Les approbations natives des feuilles de temps ClickUp dépendent du forfait. Everhour ajoute des processus de revue, de reporting et de périodes verrouillées pour le temps des tâches ClickUp.
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L'objectif pratique est un relevé hebdomadaire qui montre qui a travaillé, sur quelle tâche ClickUp cette personne a travaillé et si le temps est prêt pour la revue. Chaque saisie doit contenir le collaborateur, la date, la durée, le contexte de la tâche, le caractère facturable le cas échéant, et une courte description lorsque la saisie nécessite une explication. Les managers doivent examiner la semaine avant que les heures ne passent dans la paie, la facturation client ou le reporting d'équipe.
Un cycle de revue propre sépare le temps à l'état de brouillon du temps approuvé. Les membres de l'équipe ajoutent des saisies au chronomètre ou manuelles pendant la semaine, puis soumettent la semaine lorsqu'elle est complète. Les approbations natives des feuilles de temps ClickUp sont disponibles avec Business Plus et Enterprise. Les équipes qui utilisent Everhour pour le temps des tâches ClickUp peuvent utiliser les approbations, les périodes verrouillées et les rapports Everhour comme couche de revue encadrée.
La revue du temps fonctionne mieux lorsque la personne chargée de la revue vérifie la semaine dans un ordre cohérent. Commencez par vérifier la couverture de chaque personne, puis parcourez les totaux quotidiens, puis inspectez les saisies au niveau des tâches. Une personne avec 40 heures de travail et 25 heures de tâches a besoin d'une raison expliquant l'écart. Une personne avec du temps sur des tâches mais sans contexte d'heures de travail peut avoir besoin d'une correction avant la clôture de la semaine.
L'erreur la plus courante consiste à approuver des totaux plutôt que des saisies. Un total peut sembler plausible alors que la répartition des tâches est incorrecte, que du temps facturable se trouve sur le mauvais élément, ou qu'une saisie manuelle couvre un travail qui devrait être réparti entre plusieurs tâches. L'approbation doit répondre à trois questions : le travail a-t-il eu lieu, le temps a-t-il été saisi sur la bonne tâche ClickUp, et le relevé explique-t-il les exceptions assez clairement pour une revue ultérieure.
Les corrections doivent intervenir avant l'approbation chaque fois que possible. Un membre de l'équipe peut corriger une saisie rattachée à la mauvaise tâche, une description manquante ou une durée inexacte tant que la semaine est encore ouverte. Le manager doit demander des changements lorsque la correction affecte la paie, la facturation, le reporting de projet ou le total soumis par le collaborateur. Les petites notes comptent, car elles expliquent pourquoi le relevé approuvé a changé par rapport à la première version soumise.
Les corrections effectuées par un administrateur nécessitent une piste visible. Les relevés de paie et de facturation perdent en fiabilité lorsque des périodes approuvées changent sans personne chargée de la revue, sans date ni raison. Un processus discipliné verrouille la période approuvée pour les membres standard, autorise le nettoyage par un administrateur uniquement lorsque c'est nécessaire, et garde le contexte original près de la saisie corrigée. Cela empêche les corrections tardives de devenir des changements cachés dans les montants facturés au client ou dans la revue de la rémunération.
Une revue ponctuelle suffit lorsque l'équipe doit approuver un petit lot de temps de tâches ClickUp et conserver un relevé simple pour la semaine. Cela fonctionne pour les projets courts, le nettoyage interne ou lorsqu'un manager vérifie si les saisies soumises correspondent au travail connu. Le résultat doit toujours contenir le collaborateur, la tâche, la date, la durée, le contexte facturable et le statut d'approbation.
Un flux de travail encadré est préférable lorsque les heures approuvées alimentent les factures, le contrôle de la paie, les rapports d'utilisation ou les budgets client. Everhour garde le travail ClickUp connecté aux feuilles de temps, aux approbations, aux périodes verrouillées, au reporting et aux exports. Les managers peuvent examiner le temps soumis, protéger les périodes approuvées contre les modifications par les membres standard, corriger les relevés en tant qu'administrateurs lorsque nécessaire, et transformer les heures approuvées en relevé opérationnel durable.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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La personne chargée de la revue doit être celle responsable de l'utilisation en aval du relevé de temps. Un chef de projet peut examiner le temps de tâches facturable au client, un responsable des opérations peut examiner les heures internes de l'équipe, et une personne chargée de la comptabilité ou des RH peut vérifier les relevés avant la paie. Les approbations natives des feuilles de temps ClickUp sont disponibles avec Business Plus et Enterprise ; les équipes doivent donc aussi confirmer leur dispositif d'approbation.
Vérifiez la personne, la date, la durée, la tâche ClickUp, le caractère facturable le cas échéant, la description et les tags si l'équipe les utilise pour le reporting. La personne chargée de la revue doit aussi comparer les heures de tâches avec les heures de travail lorsque les deux sont suivies. Les saisies pour un autre utilisateur, le temps non rattaché à une tâche et le temps manuel saisi rétroactivement méritent une attention supplémentaire, car ils peuvent changer la paie, la facturation ou les rapports de projet.
Le temps examiné doit rester verrouillé pour les membres standard une fois que la paie, la facturation ou le reporting l'utilise. Un verrouillage empêche des modifications ultérieures de changer le relevé examiné sans qu'un manager voie le changement. Les approbations natives des feuilles de temps ClickUp sont disponibles avec Business Plus et Enterprise ; les équipes qui utilisent Everhour peuvent aussi protéger les périodes approuvées grâce aux règles de verrouillage Everhour.
Approuver une semaine avant que les saisies manquantes et les mauvaises affectations de tâches soient corrigées provoque le plus de reprises. Le manager doit alors rouvrir le relevé, relancer les corrections et expliquer les totaux modifiés à la paie, à la comptabilité ou au client. Un processus plus solide examine d'abord les saisies d'exception, puis approuve la semaine uniquement une fois que le rattachement aux tâches, la durée et le contexte facturable sont exacts.
Les saisies manuelles doivent suivre le même flux d'approbation, avec une revue plus attentive lorsqu'elles couvrent des dates passées ou de gros blocs de temps. Une saisie manuelle doit contenir une description suffisante pour expliquer le travail et la raison pour laquelle elle a été saisie après coup. La personne chargée de la revue doit confirmer que la durée appartient bien à la tâche ClickUp sélectionnée et qu'elle ne duplique pas du temps basé sur le chronomètre.
Everhour Reporting transforme le temps approuvé des tâches ClickUp en rapports personnalisables avec regroupements, filtres, plages de dates et plus de 45 colonnes. Les managers peuvent exporter les rapports en CSV, Excel/XLSX ou PDF, planifier l'envoi récurrent par e-mail et examiner Team Hours ou des rapports personnalisés avant la paie, la facturation ou l'analyse de projet.
Everhour permet aux administrateurs de verrouiller les périodes terminées et de protéger le temps approuvé contre les modifications par les membres standard. Les managers peuvent approuver ou rejeter le temps soumis, puis utiliser les contrôles administrateur pour les corrections nécessaires sans rouvrir l'accès habituel aux modifications pour tout le monde.
Examinez le temps soumis sur les tâches ClickUp, verrouillez les périodes approuvées et exportez des relevés propres avec Everhour Reporting pour la paie, la facturation et la visibilité de l'équipe.
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