Everhour ajoute des feuilles de temps d'équipe, des approbations et des rapports au travail sur les tâches ClickUp, avec les dépenses suivies dans Everhour.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Les managers ont besoin d'une vue d'ensemble validée des heures d'équipe sur le travail ClickUp. L'objectif pratique est un relevé hebdomadaire des temps par personne, tâche ou élément de travail hors tâche, projet et date, avec assez de détails pour montrer où le temps est passé et s'il doit entrer dans la facturation, le contrôle de la paie ou les rapports internes.
Un relevé d'équipe utile montre le travailleur, la durée, la plage de dates, le statut facturable, la description et les tags, ainsi que la tâche lorsque le temps appartient à une tâche. Les propriétaires et les administrateurs peuvent ajouter du temps pour d'autres personnes lorsqu'une correction est nécessaire, mais le processus le plus propre demande à chaque contributeur de soumettre une semaine complète avant le début de la revue. Les ajouts tardifs après revue créent un travail de correction de la paie et des factures.
Le cycle hebdomadaire commence avec le travail enregistré pendant la semaine sur la bonne tâche ClickUp ou dans la bonne catégorie de temps hors tâche. Chaque entrée nécessite une date, la personne qui a effectué le travail, une durée et une courte description qui explique la raison métier. Le statut facturable doit faire partie du processus avant la revue, car les litiges de facturation commencent généralement par un manque de clarté sur ce qui est inclus.
La revue a lieu après la soumission. Un manager vérifie les totaux quotidiens, les jours manquants, les libellés facturables, le placement sur les tâches lorsque c'est pertinent, et les commentaires, puis approuve, rejette ou demande des modifications. Le temps approuvé doit être verrouillé pour les membres ordinaires afin qu'une semaine clôturée reste stable. Les corrections d'administrateur doivent tout de même figurer dans le relevé, avec suffisamment d'historique pour expliquer qui a modifié le temps et pourquoi.
Le temps d'équipe devient fiable lorsque les mêmes règles s'appliquent à chaque contributeur. Définissez les attentes concernant l'utilisation du chronomètre, les saisies manuelles, les tags, les descriptions et les échéances de soumission avant le début de la semaine. Un rappel le vendredi détecte les heures manquantes plus tôt qu'un contrôle de la paie le lundi matin, et une échéance d'approbation cohérente donne au service financier le même point d'arrêt à chaque cycle.
L'erreur courante consiste à traiter la feuille de temps comme une aide-mémoire approximative. La paie et la facturation client ont besoin de relevés revus, pas d'estimations reconstruites après coup. Un relevé défendable sépare les heures de projet, les heures travaillées, les congés, le travail facturable, le travail non facturable et les corrections ultérieures. Cette structure empêche la modification tardive d'une personne de changer un total d'équipe clôturé sans revue.
Un processus gratuit ponctuel suffit lorsque vous devez seulement collecter les heures de tâches d'une petite équipe pour une seule semaine. Un export de feuille de calcul ou un résumé manuel peut répondre à une question limitée, par exemple qui a travaillé sur un projet et quelles heures étaient facturables. Cette approche ne tient plus lorsque les approbations, les périodes verrouillées, les dépenses et les passations récurrentes entrent dans le processus.
Un processus encadré transforme les heures collectées en relevé opérationnel. Everhour peut se placer au-dessus des tâches ClickUp avec des chronomètres, des saisies manuelles de temps, des feuilles de temps hebdomadaires, des contrôles d'approbation, des périodes verrouillées, des budgets, des taux, et des relevés de dépenses. Cela donne aux managers du temps revu, un contexte de coût de projet et des exports pour la facturation ou le contrôle de la paie sans reconstruire la semaine à partir de mises à jour dispersées.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Revoyez par personne, semaine, projet, tâche lorsque c'est pertinent, et statut facturable. Vérifiez les jours manquants, les totaux quotidiens inhabituellement élevés, les descriptions vagues, le temps sur la mauvaise tâche, et les entrées ajoutées après le point d'arrêt normal. Une bonne revue produit un relevé hebdomadaire approuvé unique, pas une liste non structurée de mises à jour de tâches.
La saisie quotidienne crée des relevés plus propres, car l'élément de travail, la date et la raison sont encore présents à l'esprit. La soumission hebdomadaire fonctionne lorsque l'équipe enregistre le temps pendant la semaine et soumet la feuille complétée pour approbation à la fin. Le modèle risqué consiste à saisir toute la semaine de mémoire après le début de la revue.
Le temps approuvé doit être verrouillé pour les membres ordinaires après revue. Les corrections nécessitent toujours une procédure administrateur, mais l'entrée corrigée doit afficher assez de contexte pour expliquer le changement. Cela empêche une période de facturation ou de paie clôturée de changer silencieusement après que les rapports, factures ou exports ont déjà utilisé les totaux approuvés.
La revue de facturation nécessite la personne, la date, la durée, le statut facturable, la description et le contexte du projet, ainsi que la tâche lorsque le travail appartient à une tâche. Les tags aident lorsque les équipes séparent les phases, les types de travail ou les catégories internes. Le libellé facturable seul ne suffit pas si la description n'explique pas le travail réalisé pour le client correspondant à l'entrée.
Le temps hors projet doit faire partie de la même vue hebdomadaire lorsqu'il affecte la capacité, le contrôle de la paie ou les rapports de gestion. Les congés, le travail interne et le temps de tâche client doivent rester distinguables. Les mélanger dans un total vague unique rend les rapports d'utilisation, de facturation et de dotation en personnel plus difficiles à juger fiables.
Everhour Expenses suit les coûts de projet aux côtés du temps d'équipe, y compris les reçus, les catégories de dépenses basées sur des unités, les contrôles d'inclusion dans le budget et les rapports de dépenses. Les managers peuvent revoir ensemble les coûts de main-d'œuvre et les coûts remboursables avant les contrôles de rentabilité, la facturation client ou la transmission au service comptable.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures travaillées par personne, puis permet aux managers d'approuver, de rejeter ou d'approuver partiellement le temps soumis. Le temps soumis et approuvé est protégé contre les modifications par les membres ordinaires, ce qui garde les périodes clôturées stables pour le contrôle de la paie et la facturation.
Suivez les heures approuvées, les dépenses et les coûts de projet issus du travail ClickUp dans Everhour, puis exportez les relevés revus pour la facturation ou le contrôle de la paie avec une visibilité plus nette sur la rentabilité.
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