Everhour ajoute des chronomètres au niveau des tâches et des entrées manuelles au travail dans ClickUp, afin que les heures restent liées à la tâche qui les a produites.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
L'objectif est d'enregistrer le travail sur la tâche ClickUp où il a eu lieu, puis de garder ce relevé exploitable après que la tâche change de statut. Une entrée utile nomme la tâche, le projet, la personne, la date, la durée, le caractère facturable et une courte note lorsque le travail nécessite du contexte. Le résultat est un historique par tâche qui facilite la revue client, la revue d'équipe et les estimations de suivi.
Un total par tâche ne fonctionne que lorsque chaque entrée reste rattachée à l'élément de travail qui l'a produite. Une entrée de 45 minutes pour une révision client appartient à la tâche de révision plutôt qu'à un élément hebdomadaire fourre-tout. Les notes doivent nommer l'activité, comme la revue d'un brouillon ou un contrôle QA, lorsque le titre de la tâche seul n'expliquera pas le temps plus tard.
Une entrée de temps durable comporte toujours les mêmes quelques champs : tâche, projet, personne, date, durée, marquage facturable et note. La tâche et le projet ancrent le travail. La personne identifie la responsabilité. La date et la durée placent le travail dans la bonne période. Un marquage facturable sépare le travail facturable au client du travail interne avant que les totaux passent dans les rapports ou les factures.
Gardez des noms de tâches suffisamment stables pour qu'un relecteur reconnaisse le travail après l'échéance. Les tags et les champs personnalisés peuvent classer le temps par phase, service ou demande client lorsque cette structure existe déjà dans l'espace de travail ClickUp et se synchronise avec la couche de reporting du temps. De courtes notes valent mieux que des libellés vagues, car elles expliquent la raison de l'entrée sans réécrire la description de la tâche.
Un chronomètre convient au travail en direct sur une tâche, car il saisit la durée pendant que la personne reste dans le contexte de la tâche. Utilisez-le pour le travail concentré, les appels liés à une tâche précise, les sessions de revue et les blocs de mise en œuvre dont les heures de début et de fin sont claires. Lancer le chronomètre depuis le contrôle intégré à la tâche réduit la ressaisie, car la tâche, le projet et la personne accompagnent l'entrée.
L'entrée manuelle convient au travail terminé, au nettoyage et aux corrections après une réunion ou une tâche hors écran. Utilisez-la uniquement avec une date, une durée, un caractère facturable et une note qui auraient du sens pour un manager qui n'a pas vu le travail se dérouler. L'erreur courante consiste à saisir un seul bloc quotidien pour plusieurs tâches, puis à s'attendre à ce que les totaux par tâche répondent aux questions de facturation, de dotation en personnel ou de périmètre.
Un outil ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'un total rapide par tâche, d'un court récapitulatif interne ou d'une petite clarification client. Il cesse de suffire dès que plusieurs personnes enregistrent du temps sur la même tâche, que les clients ont besoin de justificatifs de facture ou que les managers ont besoin de totaux par tâche, projet et personne pour une période clôturée. Le relevé a alors besoin de règles de revue en plus des entrées.
Un processus de travail encadré commence lorsque le temps par tâche doit alimenter les approbations, les périodes verrouillées, les rapports et le transfert vers la facturation ou la paie. Everhour conserve les tâches ClickUp comme contexte de travail et stocke la couche de temps pour la revue. Les entrées facturables approuvées peuvent alimenter la génération de factures, tandis que les brouillons de factures peuvent être transférés vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec les détails de statut visibles dans Everhour.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une entrée fiable inclut la tâche, le projet, la personne, la durée, la date ou la plage horaire, le caractère facturable et une brève description. Les tags aident lorsque l'équipe établit des rapports par phase, type de travail ou demande client. L'entrée doit être suffisamment précise pour qu'un manager puisse relier les heures au résultat de la tâche sans demander plus tard une clarification fondée sur les souvenirs.
Le suivi par chronomètre convient au travail effectué directement depuis une tâche, en particulier la production concentrée, la revue, la mise en œuvre ou les appels propres à une tâche. L'entrée manuelle convient au travail enregistré après coup, aux corrections et au travail hors ligne. Choisissez une méthode d'entrée par bloc de travail et gardez le lien avec la tâche intact, car les résumés quotidiens mixtes brouillent la tâche qui a produit les heures.
Marquez le temps par tâche facturable au client comme facturable au moment de la saisie et marquez le travail interne ou exclu comme non facturable. Une note doit expliquer les cas limites, comme la revue interne, les reprises ou l'administration de projet. Une séparation claire rend les totaux client plus propres et empêche le travail interne d'apparaître dans les justificatifs de facture.
L'erreur la plus dommageable consiste à enregistrer de grands blocs sur une tâche générale après la fin de la semaine. Ce raccourci crée un total, mais il supprime le lien entre les heures et l'élément de travail réel. Répartissez le temps par tâche avant la revue, surtout lorsque plusieurs tâches partagent un client, un jalon ou un responsable.
Les sous-tâches ont besoin d'entrées de temps distinctes lorsqu'elles représentent des responsables, livrables, traitements de facturation ou étapes de revue distincts. Les totaux de tâche parente fonctionnent pour un statut de haut niveau, mais les entrées de sous-tâche montrent quelle partie a consommé les heures. Utilisez le plus petit élément de travail que quelqu'un examinera, facturera ou estimera à nouveau.
Everhour Billing & Invoicing utilise le temps facturable suivi et les dépenses pour créer des factures client à partir des taux et des paramètres de facturation associés au travail. Le temps non facturable par tâche reste exclu des totaux facturables, les lignes de facture peuvent être regroupées pour la revue client et les factures finalisées peuvent être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Everhour Reporting peut regrouper et filtrer le temps des tâches ClickUp synchronisé par tâche, projet, membre, commentaires, plage de dates, temps facturable et statut de facture. Les managers peuvent enregistrer des rapports et les télécharger au format CSV, Excel/XLSX ou PDF lorsqu'un client, un responsable du service financier ou un responsable de projet a besoin du relevé au niveau des tâches.
Connectez les tâches ClickUp à Everhour Billing & Invoicing, générez des factures à partir du temps facturable approuvé, excluez le travail non facturable et gardez la facturation liée aux relevés de tâches approuvés.
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