux subventions, aux programmes et à l'administration reste traçable.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Vous êtes venu ici pour transformer le travail ClickUp en relevés de temps fiables pour les projets d'organisations à but non lucratif. Le résultat utile est un ensemble d'entrées qui indique qui a travaillé, quelle tâche est à l'origine du temps saisi, le projet ou le programme qui y est lié, la date, la durée, et si le temps relève du reporting du temps facturable ou non facturable.
Un relevé de temps d'organisation à but non lucratif doit résister à un contrôle ultérieur. Les responsables de programme ont besoin des totaux par projet, le service financier a besoin de catégories propres, et la direction a besoin d'une vue défendable de l'effort du personnel entre le travail lié aux programmes, le travail administratif et le travail rémunéré à l'acte. Un total hebdomadaire vague ne peut pas répondre à ces questions. Les entrées au niveau des tâches le peuvent.
Une bonne entrée part de la tâche ClickUp, puis ajoute la personne, la durée, la date ou la plage horaire, le caractère facturable ou non, la description et les tags lorsqu'ils clarifient le travail. La note doit expliquer l'activité en termes simples, comme la revue d'un programme pédagogique, le suivi de l'accueil initial d'un client, la rédaction d'un rapport destiné aux donateurs ou la préparation d'un dossier pour le conseil.
Un chronomètre convient au travail concentré qui commence et se termine autour d'une tâche. La saisie manuelle convient aux réunions, au travail de terrain, aux corrections et au temps saisi après la réalisation du travail. La règle reste la même dans les deux cas : rattachez le temps à la tâche qui l'a provoqué, puis gardez une description assez précise pour le contrôle.
Les organisations à but non lucratif perdent en clarté de reporting lorsque chaque heure tombe dans un seul compartiment général d'opérations. Organisez le travail afin que la mise en œuvre des programmes, l'administration liée aux subventions, le soutien à la collecte de fonds, les opérations internes et les projets rémunérés à l'acte puissent être examinés séparément lorsque votre organisation utilise ces catégories. L'entrée de temps doit suivre le travail réel, pas le projet le plus pratique.
Les tags et les descriptions doivent soutenir les catégories que votre équipe examine déjà. Un petit ensemble d'étiquettes cohérentes vaut mieux qu'une longue liste que chaque personne interprète différemment. Si une tâche sert deux objectifs, divisez le temps en entrées séparées au lieu de forcer toute la durée dans une seule catégorie.
Un journal de temps ponctuel suffit pour une courte campagne, une estimation rapide pour le conseil ou un petit projet avec une seule personne qui saisit les heures. Cela fonctionne lorsque le besoin final est un simple total et que personne n'a à approuver, verrouiller, exporter ou rapprocher le relevé avec les dépenses, la paie ou la facturation.
Un processus encadré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps sur des tâches ClickUp et que le service financier a besoin d'un relevé fiable. Everhour ajoute la couche durable : approbations, périodes verrouillées, reporting, transfert vers la facturation et coûts de projet avec reçus. Cela compte lorsque les entrées de temps deviennent une partie du remboursement, de la facturation ou du contrôle des coûts internes.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une entrée de temps d'organisation à but non lucratif doit inclure la tâche, le projet ou le programme, la personne, la date, la durée, le caractère facturable ou non facturable et une courte description du travail. Les tags aident lorsque votre équipe produit des rapports par subvention, ligne de service, département ou catégorie interne. L'entrée doit expliquer le travail sans obliger quelqu'un à ouvrir l'historique de la tâche.
Utilisez un chronomètre pour le travail concentré sur une tâche, notamment la rédaction, la revue, la recherche, l'assistance et le travail de production qui ont un début et une fin clairs. Utilisez la saisie manuelle pour les réunions, le travail lié aux déplacements, les corrections et le temps saisi après un travail de terrain ou hors ligne. La méthode de saisie compte moins que le rattachement cohérent aux tâches et des notes claires.
Répartissez les heures selon la tâche ou l'activité à l'origine du temps saisi. Un bloc de 2 heures qui couvre 75 minutes de mise en œuvre des programmes et 45 minutes de suivi administratif doit devenir deux entrées lorsque votre reporting exige ces catégories séparément. Les combiner rend le contrôle ultérieur des projets, des subventions et des coûts moins utile.
La plus grosse erreur consiste à enregistrer des totaux hebdomadaires globaux sur un projet général. Cela cache la tâche, le programme et l'activité derrière le chiffre. Les responsables doivent alors reconstituer le relevé à partir de leur mémoire, des commentaires, des calendriers ou des messages. Les entrées au niveau des tâches avec de courtes descriptions évitent ce travail de nettoyage.
Marquez du temps comme facturable lorsque l'organisation doit facturer ou recouvrer le coût de ce travail dans le cadre d'un dispositif rémunéré à l'acte, financé par un client ou remboursable. Laissez le travail de programme interne, administratif et non récupérable comme non facturable lorsque ces heures doivent rester visibles pour le reporting sans entrer dans les totaux facturables.
Everhour Expenses enregistre les coûts de projet avec des images ou PDF de reçus et des catégories fondées sur des unités, puis permet aux administrateurs d'inclure les dépenses dans les budgets de projet ou de les en séparer. Cela garde les coûts remboursables visibles à côté des heures du projet ClickUp qui les ont produits, sans transformer chaque reçu en feuille de calcul distincte.
Everhour Timesheets rassemble les heures de projet et les heures de travail par personne afin que les responsables puissent examiner le temps soumis avant la paie, la facturation ou le reporting. Les responsables peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement des entrées, et le temps soumis ou approuvé reste protégé contre les modifications, sauf s'il est retiré ou rejeté.
Suivez les heures des tâches ClickUp avec les dépenses de projet, les fichiers de reçus et les règles d'inclusion budgétaire dans Everhour, puis examinez les coûts par projet, catégorie, plage de dates et caractère facturable ou non facturable pour des relevés de coûts plus propres pour les organisations à but non lucratif.
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