Everhour mantiene organizado el tiempo facturable y no facturable, mientras que las facturas gubernamentales requieren detalles de pago específicos del contrato.
Rellene sus datos, añada líneas de concepto y pulse Imprimir cuando esté listo.
| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
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El software de facturación gubernamental debe ayudarle a crear una solicitud de pago vinculada al contrato, pedido o autorización correctos. Para los pagos a proveedores federales de Estados Unidos, una factura es una solicitud de pago por bienes recibidos o servicios prestados, y un contrato puede designar un informe de recepción o un albarán de entrega como factura. La tarea importante es hacer coincidir los cargos con las instrucciones de facturación de la agencia.
Una factura gubernamental sólida incluye el nombre del proveedor, la fecha de la factura, el número de contrato o autorización gubernamental, el identificador de factura o cuenta del proveedor, descripciones, cantidades, precios, condiciones de envío y pago, TIN salvo que los procedimientos de la agencia indiquen lo contrario, información bancaria salvo que se dispense o excluya, información de contacto y cualquier justificación exigida por el contrato. La falta de identificadores ralentiza la revisión porque la oficina de facturación debe conectar la solicitud con el contrato antes de que el pago pueda avanzar.
Las facturas de contratistas federales deben identificar el número de contrato u otra autorización para los suministros entregados o los servicios prestados, incluido el número de pedido y el número de partida cuando corresponda. Una factura de servicios podría indicar "soporte de TI, CLIN 0002, 42 horas de trabajo, tarifa fija por hora según contrato" en lugar de una línea amplia como "servicios técnicos". Ese detalle proporciona al revisor una ruta directa desde la factura hasta el documento de adjudicación.
Los contratos de tiempo y materiales requieren especial atención porque la facturación se basa en horas de mano de obra directa a tarifas fijas por hora especificadas en el contrato, más los costes reales de materiales. Los materiales pueden incluir materiales directos, determinados subcontratos, viajes, otros costes directos y costes indirectos aplicables. Los contratos de reembolso de costes que usan la cláusula Allowable Cost and Payment también tienen límites de cadencia: salvo en el caso de pequeñas empresas, los contratistas no pueden presentar solicitudes de pago con una frecuencia superior a una vez cada dos semanas.
El error más común es tratar una factura gubernamental como una factura del sector privado con solo un nombre de cliente, importe adeudado y breve descripción. Las oficinas federales de facturación pueden devolver una factura incorrecta con los motivos en un plazo de 7 días tras su recepción, con plazos más cortos para determinados productos alimentarios. Una partida contractual ausente, información bancaria incompleta o falta de justificación puede reiniciar el reloj de pago.
La fecha ordinaria de vencimiento del pago de facturas federales según la cláusula FAR Prompt Payment es la posterior entre 30 días naturales después de que la oficina de facturación designada reciba una factura correcta o 30 días naturales después de la aceptación gubernamental, salvo que una cláusula contractual o una regla especial de pago establezca una fecha diferente. Los pagos federales atrasados a proveedores generalmente requieren intereses cuando se presentó una factura válida y correcta a la oficina de la agencia adecuada y se pagó tarde. El tipo de interés Treasury Prompt Payment es del 4,125 % del 1 de enero al 30 de junio de 2026.
Una herramienta de facturación gratuita es suficiente para una solicitud de pago puntual cuando ya tiene preparados el número de contrato, la partida, los datos fiscales y bancarios, y los registros de soporte. Funciona para una entrega sencilla, un pequeño trabajo de servicios o un borrador de factura que todavía requiere entrada en el portal de la agencia. El límite aparece cuando varias personas, tareas, tarifas y aprobaciones alimentan la misma factura.
Los proveedores gubernamentales necesitan un flujo de trabajo gestionado cuando el tiempo facturable debe separarse del trabajo no facturable, las categorías laborales tienen tarifas diferentes y el soporte de la factura debe resistir la revisión. Everhour puede mantener separado el tiempo facturable y no facturable mediante el estado de facturación del proyecto, controles de no facturable a nivel de tarea, tarifas de tarea personalizadas, excepciones de tarifa de miembro e informes de administrador que muestran tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una factura federal correcta generalmente necesita datos del proveedor, fecha de factura, número de contrato o autorización, identificador de factura del proveedor, descripciones, precios, cantidades, condiciones de pago, TIN salvo que los procedimientos de la agencia indiquen lo contrario, información bancaria salvo que se dispense o excluya, información de contacto y justificación exigida por el contrato. La factura también necesita la ruta correcta de presentación ante la oficina de facturación.
Las facturas de contratos federales suelen seguir un estándar de 30 días naturales: la fecha de vencimiento es la posterior entre 30 días después de que la oficina de facturación reciba una factura correcta o 30 días después de la aceptación gubernamental. Una cláusula contractual o una regla especial puede establecer una fecha diferente, incluidos plazos más cortos para algunos pagos de alimentos y construcción.
Los proveedores federales obligados a usar Invoice Processing Platform son inscritos por la agencia con la que hacen negocios. Tras la inscripción, los proveedores pueden ver órdenes de compra, presentar facturas y acceder a información de pago en IPP. Los proveedores también mantienen y recertifican anualmente los datos de registro de SAM.
Una factura que no puede asociarse con el contrato, pedido o partida está expuesta a un rechazo rápido. Las facturas de contratistas federales deben identificar el número de contrato u otra autorización para los suministros entregados o los servicios prestados, incluido el número de pedido y el número de partida cuando corresponda.
Estados Unidos no utiliza un régimen nacional de facturación con IVA o GST, y no existe un número de registro de IVA/GST de Estados Unidos para facturas. Las obligaciones de impuestos sobre ventas y uso son impuestas por jurisdicciones estatales y locales. Los contratos gubernamentales también pueden establecer requisitos fiscales, de exención y de documentación, por lo que la factura debe seguir el contrato y las reglas de la jurisdicción aplicable.
Everhour permite a los administradores establecer el estado de facturación del proyecto, marcar tareas específicas como no facturables dentro de proyectos facturables, establecer tarifas de tarea personalizadas y usar excepciones de tarifa de miembro. Los informes de administrador pueden mostrar tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste para el soporte de la factura.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable registrado y los gastos en facturas, calcula importes a partir de tarifas y gastos facturables, y excluye el trabajo no facturable. Los datos de factura pueden agruparse por proyecto, tarea, persona, fecha u otros desgloses disponibles.
Controle el trabajo gubernamental facturable por proyecto, tarea y tarifa, y después use los informes de Everhour para respaldar los importes de factura con detalle claro facturable y no facturable.
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