Everhour capture les heures des tâches ClickUp, puis aide les équipes canadiennes à contrôler le temps hebdomadaire avant la paie ou la facturation client.
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Préparez chaque semaine de travail sur les tâches ClickUp comme un relevé de temps vérifié pour chaque personne. L'objectif pratique est une grille hebdomadaire qui montre qui a travaillé, où le temps doit être affecté, la date et la plage horaire, la durée, le caractère facturable, la description et les étiquettes utiles. Le responsable peut ensuite valider le relevé, demander des corrections ou le retenir avant le transfert vers la paie ou la facturation.
Pour les équipes canadiennes, la feuille de temps doit prendre en charge le transfert sans prétendre calculer chaque résultat de paie. Gardez le relevé brut centré sur les heures, le contexte des tâches, les congés ou autres temps hors projet et le statut de validation. La paie, la comptabilité, les règles internes, les conditions contractuelles et les exigences propres à chaque juridiction relèvent du processus contrôlé qui utilise ce relevé.
Commencez par la structure de travail déjà utilisée par l'équipe : tâches ClickUp, projets, dossiers, étiquettes et champs personnalisés. Chaque entrée doit conserver la personne, la tâche, la durée, la date ou la plage horaire, l'indicateur de facturabilité, la description et les étiquettes lorsqu'elles apportent une valeur au contrôle. Séparez le travail client du travail interne afin qu'une personne chargée du contrôle de la paie, un chef de projet ou un comptable n'ait pas à décoder les totaux après la clôture de la semaine.
Le cycle de contrôle hebdomadaire nécessite trois moments : soumission, contrôle par le responsable et clôture. Les membres de l'équipe soumettent la semaine après avoir terminé leurs entrées. La personne chargée de la validation vérifie les jours manquants, les totaux quotidiens inhabituels, le temps non rattaché à une tâche et les entrées qui nécessitent une description plus claire. Le temps validé doit rester protégé contre les modifications ordinaires, tandis que le temps rejeté revient à la personne avec une demande de correction précise.
Une feuille de temps canadienne doit rendre le travail de la personne chargée du contrôle en aval évident : confirmer la personne, confirmer la date de travail, confirmer le projet ou la tâche, et confirmer si le temps relève de la facturation, du contrôle de la paie ou des deux. Ajoutez des commentaires avant la validation lorsqu'un bloc de temps couvre un travail mixte, qu'une correction modifie l'entrée initiale ou qu'une catégorie hors projet affecte le total hebdomadaire.
L'erreur courante consiste à utiliser un seul total hebdomadaire comme relevé complet. Un total de 40 heures en dit moins à une personne chargée du contrôle que cinq entrées quotidiennes rattachées à des tâches, des descriptions et un caractère facturable. Si le travail sert à établir une facture client, séparez la coordination non facturable de la prestation facturable avant la validation. Si le travail sert au contrôle de la paie, résolvez les dates manquantes et les saisies manuelles tardives avant l'échéance.
Une feuille de temps ponctuelle suffit pour une seule semaine de nettoyage, une petite vérification client ou un manager qui a seulement besoin d'un relevé exporté. Elle échoue dès que la même équipe répète le processus chaque vendredi, que des modifications tardives arrivent après le contrôle et que la paie ou la facturation a besoin d'une source de vérité stable pour les décisions.
Everhour transforme le temps collecté sur les tâches ClickUp en cycle de contrôle structuré. Les membres de l'équipe suivent le temps avec des chronomètres ou des entrées manuelles dans ClickUp, les managers valident ou rejettent le temps soumis, les périodes terminées peuvent être verrouillées, et les administrateurs peuvent corriger les entrées avec un historique avant d'exporter les relevés pour la paie, la facturation ou les rapports après contrôle.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Préparez d'abord la semaine par personne, puis vérifiez chaque entrée par rapport à sa tâche, sa date ou sa plage horaire, sa durée, sa description et son caractère facturable. Résolvez les jours manquants, les commentaires peu clairs et les ajouts manuels tardifs avant la validation. Le transfert vers la paie doit contenir des preuves de temps vérifié, tandis que les calculs de paie restent dans le processus de paie de l'employeur.
Un relevé prêt pour la facturation nécessite le contexte du projet ou du client, le nom de la tâche, la personne, la date, la durée, le caractère facturable et une description suffisamment claire pour le contrôle. Le travail mixte doit être séparé avant la validation. Un seul total quotidien peut masquer la coordination non facturable, la prestation client et les corrections qui relèvent de lignes de facture différentes.
Définissez une seule échéance pour la soumission et le contrôle, puis traitez les modifications ultérieures comme des corrections plutôt que comme un nettoyage normal de la feuille de temps. La personne chargée de la validation doit rejeter la semaine ou demander un changement précis avant la validation finale. Après validation, les modifications ordinaires doivent rester verrouillées afin que les relevés de paie ou de facturation ne changent pas silencieusement.
Incluez le temps hors projet lorsque le relevé hebdomadaire doit afficher le temps de travail total, le contexte des congés ou le contrôle de la capacité. Libellez-le séparément de la prestation client et projet. Affecter du temps interne à une tâche facturable crée des totaux propres et affaiblit le contrôle de la facturation et la validation par le responsable.
Valider des totaux sans vérifier le détail des entrées détériore le relevé le plus rapidement. Une semaine peut totaliser 40 heures tout en comportant de mauvaises dates, des descriptions vagues, un caractère facturable manquant ou du temps affecté à la mauvaise tâche. Les responsables doivent contrôler les entrées sous-jacentes avant la clôture de la semaine, surtout pour le travail client partagé.
Everhour Time Tracking permet aux membres de l'équipe de lancer des chronomètres ou d'ajouter des entrées manuelles sur les tâches ClickUp, puis achemine ces heures vers les feuilles de temps pour contrôle. Les administrateurs peuvent utiliser les contrôles de validation, de rappel et de période verrouillée avant que la paie ou la facturation n'utilise la semaine soumise.
Everhour Reporting permet aux responsables de regrouper le temps provenant de ClickUp par membre, projet, client, tâche ou plage de dates, puis d'exporter les rapports en CSV, Excel/XLSX ou PDF pour le contrôle de la paie, la facturation ou l'archivage. Les colonnes liées à l'argent restent restreintes par rôle lorsque des données financières sont impliquées.
Suivez les heures des tâches ClickUp avec des chronomètres ou des entrées manuelles, faites passer le temps soumis par la validation, puis verrouillez les semaines vérifiées avant la paie ou la facturation. Everhour garde le temps de l'équipe prêt pour le contrôle.
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