Los despachos contables necesitan registros de tiempo listos para el cliente. Everhour conecta el trabajo registrado con presupuestos, facturas e informes.
Introduzca la hora de entrada y de salida de cada día. Las horas extra y el salario bruto se calculan automáticamente.
| Día | Hora de entrada | Inicio del descanso | Fin del descanso | Descanso | Hora de salida | Total |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
El seguimiento del tiempo en despachos contables empieza con la estructura de trabajo que ya se utiliza: cliente, encargo, tarea, línea de servicio, estado facturable y rol del personal. Una entrada de declaración fiscal, por ejemplo, debe identificar al cliente, el año de la declaración, la tarea de preparación o revisión, el miembro del personal, el tiempo dedicado y si el trabajo es facturable. Ese nivel de detalle convierte una entrada de temporizador en datos útiles de facturación y gestión.
La misma estructura también respalda los registros de nómina y de salarios y horas de los empleados. Según la base federal de la FLSA, los empleadores cubiertos deben mantener registros precisos de los trabajadores no exentos, incluidas las horas trabajadas cada jornada laboral y el total de horas trabajadas cada semana laboral. Los empleados no exentos cubiertos deben recibir pago de horas extra después de 40 horas en una semana laboral fija de 168 horas a no menos de 1,5 veces la tarifa regular.
Un sistema útil de tiempo contable sigue el recorrido desde el trabajo realizado hasta la revisión, la facturación y el análisis. El personal registra el tiempo en el cliente y el encargo correctos. Los responsables revisan y aprueban las entradas. Las horas aprobadas alimentan después las facturas de clientes, la revisión de WIP, los informes de presupuesto frente a real y el análisis de rentabilidad sin volver a introducir la misma información en hojas de cálculo separadas.
El contexto de la línea de servicio importa. Los equipos fiscales hacen seguimiento de declaraciones, revisiones, correcciones y prórrogas. Los equipos de contabilidad y CAS hacen seguimiento del cierre mensual recurrente, conciliaciones, soporte de nómina y entregables de asesoría. Los equipos de auditoría y de encargos hacen seguimiento del esfuerzo por fase o tipo de servicio. Los despachos que mantienen esta estructura de forma coherente pueden comparar las horas reales con las estimaciones y ver si los precios, la dotación de personal o el alcance necesitan ajustes.
La utilización solo ayuda cuando los datos de tiempo que la sustentan están completos. Para los despachos contables que gestionan por horas, la utilización significa horas facturadas divididas entre el total de horas trabajadas. La National MAP Survey 2023 de AICPA PCPS/CPA.com informó de una utilización del 59,6 % en todo el despacho entre 1.117 despachos contables públicos participantes, frente al 62,3 % de la encuesta anterior.
La realización requiere el mismo cuidado. La misma encuesta informó de una realización del 99 %, frente al 97 %, y advirtió que una realización muy alta puede indicar tarifas de facturación demasiado bajas o tiempo registrado por debajo de lo real. Un despacho que da por perdido poco tiempo porque el personal deja de registrar el trabajo de limpieza no facturable obtiene un informe de aspecto más limpio y una señal de precios más débil.
Una herramienta de tiempo sencilla basta cuando necesita un total semanal, un respaldo de factura para un único cliente o una revisión rápida de horas facturables antes de enviar una factura pequeña. Funciona mejor cuando el trabajo es limitado, el equipo es pequeño y nadie necesita historial de aprobaciones, alertas de presupuesto o informes a nivel de encargo después de emitir la factura.
Un flujo de trabajo gestionado encaja con despachos que gestionan varios clientes, encargos CAS recurrentes, trabajo de tarifa fija o presupuestos de personal. Everhour Project Budgeting hace seguimiento de presupuestos de tiempo y dinero mientras el personal registra trabajo, admite periodos presupuestarios recurrentes y puede enviar alertas de umbral al 75 %, 90 %, 100 % o niveles personalizados. Eso ofrece a los socios una vista en directo del progreso del encargo antes de que los excesos lleguen a la factura del cliente.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Cada entrada debe identificar el cliente, el encargo, la tarea, la línea de servicio, el estado facturable, el miembro del personal, la fecha y el tiempo dedicado. Las tarifas de facturación basadas en roles también importan cuando el despacho factura por nivel de personal. Esta estructura respalda facturas, revisión de WIP, seguimiento de presupuesto frente a real, análisis de utilización e informes de rentabilidad por cliente o línea de servicio.
Sí. CPA.com y AICPA PCPS informan de que las prácticas CAS se están alejando de la facturación pura por tiempo y materiales hacia estrategias de tarifa fija, pero los datos de tiempo siguen respaldando la fijación correcta de precios, la dotación de personal, la asignación de recursos y la gestión de la rentabilidad. Las tarifas fijas eliminan la línea horaria de la factura; no eliminan la necesidad de conocer el esfuerzo por cliente y tarea recurrente.
Registrar por debajo de lo real el trabajo no facturable crea informes engañosos de utilización, realización y rentabilidad. La limpieza, la revisión, el retrabajo, el seguimiento con el cliente y la coordinación interna siguen consumiendo capacidad. Un despacho que solo registra el trabajo facturable de cara al cliente pierde los datos necesarios para fijar precios de encargos, reequilibrar la carga de trabajo del personal y explicar por qué un cliente de tarifa fija es menos rentable de lo esperado.
Ninguna norma federal exige un formulario o sistema específico de registro del tiempo. Según la base federal de la FLSA, los empleadores cubiertos deben mantener registros precisos de los trabajadores no exentos, incluidas las horas trabajadas diarias y el total de horas trabajadas cada semana laboral. El método puede ser digital, manual o integrado, siempre que los registros sean completos y precisos.
Los despachos deben registrar ambos cuando necesitan informes útiles de facturación y gestión. El seguimiento a nivel de cliente muestra el esfuerzo total de la relación, mientras que el seguimiento a nivel de encargo separa impuestos, contabilidad/CAS, asesoría, auditoría u otro trabajo. El detalle de tareas explica después a qué se dedicó el tiempo dentro del encargo, como preparación, revisión, correcciones, conciliación o comunicación con el cliente.
Everhour Project Budgeting permite a los despachos establecer presupuestos de tiempo o dinero para el trabajo de clientes, incluidos periodos presupuestarios puntuales o recurrentes. Las alertas de presupuesto pueden notificar a administradores seleccionados al 75 %, 90 %, 100 % o umbrales personalizados, lo que ayuda a los socios a detectar excesos antes de que un encargo de tarifa fija o de tiempo y materiales pierda margen.
Everhour puede convertir las horas registradas aprobadas en generación de facturas, de modo que las entradas de tiempo revisadas se conviertan en la base de la facturación al cliente. Los despachos pueden hacer que el personal siga registrando trabajo por tarea y proyecto, y después utilizar el tiempo aprobado para facturas sin reconstruir a mano los mismos detalles de cliente, encargo y facturación.
Registre continuamente el tiempo de cliente, encargo y tarea. Everhour conecta el trabajo registrado con presupuestos, alertas, aprobaciones y facturas para que los despachos contables protejan el margen antes de que empiece la facturación.
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