Las facturas de los despachos de contabilidad necesitan detalles claros de alcance, honorarios y servicios. Everhour convierte el tiempo facturable registrado en facturas.
Rellene sus datos, añada líneas de concepto y pulse Imprimir cuando esté listo.
| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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Los despachos de contabilidad suelen facturar encargos mensuales fijos, trabajo de asesoría recurrente, preparación de impuestos, apoyo de auditoría y proyectos fuera de alcance. Una factura útil separa esos servicios para que el cliente pueda conectar cada cargo con la carta de encargo, el trabajo aprobado o el complemento solicitado. Un cliente de contabilidad puede esperar una línea mensual recurrente, mientras que un cliente fiscal puede necesitar una línea separada para la preparación de declaraciones, presentaciones modificadas o trabajo de respuesta al IRS.
La factura debe dejar un registro claro de los ingresos brutos y los cargos al cliente. Las directrices del IRS tratan las facturas como documentos justificativos de transacciones empresariales, no como un formulario federal prescrito para facturas del sector privado. Eso da a los despachos ordinarios flexibilidad de formato, pero no elimina la necesidad de nombres completos, fechas, números de factura, descripciones de servicios, condiciones de pago y tratamiento fiscal cuando se apliquen normas estatales o locales.
Empiece con el nombre del despacho, el nombre del cliente, la fecha de la factura, el número de factura, el periodo del servicio, las condiciones de pago y los datos de remesa. Añada partidas que coincidan con la forma en que se vende el encargo: servicios contables mensuales, sesión de planificación fiscal, apoyo de preparación de auditoría, configuración de nóminas, anticipo de asesoría o gasto reembolsable. Cada línea debe mostrar la descripción, cantidad u horas cuando corresponda, tarifa, importe, descuentos y cargos imponibles cuando proceda.
Las facturas de Estados Unidos no utilizan un número nacional de registro de IVA o GST. El impuesto sobre ventas y uso depende de las normas estatales y locales, el nexo, el lugar de venta y si el servicio está sujeto a impuestos. California generalmente grava las ventas minoristas de bienes muebles tangibles y solo algunos cargos por servicios o mano de obra, mientras que Texas identifica 16 categorías amplias de servicios sujetos a impuestos. La factura debe mostrar la línea de impuestos solo cuando el despacho haya determinado que el impuesto se aplica.
La carta de encargo suele dar a la factura su base comercial. Comúnmente define alcance, exclusiones, responsabilidades del cliente, entregables, condiciones de honorarios, calendario y derechos de terminación. Una factura que cobre fuera de ese alcance debe identificar claramente el trabajo adicional, como "limpieza adicional para conciliación bancaria de periodos anteriores" o "respuesta a aviso del IRS fuera del encargo mensual de contabilidad".
Los trabajos de aseguramiento y fiscales necesitan una disciplina de honorarios más estricta. Según el Código IESBA, un despacho no debe cobrar honorarios contingentes directos o indirectos por un encargo de aseguramiento. Para asuntos ante el IRS, un profesional no puede cobrar honorarios desmesurados y, por lo general, no puede cobrar honorarios contingentes salvo en situaciones especificadas. Una disputa de honorarios generalmente no exime a un profesional del deber de devolver con prontitud los registros del cliente necesarios para las obligaciones fiscales federales.
Una factura única es suficiente para un pequeño trabajo de honorarios fijos, un único proyecto fiscal o una sesión de asesoría sencilla sin tiempo de personal registrado. Aun así, debe incluir la referencia del encargo, el periodo del servicio, la fecha de vencimiento y cualquier plazo de crédito acordado. Una condición como 1 %/10 neto 30 significa que el cliente obtiene un descuento del 1 % por el pago dentro de 10 días; de lo contrario, la factura completa vence dentro de 30 días.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando el tiempo del personal, los gastos facturables, múltiples clientes, servicios recurrentes y trabajo no facturable afectan al total de la factura. Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable registrado y los gastos en facturas, calcula importes a partir de tarifas mientras excluye tareas no facturables, admite valores predeterminados de cliente y exporta facturas a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks con sincronización de estado de vuelta a Everhour.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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La factura debe seguir la carta de encargo porque la carta comúnmente establece alcance, exclusiones, condiciones de honorarios, calendario, responsabilidades del cliente y derechos de terminación. Una discrepancia crea retrasos de aprobación y disputas de honorarios. El trabajo adicional debe aparecer como una línea separada o complemento aprobado, para que el cliente pueda ver por qué queda fuera del servicio recurrente o del alcance original del proyecto.
Las líneas separadas crean un registro más limpio para la transparencia de honorarios del cliente de auditoría. El Código IESBA distingue los honorarios de auditoría de otros honorarios cobrados al cliente por servicios del despacho o de una firma de la red. Una sola línea combinada oculta esa distinción y dificulta la revisión interna, especialmente cuando el cliente recibe servicios de auditoría, fiscales, contables y de asesoría de equipos relacionados.
Un despacho no debe cobrar honorarios contingentes directos o indirectos por un encargo de aseguramiento según el Código IESBA. Para asuntos ante el IRS, un profesional generalmente no puede cobrar honorarios contingentes salvo en situaciones especificadas de examen, devolución de sanciones o intereses y procedimientos judiciales. La factura debe reflejar la estructura de honorarios permitida utilizada en el encargo.
Las condiciones de pago deben coincidir con la carta de encargo o el contrato del cliente. Muchos despachos utilizan vencimiento a la recepción, neto 15, neto 30, anticipos o facturación mensual recurrente. Una condición como 1 %/10 neto 30 da un descuento del 1 % por el pago dentro de 10 días y hace que la factura completa venza dentro de 30 días. La factura debe indicar claramente la fecha de vencimiento.
Para la práctica ante el IRS, una disputa de honorarios generalmente no exime a un profesional del deber de devolver con prontitud los registros del cliente necesarios para las obligaciones fiscales federales del cliente. Los procedimientos de facturación y cobro deben mantener esa norma separada del seguimiento del pago. La factura puede indicar importes pendientes y condiciones de pago, pero las obligaciones de devolución de registros necesitan una gestión separada.
Everhour Billing & Invoicing permite a los despachos seleccionar tiempo facturable y gastos no facturados, previsualizar el desglose y generar facturas a partir de tarifas, tiempo y gastos facturables mientras excluye tareas no facturables. Los registros de clientes pueden almacenar proyectos, contactos, impuestos, descuentos y condiciones de pago que se convierten en valores predeterminados de factura.
Everhour exporta facturas a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks como borradores para su gestión en la herramienta de contabilidad. El estado, el número de factura, la fecha de emisión y el importe se sincronizan de vuelta a Everhour, de modo que los informes de facturación mantienen el trabajo facturado y no facturado conectado con los registros de tiempo subyacentes.
Registre el trabajo contable facturable por cliente y proyecto, y luego genere facturas con tarifas, gastos, condiciones y exportaciones contables. Everhour mantiene la facturación vinculada al tiempo aprobado y al estado de la factura.
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